Betaling vaak niet digitaal gelinkt aan inkoop

Geen vaste procedure om facturen te toetsen

Het handmatig monitoren van contracten brengt risico's met zich mee, met name als het aantal te beheren contracten toeneemt. Volgens schattingen van de Aberdeen Group laat het mondiale bedrijfsleven hierdoor jaarlijks zo'n 120 miljard euro liggen. Ook als het gaat om het vergelijken van facturen met orders en contracten is er volgens Ricoh nog winst te behalen.

Het onderzoek van Keala laat zien dat 30% van de bedrijven en instellingen geen vaste procedures heeft om een order te toetsen aan bestaande contracten. Met name de sectoren handel en industrie beschikken over dergelijke procedures. 80% van de respondenten geeft aan dat ze beschikken over een procedure om facturen te toetsen aan een geplaatste inkooporder. Het is niet verrassend dat met name factuurintensieve sectoren - zoals handel, industrie en overheid - hier veel gebruik van maken.

Inkoopvoordelen verzlveren

De implementatie van een geautomatiseerd, digitaal proces op het gebied van procure-to-pay (P2P) biedt meerdere voordelen voor organisaties. Naast dat de kans op fouten sterk wordt gereduceerd, is het eenvoudiger om wederzijdse verplichtingen en de contractduur effectief te monitoren, waardoor de inkoopvoordelen, waarvoor vaak hard is onderhandeld, daadwerkelijk kunnen worden verzilverd. Daarnaast zorgt een geautomatiseerd P2P-proces voor helder inzicht in bijvoorbeeld uitgavenbeheer, bestel- en betaalprocessen en leveranciersmanagement.

Ruim 6 procent van facturen bevat fouten

6,4% van alle inkomende facturen binnen alle sectoren bevat fouten, wat zorgt voor vertraging in het facturatieproces en een grotere druk op administratieve afdelingen. Eén van de oplossingen binnen P2P die kan helpen om het aantal fouten te reduceren en administratieve processen sneller te laten verlopen is e-facturatie. Digitalisering van factuurstromen biedt meteen aanknopingspunten om overige zakelijke processen te optimaliseren en gegevensuitwisseling adequaat te beveiligen. E-invoicing staat in Nederland echter nog in de kinderschoenen. Op dit moment komt nog bijna driekwart van alle facturen per post binnen. Een kwart van de organisaties stuurt zijn facturen via e-mail. Slechts 4% van de facturen wordt verwerkt via e-invoicing. Voor uitgaande facturen geldt zelfs dat slechts 3% via e-invoicing wordt verwerkt.