Archief hoofdstad benut ICT volop

"We hebben de stap genomen na een aantal vervelende diefstallen van historische documenten. De bal werd aan het rollen gebracht door een Engelsman, die nota bene bij een Duitse antiquair stukken aantrof waarvan hij haast zeker wist dat die uit ons archief afkomstig waren", zegt Ellen Fleurbaay, adjunct­gemeentearchivaris van Amsterdam. Helse klus Inderdaad waren de stukken uit het archief ontvreemd, maar het bleek een helse klus om te achterhalen wie ze uit het depot had opgevraagd. Een beter registratiesysteem bracht daarin verandering. Gekozen werd voor een klantenkaart, ‘de archiefpas’, die tevens diende voor het registreren van de aanvragen van originele stukken. Het Amsterdamse systeem was redelijk streng, wie een pas wilde hebben, moest niet alleen een legitimatie meenemen, maar ook een recent document met daarop het woonadres. Na het verifiëren werden naam­ en adresgegevens ingevoerd in het klantenbestand. Ten slotte maakte de baliemedewerker nog een foto die op een plastic pasje werd gedrukt en klaar was Kees: de bezoeker kon met zijn pasje in de studiezaal aan de slag. Een contactloze barcodelezer naast de aanvraagterminal neemt de archiefbezoeker het typewerk van het toegangsnummer uit handen. Ontsluiten Het Amsterdamse archief heeft positieve ervaringen met automatisering als wegwijzer in de historische collecties. Zo is men druk doende een groot deel van de collectie te ontsluiten met ICT. Waar mogelijk via de website van het Gemeentearchief: gemeentearchief.amsterdam.nl en anders in de studiezalen in het gebouw aan de Amsteldijk. Een locatie die overigens binnen twee jaar wordt verruild voor een vestiging middenin de stad aan de Vijzelstraat. "Het is onze bedoeling via internet één centraal zoeksysteem te bieden waarmee snel een antwoord gevonden wordt op de meest gestelde vragen van onze klanten", zegt Ellen Fleurbaay. "Naar de studiezaal komen dan alleen de klanten die geholpen willen worden bij hun onderzoek en de specialisten die zelf de originele stukken willen raadplegen. Maar het zal nog wel even duren voor we die situatie bereikt hebben, want het digitaliseren van alle documenten en het maken van goed gestandaardiseerde indexen kost veel tijd en geld. We wachten echter niet met plaatsen op het web tot alles klaar is. We hebben het hele traject gefaseerd en zorgen ervoor dat er jaarlijks zeker twee tot vier onderdelen bijkomen." Amsterdam is in 1999 begonnen met het digitaliseren van de zogeheten Gezinskaarten, kartonnen vellen waarop voor de oorlog de leden van een gezin werden genoteerd. Van dit systeem werd in 1939 afgestapt ten gunste van de Persoonskaarten. Tegelijkertijd werden de gezinskaarten verfilmd en zijn de originele kaarten opgeborgen op de zolder van het bevolkingsregister. Dat gebouw werd in 1943 in brand gestoken door het verzet. De zolder en de circa 300 duizend gezinskaarten gingen verloren, maar de films ontsnapten aan de vlammenzee. Die films zijn nu gedigitaliseerd. De gezinskaarten, met informatie over alle inwoners van Amsterdam vanaf 1893 tot kort voor de Tweede Wereldoorlog, worden vooral geraadpleegd voor familieonderzoek. Fleurbaay: "We hebben veel mensen duidelijk kunnen maken hoe hun familie er vóór de oorlog heeft uitgezien. Vaak vormden de films ook het enige bewijs dat iemand Joodse voorouders heeft en dus voor een uitkering uit de zogenaamde Maror­gelden in aanmerking kwam." Maror, het bittere kruid, is een symbool voor Joods lijden en de naam was gekoppeld aan een project om slachtoffers van de Nazi’s hun geroofde tegoeden terug te kunnen geven. Een lopend project bij het Gemeentearchief is het digitaliseren van de vele foto’s en bouwtekeningen die de instelling rijk is. Inmiddels zijn er zo’n 73 duizend objecten door de scanner gehaald en via de Beeldbank beschikbaar gesteld. En elke week komen er gemiddeld zo’n tweeduizend bij. Heb je een foto gevonden die je beter wil bekijken, dan kan worden ingezoomd. Bij de oude foto’s die zijn gescand van een afdruk is dat minder dan bij de foto’s waarvan de originele glasplaten van 18 x 24 cm konden worden gescand. Populair Inmiddels is de Beeldbank het meest populaire onderdeel van de site, zoals blijkt uit de webstatistiek die bij het Gemeentearchief Amsterdam online en openbaar is. "Bij het observeren van het surfgedrag van de bezoekers aan de website hebben we gezien dat de meeste mensen primair willen zoeken. Het liefst typt men een adres in, dus de straatnaam en het huisnummer. Maar lang niet alle foto’s zijn nu al zodanig beschreven dat die manier van zoeken ook altijd het beste resultaat oplevert. Voordat het zover is moet er nog veel werk verzet worden. En intussen is internet voor ons een prima proeftuin, waarbij we veel leren over de wensen van onze klanten. We merken snel wanneer de surfers een bepaalde dienst van ons links laten liggen en dan kunnen we kijken wat daaraan gedaan kan worden." Experimenteren Het Gemeentearchief loopt ook voorop in de experimenten met de Nieuwste Media. Recentelijk is een Schatkamer ingericht met ongeveer driehonderd van de meest bijzondere stukken uit de archieven en collecties. "In de Schatkamer kun je alles bekijken, maar als je ook de verhalen achter de documenten wil leren kennen, moet je gebruikmaken van de PDA’s die het Gemeentearchief gratis uitleent na het tonen van legitimatie. Die PDA geeft informatie in de vorm van tekst, beeld en geluid. En er is ook een mailfunctie. Daarmee kun je geselecteerde documenten mailen. De mail geeft links naar de gekozen documenten op de website van het Gemeentearchief. Alles wat in de Schatkamer te zien is, staat namelijk ook op het web. We hopen op veel bezoek van scholen. Het bezoek kan in de klas worden voorbereid en na afloop kan met de informatie van het web een werkstuk worden gemaakt", zegt Fleurbaay. Via internet wordt een blik geboden op de collectie van het Gemeentearchief Amsterdam, met daarin juweeltjes zoals deze ­ redelijk gehavende ­ foto op glasplaat uit 1863.