Beheer is niet alleen doen, maar ook praten
Beveiliging blijft in veel organisaties nog steeds beperkt tot puur technische maatregelen. Gebruikers zijn echter in veel gevallen niet goed doordrongen van het feit dat zij door nonchalant gedrag een groot deel van die maatregelen teniet doen. "Mensen lopen weg terwijl hun pc nog aan staat met alle applicaties open", noemt onderzoeker Leo Ruijs als alom bekend voorbeeld. Die houding kan alleen veranderen als het algemeen management zich erop toelegt medewerkers aan te spreken op het nonchalante gedrag. En dat geldt niet alleen voor de ITafdeling, maar voor de gehele organisatie. Afdwingen Ook bij de kosten van ICT kan het management veel bereiken door een actievere opstelling. "Die kosten krijg je alleen in de hand door van bovenaf regels af te dwingen, zoals de regel dat voor alle uitgaven bijvoorbeeld ook voor een inktcartridge toestemming nodig is. Ja, dat zijn eenvoudige dingen. Het is teleurstellend dat dat zo afgedwongen moet worden", zegt Ruijs. Ook hiervoor moet de cultuur bedrijfsbreed gewijzigd worden. Jan den Boer, voorzitter van het ITSMF, stelt dat die maatregelen vaak wel genomen worden door het hogere management. Maar dat gemiddeld een kwart van de medewerkers zich er niet aan houdt. "Het zijn voor de werkvloer weinig aantrekkelijke regels. Dan denken velen al snel: ‘dat doe ik niet, want dat werkt toch niet.’ Er is bij het topmanagement wel degelijk aandacht voor security en kosten. Maar managers denken dat het voor elkaar is als ze de maatregelen afkondigen." Uitleg geven,waardoor het aantrekkelijker en begrijpelijker wordt, is volgens Den Boer het devies. Hij vindt dat de beheerder uit zijn stoel moet en zelf naar zijn klanten moet om te zien wat die precies doen en om beter te communiceren. "Dat levert een veel betere dienstverlening op. Want dat outsourcing nu zo’n hype is, komt doordat klanten ontevreden zijn over de dienstverlening van hun automatiseringsafdeling. Als een topman daarover veel signalen krijgt, gaat hij in de richting van outsourcing denken. Outsourcing wordt bijna altijd besloten vanuit een emotie. En dus is outsourcing voor losers, angsthazen. Als je afdeling geoutsourced wordt, heb je het gewoon niet goed gedaan. Het gaat nog steeds bij veel automatiseerders zo dat ze geen idee hebben wat hun gebruikers doen met de systemen die zij maken. Dus moeten ze die afdelingen op. Ja, op de korte termijn kost dat productie. Maar op de lange termijn levert het een betere kwaliteit op en dat leidt tot tevredener klanten."