Dienstverleners te gespecialiseerd
Vindt dit onvoldoende plaats, dan leidt het onherroepelijk tot gebrekkig implementeren, waarbij de uiteindelijk vast te leggen informatie niet terechtkomt waar het hoort. Met als mogelijk resultaat dat bijvoorbeeld het vastleggen van een levering niet meer leidt tot het versturen van een factuur.
Theo Lancée (theo.lancee@emtio.nl) is senior adviseur bij EMTIO BV (een dochter van M&I Partners). stelling 2
Regievoering bij overheidsorganisaties
Het organiseren van regievoering bij ICT-projecten binnen de overheid is vanwege een beperkte flexibiliteit lastiger dan bij non-gouvernementele organisaties. Deze beperking komt voort uit de plicht tot openbaar aanbesteden, waardoor het vrijelijk en op voorhand selecteren van het ideale samenwerkingsverband van dienstverleners niet mogelijk is.
Desalniettemin zullen overheidsorganisaties tevens van tevoren nadrukkelijk moeten nadenken over het hoe en ‘met wie’ er geregisseerd kan worden. Dit om te voorkomen dat men in de situatie terechtkomt dat er naar aanleiding van een gelopen aanbestedingsprocedure een of meerdere partijen geselecteerd worden die niet in staat zijn voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar te stellen. Een belangrijk uitgangspunt is dan wel het kiezen van een procedure waarin voldoende interactie met marktpartijen mogelijk is (de concurrentiegerichte dialoog en de procedure van gunning via onderhandeling). Hiermee heeft men namelijk een tool in handen om uit te vinden welke dienstverlener wat kan leveren. Het is dan mogelijk hierop te anticiperen bij het vaststellen van de perceelverdeling in de offerteaanvraag.
Resultaten bij regievoering
Het bepalen van concrete resultaten voortkomend uit het ‘juist regisseren’ is voor het behoud van duidelijke verhoudingen tussen partijen essentieel. Het hieraan (een-op-een) koppelen van de uitvoerende rollen is een voorwaarde voor het verantwoordelijk stellen van het gekwalificeerde personeel en de bijhorende dienstverlener(s).
Indien dit onvoldoende concreet wordt ingevuld, ontstaat er door gebrek aan transparantie snel een zekere frictie die ontegenzeggelijk leidt tot verstoorde verhoudingen en afnemend vertrouwen. Met als gevolg scheuren in het samenwerkingsverband en een ineffectieve regievoering.
De resultaten zullen op het niveau van ‘de uit te voeren activiteiten’ voldoende schriftelijk moeten worden vastgelegd, waarbij er afhankelijk van de duur van het project maandelijks of per kwartaal geëvalueerd wordt. Een formele (productsgewijze) oplevering en acceptatie van de resultaten strekt tot de aanbeveling. Niet voldoen aan de uitgangspunten moet direct gesanctioneerd worden. Tot slot zal voorkomen moeten worden dat het formaliseren van de resultaten leidt tot papierfetisjisme en de voortgang belemmert. De voor het ‘juist regisseren’ te bepalen resultaatgebieden zijn onder meer:
• de scope;
• het ambitieniveau;
• de te bereiken verbeteringen;
• eventuele Quick Wins;
• de implementatiemethodiek;
• de benodigde organisatieveranderingen;
• de beheerorganisatie.