ICT als buitenboordmotor voor vernieuwing overheid

Van Rijn heeft zegeningen nodig. In februari 2001 presenteerde hij als voorzitter van de Commissie Van Rijn het rapport ‘De arbeidsmarkt in de collectieve sector’. Daarin werd een alarmerend beeld geschetst van de overheid als werkgever, die steeds meer moeite heeft met het vinden en behouden van medewerkers. Door de krapte op de arbeidsmarkt, demografische ontwikkelingen en bezuiningingen bij de overheid. Zonder maatregelen zou het groeiende tekort aan personeel zelfs leiden tot aantasting van de publieke dienstverlening. Het nog niet gepubliceerde rapport ‘De arbeidsmarktpositie van het Rijk op de deelmarkt van ICT’ers’ beschrijft de situatie van een jaar geleden. Met de concurrentiepositie van het Rijk was het droevig gesteld: Het imago te negatief, de wervingskracht zwak en risico op grote uitstroom zodra de conjunctuur aantrekt. Op punten als stimulerende werkinhoud, ruime mate van verantwoordelijkheid, concurrerende arbeidsvoorwaarden, goede werksfeer en acceptabele werkdruk had de overheid een achterstand. Alleen qua zelfstandigheid in het werk was de situatie bij het Rijk beter dan bij de concurrentie. De recente economische ontwikkelingen, zeker die in de ICT-sector, spelen de overheid in de kaart. Bankzittende ICT-professionals melden zich in groten getale om in de collectieve sector aan de slag te gaan. Van Rijn wil de ‘conjuncturele dip’ geen geschenk uit de hemel noemen. Dat vindt hij te ver gaan. Van Rijn: “In tijden van de krapte kan de overheid niet op tegen de zeer aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die in het bedrijfsleven gebruikelijk zijn. Op dit moment zijn de verhoudingen normaler en is een eerlijker vergelijking tussen bedrijfsleven en overheid mogelijk. De snelle pakken, schitterende arbeidsvoorwaarden en enorme salarissen en bonussen zijn snel verdwenen bij tegenwind. Dat is nu eenmaal de andere kant van de medaille en is inherent aan de deal. Dan blijkt de overheid de zaken structureler aan te pakken en stabieler te zijn als werkgever.” Met welke nieuwe problemen heeft de overheid op dit punt te maken? “De overheid moet zich blijven afvragen: ‘ben ik aantrekkelijk als werkgever?’ We kunnen ons niet door de recente ontwikkelingen in slaap laten sussen. Zo zal de overheid op de wensen en eisen van de nieuwe generatie medewerkers in moeten spelen. Ik zit zelf nu zo’n twintig jaar bij de overheid. De situatie nu is een wereld van verschil vergeleken bij twintig jaar geleden. De overheid vibreert met de samenleving mee, dat is een continu transformatieproces. Dat gaat wel goed.” Bent u bang dat de overheid voor veel ICT’ers als een tijdelijke vluchtheuvel zal fungeren? “Uit onderzoek is gebleken dat veel van de beelden die over de overheid bij ICT’ers leven, niet op werkelijkheid berusten. De mensen die nu misschien een beetje gedwongen door de marktomstandigheden bij de overheid aan de slag gaan, komen er hopelijk achter dat de beelden die ze hadden niet kloppen. Het gaat bij bedrijfsleven en overheid in veel gevallen om hetzelfde soort werk en dezelfde processen. Het maatschappelijke doel, de oplossing van een maatschappelijk probleem, dat maakt het werken bij de overheid leuk. Ik hoop dat die vonk overslaat bij de mensen die hier binnenkomen en dat ze zullen blijven.” Maar ambtenaren hebben nog steeds een grote neiging om te vertrekken. “Ook bij de overheid is de baan voor het leven aan het verdwijnen. De neiging tot baanverandering is in de overheidsgelederen inderdaad sterker geworden maar dat went wel. Het is voor de overheid als werkgever de kunst om het voor de medewerkers in positieve zin, zo lastig mogelijk te maken om daadwerkelijk te vertrekken. We hebben als overheid een sterk groeiende behoefte aan ICT’ers. Zeker gezien de recente maatschappelijke druk op de prestaties en efficiëntie van de overheid. Voor de wens om met minder mensen in overheidsdienst betere dienstverlening te realiseren, geldt hetzelfde. Daarvoor is noodzakelijk dat er op een breed front ICT-innovaties tot stand komen. ICT moet de buitenboordmotor voor vernieuwing van de overheid worden.” Hoe ziet u dat voor zich? “Dè uitdaging voor de overheid in de komende tijd is met behulp van ICT kwaliteit en efficiëntie te combineren. Lange tijd deed de overheid het steeds om en om. Als er in kwaliteit werd geïnvesteerd werd er niet op efficiëntie gelet. Na verloop van tijd kwam de efficiëntie weer aan de beurt. Het mooie van ICT is dat het de mogelijkheid geeft kwaliteit en efficiëntie echt te combineren. De overheid is lang bezig geweest met decentralisatie: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden naar de laagst mogelijke niveaus brengen. Dat kon ook niet anders. Door middel van ICT kunnen we de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden uit elkaar halen. Zo kunnen we allerlei taken centraal uitvoeren, maar de bevoegdheden decentraal houden. ‘Shared services’ op HRM-gebied, zijn er een goed voorbeeld van. De 120 duizend medewerkers van de overheid kunnen zelf online een aantal personeelszaken voor zichzelf regelen. Via webapplicaties die door een helpdesk worden ondersteund. De beslissingsbevoegdheid blijft bij de manager van de medewerker. Zo kan de dienstverlening aan de medewerkers met slagen worden verbeterd en de administratieve lasten worden weggenomen. Binnen en tussen de departementen.” Dat zal forse investeringen vergen. “Het zal ook veel opleveren. Als je wilt verbeteren zul je ook moeten investeren. Je zult wel goed moeten weten waarin je investeert, hoeveel je investeert en hoe snel je het geld weer terugverdient.” Juist op dit punt gaat nog steeds veel fout. ICT-projecten hebben een naam in het overschrijden van budgetten en planningen. “Dat moet veranderen. Het heeft alles met de sturing te maken en die moet de overheid zelf in de hand willen en durven nemen. Met intern projectmanagement moet de managementkant van projecten sterk verbeteren. Begeleiding inhuren, zelf sturen.” Is de houding ten aanzien van de ICT-dienstverleners binnen de overheid wat dit betreft veranderd? “In zekere zin is bij de overheid hetzelfde proces gaande als in het ICT-gebruikende bedrijfsleven. Een tijdje terug heerste binnen de overheid het gevoel dat ‘automatisering moet’. Het volgen van de ICT-ontwikkelingen en de implementatie daarvan hoort er bij. Het koste een hoop geld, maar dat geld was er. Nu wordt ook binnen de overheid steeds meer de vraag gesteld: Waar doen we het eigenlijk voor? En: Wat hebben we eraan in termen van kwaliteit en effectiviteit? Gaat dit wel echt lukken? Er wordt nadrukkelijk in een businesscase-benadering gewerkt in plaats van een oogkleppenbenadering zoals in het verleden wel gebeurde.” In hoeverre is er een gecoördineerde aanpak vanuit de ministeries nodig voor succes? “Het interdepartementaal overleg over ICT moet echt worden opgezet. Ik ben er wel mee bezig maar er is veel meer nodig. Het overleg dat er nu is, is veel te ad hoc. Er zijn drie verschillende vormen interdepartementale samenwerking aangaande ICT mogelijk. Ten eerste kunnen de departementen samen competentiecentra opzetten. Zo kan de kennis over bepaalde systemen bijvoorbeeld centraal bijgehouden en beheerd worden. Ten tweede kunnen we een gezamenlijke investeringsstrategie ontwikkelen en betere prijzen bedingen. Ten derde kunnen de ministeries dingen samen doen. Dat is weer de ‘shared services’-gedachte. Alledrie de vormen komen voor. Voor de Rijksdienst is vooral de derde vorm interessant. Er zijn allerlei gesprekken over dit onderwerp gaande en ik zie hierover een grote mate van consensus ontstaan.” Hoe moeilijk is die samenwerking? “Het is eigenlijk een logische stap als je kijkt naar de hele ontwikkeling die moderne bedrijfsprocessen onder invloed van ICT doormaken. De departementen hebben allemaal, een beetje ieder voor zich, ontdekt wat de mogelijkheden waren en zijn vervolgens begonnen met automatiseren. Dat kan ook niet anders. Op gegeven moment is het slimmer om in plaats van veertien maal hetzelfde in te kopen, in één keer hetzelfde aan te schaffen. Dat is een natuurlijke beweging. We zitten nu in de tweede en derde investeringsgolf bij de overheid. Het is logisch de krachten te bundelen, nu er ook ideeën over integratie van systemen opkomen. De recente politieke ontwikkelingen helpen mee dit proces te versnellen.”