Het is droevig gesteld met de bedrijfsvoering van de overheid

Rond 1996 is de bouw van een nieuw salarissysteem aanbesteed en gegund. De bouw is echter stopgezet omdat de leverancier zich in de bouw verslikte en/of omdat de eisen te hoog waren. Schade voor de overheid: vele miljoenen guldens, besteed aan de aanbesteding en aan de bouw. De tweede poging was rond 2000. Ook nu weer een aanbesteding die zo mogelijk nog ambitieuzer was dan de vorige. Resultaat: de gunning was niet mogelijk, omdat geen enkele leverancier aan de eisen voldeed. Schade voor de overheid: iets van zeven miljoen gulden, besteed aan de aanbesteding. De derde poging is P-Direkt, wederom een ambitieuzer project dan de vorige. De aanbesteding mislukte feitelijk al omdat er maar één leverancier overbleef. Daarna is er nog geruime tijd voortgemodderd. Schade voor de overheid: 20 miljoen euro plus waarschijnlijk vele miljoenen interne kosten. Iedereen die met een aantal ministeries te maken heeft weet dat de onderlinge samenwerking niet optimaal is. Beleid van het ene ministerie is vaak strijdig met beleid van het andere ministerie. Maar dan heb ik het wel over het primaire proces: beleid maken en uitvoeren. P-Direkt was gericht op een secundair proces, het eigen personeelsbeleid en -beheer. Het is en blijft merkwaardig dat het Rijk, bestaande uit dertien ministeries, de tijd, het geld en de energie vindt om niet samen op te trekken bij dit secundaire proces. Tot voor kort lukte dat nog wel bij het salarissysteem, alle ministeries hebben bijna veertig jaar lang (!) gebruik gemaakt van hetzelfde systeem. Toen de tweede poging tot vervanging van IPA mislukte zagen ambtenaren van Financiën hun kans. Ze zorgden ervoor dat Financiën uit het Samenwerkingsverband IPA-systemen stapte en zijn eigen weg ging. SAP was al aangeschaft, dus wat is er dan logischer dan ook het salarissysteem van SAP te gaan gebruiken. Een als je alleen naar Financiën kijkt begrijpelijke keus, maar het gaat wel om het ministerie dat op de centen van het hele Rijk moet letten en dan wordt het toch wat minder begrijpelijk, ook al heeft Financiën drie andere SAP-ministeries meegetrokken. P-Direkt kan je zien als een poging van BZK om alsnog hierbij aan te sluiten (if you can’t beat them, join them) en tegelijkertijd een aardige bezuiniging op het eigen conto te kunnen schrijven. Wat het eerste punt betreft zou ik zeggen: probeer het eens wat minder ambitieus, in een complexe omgeving bereik je met kleine stappen vaak eerder je doel dan met grote stappen. De ontwikkeling bij Financiën draai je toch niet meer terug. Sluit eerst de personeelsinformatiesystemen van de andere ministeries aan op het salarissysteem van Financiën en ga pas daarna kijken hoe je met self-service e.d. de administratieve last kunt terugdringen. Het tweede punt is lastig. Het is al lang bekend dat de uitgaven aan automatisering van de ministeries beslist niet doeltreffend zijn. Zo zijn er in het recente verleden, rond 1990, vele honderden miljoenen guldens over de balk gesmeten om maatwerksystemen voor de financiële administraties te laten bouwen. Voor politici is dat echter geen populair onderwerp. Er is een debatje, er worden wat kamervragen gesteld, maar dan heb je het wel gehad. Het effect is wel dat op ambtelijk niveau dit soort verkwisting gewoon doorgaat en dat is niet leuk voor de belastingbetalende burger of de burger die door een bezuiniging getroffen wordt. Je kunt het die ambtenaren niet eens kwalijk nemen. Het gaat tenslotte om hun werkgelegenheid. De enige oplossing lijkt me toch dat de politiek zich eens echt gaat interesseren in de bedrijfsvoering van de overheid. Jaap Gall werkte tot 1999 bij het ministerie van BZK en werkt nu bij het UMC St Radboud in Nijmegen. Hij schrijft dit artikel op persoonlijke titel.Bijdragen in de rubriek Opinie staan los van de redactionele opvattingen van AG. De redactie behoudt zich het recht voor artikelen te redigeren en in te korten. Bijdragen voor de rubriek kunnen worden gestuurd aan: ag@sdu.nl onder vermelding van ‘opinie’.