Compliance bij een zorgverzekeraar Menzis begint opnieuw

Het merk Menzis stond dit jaar in één klap op de kaart door de reclamecampagne over ‘De Menz’, op tv en radio begeleid door een liedje dat daarna een kleine hit werd. Zorgverzekeraar Menzis komt voort uit een fusie van een aantal verzekeraars, waarvan Geové, Amicon en NVS de bekendste zijn. Volgens de nieuwe Zorgverzekeringswet moeten verzekeraars straks een basisverzekering aanbieden. Het onderscheid tussen particulier en ziekenfonds komt te vervallen. Dat betekent een grote verandering, ook voor de informatiesystemen. Menzis koos voor de rigoreuze aanpak en realiseert één nieuw systeem voor de nieuwe wet, die de vijf bestaande backoffice-systemen vervangt. Sentiment De zorgverzekeraar, die momenteel 2,1 miljoen verzekerden telt, komt zoals gezegd voort uit een fusie. Daarin is het bedrijf overigens niet uniek, want als gevolg van de nieuwe Zorgverzekeringswet is er veel beweging in de zorgsector. Directeur ICT bij Menzis, Ton Leppers: "De nieuwe wet is een uniek moment, want in feite begint het product zorgverzekering voor heel Nederland straks opnieuw. De huidige verzekeringen zijn in de afgelopen decennia opgebouwd, zodat er een veelvoud aan producten is ontstaan. Voor ons geldt dat we met de nieuwe verzekering in één klap van enkele honderden naar enkele tientallen producten gaan. Daarmee versimpel je je administratie enorm. Daarnaast speelt er altijd veel sentiment bij een integratie. Juist door de integratie te koppelen aan het dwingende gegeven van de nieuwe wet, kunnen we veel sneller beslissingen nemen en uitvoeren." De zorgverzekeraar heeft nu vijf locaties in het land en dat blijft zo. Deels omdat hij dicht bij de klanten en de zorgverleners wil zijn, deels omdat de vestigingen een belangrijke binding vormen met de regio waar veel Menzis-verzekerden wonen. Het besturingsmodel waarvoor is gekozen is er één van centrale sturing met een decentrale uitvoering, zegt Leppers. Het kantoor in Zwolle, waar het bestuur zetelt, heet dan ook geen hoofdkantoor, maar ‘ontmoetingsplek’. Ook Menzis ICT is verspreid over de vijf locaties. Partnerschap met leveranciers Menzis koos voor de nieuwe IT-organisatie vijf kernleveranciers, die een partnerschap met de verzekeraar aangingen: HP, Microsoft, Usoft, Oracle en KPN. "Wij maken gebruik van het nieuwste van het nieuwste en ze helpen ons met het inregelen daarvan, zij krijgen kennis van deze sector die ze in hun eigen dienstverlening kunnen gebruiken," typeert Leppers deze partnerschappen. Het nieuwe backoffice systeem is gebaseerd op Oracle database-technologie, toegankelijk gemaakt met programmeertaal Usoft en draaiend op een HP-infrastructuur. Ook zijn de drieduizend werkplekken voor alle medewerkers vernieuwd. De Menzis-kantoren in Groningen, Zwolle, Enschede, Wageningen en Rotterdam werken nu al met deze nieuwe, gestandaardiseerde werkplek en vanaf 1 januari 2006 met het nieuwe backoffice-systeem. Leppers vindt de keuze voor één backoffice-systeem logisch: "Anders hadden we de nieuwe functionaliteit in al onze vijf oude systemen moeten inbouwen." Maar dan nog is de realisatie van één nieuw systeem een ambitieus project. Ook omdat nog niet alle functionaliteiten bekend zijn. "Het is voor sommige regelingen nog wachten op wat de politiek beslist. Daarom hebben we alles wat we zelf in de hand hebben zoveel mogelijk naar voren gehaald, zodat we daarmee konden beginnen. Zoals het er nu naar uitziet zijn alle functionaliteiten die te maken heben met de verzekerden op 18 november gereed. In december moet alles klaar zijn wat met de afhandeling van claims te maken heeft. We liggen nu, half oktober, op schema: de proefconversies vanuit de oude systemen draaien en de voltooide functionaliteit zit in de acceptatietests." De oude systemen blijven nog twee jaar werkend, naast het nieuwe systeem, omdat het nog twee jaar mogelijk blijft om claims in te dienen die vallen onder de oude ziektekostenverzekeringen. Dat legt allemaal een grote druk op de ICT’ers, die dit extra werk zelf moeten opvangen. Menzis werkt zo min mogelijk met externe inhuur. Beheer wordt procesmatig ingericht Aan het nieuwe backoffice-systeem wordt nu anderhalf jaar gebouwd. Er is een speciale locatie voor ingericht waar ICT’ers uit het hele land, zo’n honderd per dag, naartoe gaan. "Dat hebben we gedaan omdat we de menskracht nodig hadden, maar ook omdat de kennis van het nieuwe systeem straks over al onze locaties verspreid is. Dan is het beheer beter te verdelen." De nieuw gevormde ICT-afdeling bestaat uit vier disciplines: infrastructuur management, applicatiemanagement, innovatie en servicemanagement. Ook binnen servicemanagement zal op een andere manier gewerkt gaan worden, omdat de overgang naar Menzis is aangegrepen om het beheer procesmatig aan te pakken. Menzis gebruikt OpenView van HP en is nu bezig om samen met HP de serviceprocessen in te richten. Leppers: "Voor 1 november zullen de incidentprocessen zijn ingericht, daarna beginnen we met het change- en releasemanagement. In de loop van 2006 willen we deze totaalslag afmaken en gaan we naar business process monitoring." Dat is één van de aspecten van het partnerschap met de ICT-leveranciers. "We konden kiezen voor de nieuwste toepassingen. Voor beheer betekent dat monitoring van al onze systemen en processen." Ook pro-actief beheer wordt dan mogelijk, zegt Leppers. Het zal wellicht nodig zijn, want hoe de uitvoering van de nieuwe zorgverzekering zal verlopen, is onzeker. Weten de verzekerden straks wat ze moeten doen? Kunnen de zorgverzekeraars alle veranderingen aan? Hoe verloopt straks het contact tussen verzekeraars en zorgverleners? De risico’s zijn er, zo onderkent ook Menzis. "Niemand kan voorspellen hoe de zorgverzekeringsmarkt er volgend jaar zal uitzien, maar Menzis is er klaar voor," zegt Leppers. Om met een glimlach te concluderen: "Het is wel een beetje onvoorspelbaar, ja." Ton Leppers, directeur ICT bij zorgverzekeraar Menzis: "Het is voor sommige regelingen nog wachten op wat de politiek beslist" Beeld: De Beeldredaktie/Freddy Schinkel