ICT’ers in gesprek met archivarissen

Het effect zal zijn dat de kwaliteit van primaire processen van de overheid negatief beïnvloed wordt met alle maatschappelijke gevolgen van dien. De metafoor van het dementeren is wel aansprekend maar niet helemaal terecht. Bij dementeren wordt het kortetermijngeheugen aangetast. In dit geval gaat het juist om de aantasting van het langetermijngeheugen. Digitale informatie wordt meestal goed bewaard en toegankelijk gehouden zolang het nog in actuele werkprocessen wordt gebruikt. Maar als het dat werkproces verlaat, ontstaan vaak problemen die te maken hebben met het terug kunnen vinden en op de juiste waarde kunnen schatten van informatie.
De aanbevelingen van het rapport bewegen zich op aspecten als bestuurlijk draagvlak, kennisopbouw, standaardisatie, koppeling met inrichting van werkprocessen, samenwerking en regelgeving. Al deze aanbevelingen zijn onmisbare randvoorwaarden om succesvolle projecten voor de implementatie van oplossingen voor digitaal informatiebeheer bij de overheid uit te voeren.
Inmiddels zijn op het gebied van de aanbevelingen van het rapport wel ontwikkelingen geweest: standaarden zijn gemaakt dan wel in ontwikkeling, netwerken voor kennisuitwisseling zijn ontstaan en er zijn projecten uitgevoerd om digitale depots te realiseren. Toch lopen programma’s als de ‘Andere Overheid’ niet over van aandacht voor duurzaam informatiebeheer als noodzakelijke voorwaarde voor betere dienstverlening. En een regiefunctie zoals die genomen wordt door overheden in België en Groot-Brittannië bijvoorbeeld, is in Nederland nog niet te ontwaren.
Dat laat onverlet dat het inzicht dat digitaal informatiebeheer een bij uitstek multidisciplinair onderwerp is, steeds meer veld wint. Informatie-architecten, ICT-architecten, beleidsmakers, vormgevers, directeuren, proceseigenaren, hoofden bedrijfsvoering, medewerkers DIV (Documentair Informatievooziening), systeembeheerders, dienstverleners, archivarissen en bibliothecarissen bevinden zich allemaal in hetzelfde domein wat betreft het bewaren en beschikbaar stellen van informatie.

Turbulent
Voor de informatiewerkers die al duizenden jaren bestaan: archivarissen en bibliothecarissen, zijn de afgelopen twintig jaar misschien wel de meest turbulente in hun vakgebied geweest. Beide beroepsgroepen houden zich al van oudsher bezig met kwaliteitsaspecten van informatie als herkomst, authenticiteit, betrouwbaarheid, context, beschikbaarheid en toegankelijkheid. De verwachtingen van de burger inzake overheidsdienstverlening en de digitale revolutie zorgen ervoor dat hun vakgebied alleen maar belangrijker wordt. Zij zijn de beroepsgroepen die van oudsher de waarde van goed informatiebeheer kunnen inschatten en waarborgen.
Aan de andere kant kan niet gesteld worden dat zij nu een geïntegreerd onderdeel zijn geworden van alle beroepsgroepen die zich met informatiebeheer en -voorziening bezighouden. Wel worden langzamerhand bruggen geslagen tussen het gedachtegoed en de kennis van informatiemanagers die vanuit de papieren wereld komen en van informatiespecialisten die de technologie als vertrekpunt hebben. Beide groepen treffen elkaar daar waar digitale informatie wordt samengesteld, verwerkt en geraadpleegd in werkprocessen. Met andere woorden: dragers van stofjassen en techneuten beginnen elkaar zo langzamerhand te treffen op gemeenschappelijke grond. Archivarissen en bibliothecarissen krijgen nieuwe vrienden en kennissen. En soms is dat wennen.
Het is een gegeven dat een organisatie veel kan winnen aan efficiency en effectiviteit als het beheren van informatie direct in het werkproces zelf wordt geïntegreerd. Oeroude conventies als ordenen en toegankelijk maken van informatie worden daarmee alleen maar bruikbaarder. Direct bij creatie, ontvangen of wijzigen van digitale informatie kunnen kenmerken van informatie worden vastgelegd. Vroeger gebeurde dat pas achteraf, hetgeen veel bewerkelijker en kostbaarder is. Was het beheren van informatie vaak een aaneenschakeling van losstaande werkprocessen in een organisatie, nu is het mogelijk om met behulp van ECM, DMS en/of RMA-systemen één continu informatiebeheerproces te creëren.
Door de basis van zijn vak denkt een archivaris vanuit de informatie die hij aantreft in het te bewerken archief. Van daaruit reconstrueert hij de werkprocessen waarin het archief is gevormd. Het resultaat van zijn werk is een toegang waarin de informatie gevonden kan worden in de context van het werkproces. Dat is de tegenovergestelde route die wordt afgelegd door ICT’ers, die nieuwe systemen implementeren vanuit een nieuw ontwerp van de werkprocessen. De archivaris denkt dus van achteren naar voren. De achterkant is de informatie die langer, of permanent, bewaard moet worden. De voorkant is het werkproces waarin de informatie ontvangen of gecreëerd wordt. Vrijwel alle andere betrokkenen denken van voren naar achteren. Een archivaris dreigt dan nogal eens de voorkant uit het oog te verliezen. Anderen dreigen de achterkant wel eens uit het oog te verliezen. Zeker als het budget en de tijd krap worden.
De integratie van documentmanagement in het werkproces zorgt ervoor dat de rol van de archivaris verandert. Zijn gedachtegoed wordt door die verandering eigenlijk alleen maar belangrijker. Drie voorbeelden.

Dynamisch
Steeds meer wint het inzicht veld dat digitaal informatiebeheer slechts goed is in te richten als het wordt gezien als onderdeel van de werkprocessen waarin die informatie wordt gecreëerd, verwerkt en/of gebruikt. Er zijn ook steeds meer ICT-oplossingen op de markt die geïntegreerde omgevingen aanbieden: workflowmanagement gaat dan samen met documentmanagement. Het Amsterdamse systeem Andreas is een goed voorbeeld: het gehele proces van bestuurlijke besluitvorming is daar vormgegeven met behulp van Documentum. Vaak zie je bij dergelijke projecten dat er nog geen functionaliteit is voor het op langere termijn bewaren van informatie. Voor archivarissen is het een uitdaging om hun kennis van kwaliteit van informatie in een ‘statische’ toestand ook toe te passen op een omgeving waarin digitale informatie ‘dynamisch’ is, ofwel gevormd wordt in een nog niet afgesloten werkproces. Het vereist van een archivaris een grote kennis van het betreffende werkproces, kennis van de vertaling ervan in een ICT-omgeving en de vaardigheid om de eigen kennis op een effectieve en begrijpelijke manier in te brengen.
Een tweede voorbeeld. Er zijn nog steeds maar weinig ICT-projecten waarin langdurige of permanente bewaring van informatie een rol speelt. In principe is het beheren van digitale informatie tot mislukken gedoemd als het bij projecten niet al vanaf het begin wordt meegenomen in de functionele eisen voor de te realiseren ICT-oplossing. Dat heeft een hele simpele reden. Het achteraf implementeren van kwaliteitscriteria voor langdurige bewaring van digitale informatie is vaak onmogelijk en altijd kostenintensiever dan het meteen meenemen van die criteria in ontwerp en realisatie. Het is ook niet erg realistisch om te veronderstellen dat beslissers na afloop van vaak uitgelopen ICT-projecten zitten te wachten op het alsnog toevoegen van een archiveringsfunctie. In feite ontstaat dan dezelfde situatie als die in de papieren omgeving al heel lang bestaat: achteraf opruimen. Het meenemen van archivistische kennis en uitgangspunten in het ontwerptraject kan dit soort situaties voorkomen. Archivarissen dienen dan ook in staat te zijn om de dynamiek van implementatietrajecten te begrijpen zodat zij tijdig bijdragen kunnen leveren.
Een derde voorbeeld. Archiefinspectie is een wettelijke taak waarin getoetst wordt of overheidsinstellingen zich houden aan wet- en regelgeving op het gebied van het beheren van informatie, inclusief sanctionaire bevoegdheid. In de digitale wereld wordt ook vanuit andere organisaties gekeken naar de kwaliteit van informatie. Informatiebeveiliging is vaak het domein van ICT-organisaties en -afdelingen. Strikt genomen is ook de beveiliging van digitale informatie mede het domein van de archiefinspecteur. Zo komt het voor dat DIV-afdelingen zowel van de archiefinspecteur als van de auditor vragen krijgt over het bewaren of vernietigen van informatie. Zo ontstaat er een organisatorische overlap van verantwoordelijkheden op dit gebied. Kwaliteitszorg van informatie wordt vaak niet opgepakt als een integraal onderwerp met een multidisciplinair karakter. Idealiter zouden de taken van de archiefinspectie afgestemd moeten worden op, of geheel geïntegreerd moeten worden in, een proces van kwaliteitsborging van overheidsinformatie. Archivarissen dienen op het gebied van kwaliteitszorg hun toezichthoudende en adviserende taak te verbinden met andere beroepsgroepen die zich met de kwaliteit van informatie bezighouden.
Concluderend:
• De kwaliteit, en daarmee het succes van informatiesystemen zou gebaat zijn bij het gebruiken van de kennis van traditionele informatiebeheerders als archivarissen en bibliothecarissen.
• Deze traditionele informatiebeheerders dienen dan wel de taal te spreken van de spelers in ICT-projecten.
• Kwaliteitscriteria als betrouwbaarheid, authenticiteit, toegankelijkheid en volledigheid zijn door ICT niet aan verandering onderhevig. De manier om te voldoen aan die criteria zal door ICT nooit meer dezelfde zijn.

Frans Smit is programmamanager Digitaal Informatiebeheer bij de Gemeente Amsterdam (fsmit@gaaweb.nl).