Software kan incasso verbeteren
Credit management is een specialistische functie, vindt Ben Walet, credit manager van Getronics. Het moet geen boekhouder zijn, maar iemand die goed de afweging kan maken tussen de kosten van het krediet en het verlies van de potentiële winst die een klant later kan opleveren. En gerichte software kan daarbij helpen. "De meeste boekhoudsoftware is transactiegericht, terwijl dit soort dingen flow-gerelateerd is." OnGuard, een Nederlands-Britse onderneming met inmiddels 40 medewerkers en 500 klanten, levert de software voor dat debiteurenbewakingsproces. Oprichter David Taylor, ooit begonnen als Exact-dienstverlener, raakte jaren geleden geïnspireerd door de stapels facturen waarmee hij zelf bleef zitten als klanten failliet gingen. "De boekhouder zat maar te bellen, maar de emotie was te veel aanwezig en de feiten te afwezig", zegt Taylor. Hij besloot er software voor te ontwikkelen, waarin klanten, uitstaande posten, betalingsvoorwaarden, afspraken et cetera kunnen worden vastgelegd. Inmiddels zijn er 500 gebruikende bedrijven, waaronder vrij grote. "Alle IT-bedrijven zijn klant", zegt Taylor. Maar ook veel andere ‘uurtje-factuurtje’-bedrijven die veelal op detailniveau factureren. Interpretatie Het betalen van rekeningen is bij dat soort klanten meestal niet zomaar een administratieve kwestie die je rechtlijnig kunt automatiseren. Vaak zijn er verschillen van interpretatie en discussies over bijvoorbeeld het aantal uren dat is geclaimd of een levering die niet heeft plaatsgevonden. met OnGuard hoeft de credit manager niet de boer op om het probleem ergens in de organisatie te droppen, maar openbaart de klachtenmodule in de software aan bijvoorbeeld de expeditie dat een klant iets niet ontvangen heeft. De afhandeling van de incasso kan na een terugmelding weer op basis van feiten vervolgd worden. Niet verzuren Walet illustreert hoe ook op andere manieren de software ervoor zorgt dat de relatie met klanten niet onnodig verzuurt. "Sommigen willen bijvoorbeeld op donderdagmiddag niet benaderd worden omdat ze dan wat anders aan hun hoofd hebben." Behandelprofielen in de software kunnen daarvoor zorgen. De acht credit controllers die onder Walets supervisie werken reageren voortdurend op problemen die door OnGuard worden gesignaleerd, zoals een overschrijding van een betalingstermijn. Die klanten worden met het voor hen vastgelegde profiel benaderd. Bij grotere bedragen volgt er al voor het verstrijken van die termijn een ‘after sales call’, waarvan ook de reactie weer in het systeem wordt vastgelegd. De gemiddelde tijd dat een uitstaande rekening niet betaald is, is sinds Walet met de software aan de gang is gegaan gedaald van circa 50 naar circa 40 dagen.