Het is vandaag e-mailloze vrijdag

Voor veel mensen is e-mail inmiddels eerder een last dan een lust geworden. NBPO - de beroepsvereniging van professionals organizers die actief zijn op zowel de particuliere als de zakelijke markt - concludeert uit diverse onderzoeken dat e-mail de grootste onderbreker van de werkdag is. Vaak is men hierdoor met drie dingen tegelijk bezig ben. Bij veel mensen schaadt het e-mailbombardement hun concentratie. Een derde van de werknemers is een kwart van de werktijd bezig met e-mail. Mailboxen worden zeer regelmatig gecheckt: 35 procent van de mensen kijkt 4 á 10 maal per dag en 30 procent zelfs nog vaker. Toch blijven er veel berichten in de inbox staan: bij 27 procent staan er meer dan 100 berichten in de inbox en bij 13 procent zelfs meer dan 1000. Dit kan leiden tot een structurele stresssituatie, met verzuim tot gevolg.Zo'n 10 jaar terug ontstond in de Verenigde Staten het initiatief om aandacht voor de problematische kanten van e-mail te vragen. Dat initiatief kreeg wel erkenning en navolging. Maar in die 10 jaar is het nog niet gelukt om het probleem structureel op te lossen. Ook de opkomst van nieuwe communicatiemiddelen als collaboration tools - à la SharePoint - en sociale media hebben daar geen verandering in kunnen brengen.

Innovatiebureau Avanteers heeft nu het initiatief genomen voor Het Nationale E-maildieet. E-toxen, ofwel een week lang afkicken van e-mail is het doel. Vanuit Avanteers heeft Kim Spinder de beweging We Quit Mail opgestart om daar veder invulling aan te geven. "Ik wil de e-mail terreur op de werkvloer graag tegengaan door meer bewustzijn te creëren dat we elkaar in een digitale wurggreep houden", liet Spinder noteren in het persbericht naar aanleiding van Het Nationale E-maildieet. "De werkdruk is hierdoor vaak onnodig hoog, en medewerkers zijn niet bezig met de dingen die er echt toe doen. Ik kom mensen tegen voor wie e-mail hun werk is geworden en die een goede werkdag hebben gehad als hun inbox leeg is. De oplossing zit vaak in kleine dingen als afspraken maken hoe je met elkaar wilt samenwerken, hoe snel je antwoord van elkaar verwacht, nadenken of je een e-mail echt wel moet versturen en stoppen met collega's mailen die in dezelfde ruimte zitten!"

Inmiddels hebben zo'n 70 organisaties zich achter dit initiatief geschaard. Die gaan vanaf maandag een werkweek lang de strijd aan met overbodige e-mails. Daarbij gaat het dan om maatregelen als intern niet meer e-mailen, een verbod op cc's, een gesprek aangaan met je top vijf 'stalkers', nog maar één of twee keer per dag je e-mail checken en notificaties van nieuwe berichten uitzetten om je zo beter te focussen.