Documenten en applicaties groeien naar elkaar toe

De gemiddelde IT­gebruiker is nu eenmaal verknocht aan zijn tekstverwerker. Hoe mooi de webinterface ook is die softwarebouwers op hun toepassingen bouwen, de gebruiker ‘bezit’ nu eenmaal graag zijn stukje van het documentenproces. Forrester introduceert in een recente notitie het ‘genetwerkte document’. Dat is geen statisch medium meer, maar een bidirectionele ‘dynamische interface voor applicaties en processen’. Dergelijke documenten laten medewerkers sneller hun taken uitvoeren en verhogen de efficiëntie. Enkele van de voorbeelden die Forrester geeft, komen uit de verzekeringswereld. Die sector is nu precies waar het Nijmeegse bedrijf AIA Software de meeste klanten heeft. AIA levert de software ITP (Intelligent Text Processing), waarmee een aantal verzekeraars en overheidsinstellingen in binnen­ en buitenland al jaren een link legt tussen centrale toepassingen en de documenten die hun medewerkers met klanten en ingezetenen uitwisselen. Met ITP kan een verzekeraar de data uit zijn applicaties koppelen aan de documenten waarmee zijn medewerkers hun werk doen. "Denk bijvoorbeeld aan offertes, polissen en declaraties", zegt mededirecteur Leon Pillich. "Het gaat dan vooral om de complexere documenten. In gemeenten heb je de uittreksels, bezwaarschriften en vergunningen." Hergebruik van gegevens staat bij AIA in ieder geval centraal. Instructies Organisaties die ITP inzetten, maken allereerst bepaalde standaarddocumenten aan en gebruiken daarvoor doorgaans Microsoft Word. "Daarna ga je aan die documenten instructies toevoegen. Die bepalen waar je welke gegevens uit de database gaat tonen in het document, maar bevatten ook conditionele aanwijzingen, bijvoorbeeld of er een clausule in moet voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Die gegevens kunnen ook complexe structuren bevatten, zoals een lijst met verzekerde objecten en de dekkingen daarvan." In het dagelijks gebruik linkt de AIA­software ­ die op een server draait ­ het document via die extra instructies met de database(s), haalt de betreffende gegevens eruit en plaatst die in het document. Dat resultaatdocument kan weer een Word­document zijn, maar ook een PDF, een e­mail, een afdruk voor de postkamer, of een Tiff­bestand voor een archiveringssysteem. Voor de medewerkers blijft (bijvoorbeeld) de verzekeringsapplicatie het invoerscherm. "Maar die applicatie geeft op de achtergrond een seintje aan ITP om een document te maken", zegt Pillich. "Zo’n document moet vaak terugkomen bij de medewerker en dan is een tekstverwerker vaak een heel handig medium om een document te bewerken", zegt Paul Dirven, de andere directeur van AIA. In veel gevallen zijn aangemaakte documenten ‘halffabrikaten’, waarvoor de betreffende medewerker een zekere individuele verantwoordelijkheid heeft. De documentenstroom blijft flexibel door de mogelijkheid in te grijpen met ­ meestal ­ de tekstverwerker. AIA levert zijn software aan bedrijven en instellingen waar gegevens die in de bedrijfsapplicatie zijn ingevoerd op een of andere wijze hergebruikt moeten worden. "Als er een brief aan de klant uitgaat, wil je dat document vaak ook aan de medewerker van het verzekeringsbedrijf meegeven, omdat hij iets moet toevoegen of een akkoord moet geven. ITP is ook in staat om via de werkplek aanvullende vragen te stellen. Stel dat iemand een levensverzekering wil en een medische verklaring niet helemaal goed heeft ingevuld, dan zou zonder ITP zo’n medewerker een briefje moeten tikken. ITP heeft een sjabloon voor een interactie tussen medewerker en klant waardoor al dat extra werk tot een minimum wordt beperkt", zegt marketingmanager Willem Hajer. Formulieren Infopath, dat onderdeel is van de nieuwe Microsoft Office­suite die deze zomer verschijnt, haakt expliciet in op de behoefte documenten en applicaties beter met elkaar te verbinden. De Infopath­client ziet er doorgaans uit als een schermformulier, waarboven de vertrouwde Office­knoppen terug te vinden zijn. Hoewel er tussen de technologieën duidelijk overlap mogelijk is, zien de mensen van AIA in Infopath eerder een toevoeging dan een bedreiging. Pillich: "Zoals wij het begrijpen, positioneert Microsoft het als een alternatieve data­entry­schil." Hij verwijst naar een van de gebruiksscenario’s die Microsoft heeft geformuleerd om Infopath te promoten. Een rondreizende verkoopmedewerker moet een verslagje indienen. Via één invoerscherm voert hij gegevens in in een CRM­applicatie, rapporteert hij aan zijn meerdere en declareert hij zijn onkosten. "Dat doet ons heel sterk denken aan Lotus Notes", zegt Dirven. Hij meent ook dat Infopath veel gaat concurreren met de zogeheten bedrijfsintegratiepakketten die in de VS veel gebruikt worden. Infopath­formulieren communiceren via allerlei XML­standaarden met applicaties in de backoffice en die standaardisatie maakt de inzet eenvoudiger. Ook voor AIA heeft XML voordelen, stelt Pillich. "Een applicatie kan zijn data in XML­vorm aanbieden en ITP kan die XML­data dan weer in een document gebruiken. Het gevolg is dat ITP niets meer over die applicatie hoeft te weten." AIA werkt al een jaar of drie met XML. "Onlangs is daar XML Web Services bijgekomen. Zo kan ITP tegen SAP zeggen ‘doe mij dit setje data’." Dirven ziet het als gevaar dat met Infopath te veel bedrijfsregels worden vastgelegd in de gebruikersschil. "Ik denk dat veel computerprogrammeurs hier wel last van kunnen krijgen, omdat het met Infopath dichter bij de eindgebruiker komt. Maar voor veel bestaande macro’s zal dit een goede verbetering zijn." Of het inmiddels tien jaar oude AIA Software werkelijk weinig te duchten heeft van Infopath, zal blijken. Microsoft lijkt nog volop bezig met de positionering van dit Office­onderdeel. Infopath laat de eindgebruiker de vertrouwde Office­knoppen zien, in combinatie met een door het bedrijf gestandaardiseerd schermformulier.