Doorbraak e-invoicing voorspeld

Hierdoor lagen besparingen van wel 70 procent per factuur in het verschiet. Maar ook nu weer bleven grote veranderingen uit: slechts 20 procent van de grotere ondernemingen doet aan elektronisch factureren ondanks het feit dat de verwerking van een papieren factuur de ontvanger 15 tot 30 euro kost. Een volledig beheerd elektronisch factureringsproces kan een kostenbesparing van 50 tot 80 procent opleveren.
Maar volgens LogicaCMG is er dan toch eindelijk een verandering op til bij grotere bedrijven met een omzet van 1 miljard euro of meer.
Naast efficiency en kwaliteitsverbetering is kostenbesparing de belangrijkste verklaring voor de groei van e-facturering of ‘e-invoicing’.
Verschillende door LogicaCMG ondervraagde organisaties, ook bij de overheid, zijn van plan al binnen een jaar over te stappen. Het merendeel van de ondervraagde bedrijven wil het factureringsproces uitbesteden, zo zeggen directeuren van grote Nederlandse bedrijven en instellingen, organisaties die jaarlijks minimaal 50.000 facturen ontvangen.
Volgens Bert van der Schelde, financieel directeur van LogicaCMG, heeft de versoepelde regelgeving zeker een handje geholpen: “Denk aan de BTW wetgeving. Je kon tot voor kort niet zomaar een andere wijze van facturering kiezen, die belemmeringen zijn weggenomen. Digitale handtekeningen werden ook niet in alle gevallen geaccepteerd.”
Maar wat werkelijk de doorslag geeft zijn nog niet eens zozeer de directe, maar indirecte besparingen. “Die paar arbeidsplaatsen die je kunt uitsparen, daarvoor gaan bedrijven niet hun hele administratie op de kop zetten,” zegt Van der Schelde. “De winst zit hem veel meer in het feit dat je kunt garanderen dat je op tijd betaalt binnen de afgesproken periode. Je hebt minder verrassingen en dus minder vertragingen. Bedrijven die zo’n betaalgarantie kunnen afgeven, kunnen desnoods kortingen afdwingen.” Volgens LogicaCMG onderzoeker Kuldip Singh is e-voicing dan ook vooral voor de publieke sector interessant. “Als overheden achterlopen met betalen, keren ze vaak de verschuldigde rente of boete uit. Ze moeten immers het goede voorbeeld geven.”
LogicaCMG is zelf al enige tijd geleden een e-invoicing traject ingegaan en heeft besparingen tot tachtig procent gerealiseerd. Dat is met nadruk niet de norm. Een deel van de factureren wordt namelijk in India, een lage lonenland, verwerkt. De Britse tak van LogicaCMG besteedt zelfs al zijn administratie uit aan India. Daar worden de gescande papieren facturen verwerkt. Er zijn meerdere bedrijven die dat doen, maar ingeburgerd is outsourcing van de administratie naar lage lonen natuurlijk allerminst.
Volgens de onderzoekers biedt een tweeledig invoeringstraject de grootste voordelen. Dat houdt in dat een bedrijf niet alleen de ontvangst en verwerking van facturen digitaliseert en uitbesteedt, maar ook zijn leveranciers aanmoedigt voortaan elektronische rekeningen te sturen. De meeste bedrijven beginnen met het scannen van documenten in combinatie met OCR (leestekenherkenning). “Bedrijven blijven in het begin dicht bij de wereld die men al kent,” zegt Singh. “Is men eenmaal gewend aan het elektronisch verwerken, dan wordt meestal de stap naar volledige e-invoicing gezet.”
Een deel van de bedrijven kiest ervoor om de elektronische verwerking van papieren facturen uit te besteden aan derden. De stap naar het vroeger vaak aangehaalde Electronic Data Interchange (EDI), een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, rekeningen, en bepaalde berichten of bevestigingen, wordt vaak overgeslagen. “Eigenlijk is dat alleen interessant voor ondernemingen die met bulk inkopen te maken hebben,” zegt Singh. Bovendien is niet elk bedrijf geëquipeerd voor elektronisch factureren via EDI. Dat geldt met name voor leveranciers uit het mkb. “Daar gebruikt men vaak oplossingen waarbij gegevens uit administratieve systemen als Exact worden vertaald naar een e-invoicing formaat,” zegt Singh. “En voor freelancers zijn er tegenwoordig ASP’s waar je factureren online kunt invullen.”
LogicaCMG verwacht dat papieren facturen nog minstens tien jaar blijven bestaan. Dat heeft onder meer te maken met belangrijke obstakels zoals de toenemende internationalisering, regels met betrekking tot de authenticiteit van elektronische facturen en risico’s door veranderingen in nationale en EU-regels. Singh: “Engeland geldt als een van de makkelijkste landen in Europa als het om e-invoicing gaat, maar Duitsland en Zwitserland zitten aan de andere kant van het spectrum. Daar is bijvoorbeeld voorgeschreven dat de digitale documenten op een server in eigen land moeten staan. Dat maakt het lastig voor internationale bedrijven om over de grenzen te werken.”