Een echte fixed­price­afspraak?

Met deze informatie in het achterhoofd nam de bemiddelaar nogmaals het dossier door. Het ging om een bijzonder systeem waarvoor geen enkel bestaand standaard pakket op de markt was. Er werden een paar vergaderingen besteed aan het in kaart brengen van de te ontwikkelen programmatuur. In de offerte was dat op één A4’tje vermeld. Tijdens het project bestond de gelegenheid om bepaalde onderdelen nader te preciseren. In de financiële paragraaf was uitgewerkt hoeveel het project zou gaan kosten. De begroting luidde 4705 uur voor ontwikkeling en implementatie. Het standaard projecttarief bedroeg 87,50 euro. In totaal dus 411.687,50 euro exclusief BTW. De formulering in de offerte was als volgt: ‘De vaste projectprijs bedraagt 411.687,50 euro, waarop een korting wordt verleend van 11.678.50 euro. Deze projectprijs dient in acht termijnen van 50.000 euro per maand te worden voldaan. De vaste projectprijs en eventueel meerwerk wordt afgerekend op nacalculatie tegen het overeengekomen projecttarief’. Op basis van deze formulering gingen partijen met elkaar in zee. De eerste maanden verliep het project uitstekend. Medewerkers van het bedrijf leefden zich uit in het aandragen van wensen en eisen. Maandelijks werd keurig 50.000 euro aan het ICT­bedrijf overgemaakt. Nadat de laatste termijn was overgemaakt ontstond een pittig gesprek tussen de opdrachtgever en het softwarebedrijf. Er waren inmiddels meer dan vijfduizend uren besteed door de ICT­specialisten, maar van veel programma’s moest de ontwikkeling nog ter hand worden genomen. Het ICT­bedrijf legde uit dat het de extra wensen waren die ervoor zorgden dat het project uitliep. De offerte gaf toch duidelijk aan dat alle gemaakte uren op nacalculatie zouden worden doorberekend. De vaste projectprijs sloeg alleen op de in de in de offerte vermelde te ontwikkelen programmatuur. De opdrachtgever voelde zich bedrogen. In zijn ogen was een vaste prijs afgesproken. Omdat partijen hier samen niet meer uit kwamen, werd het probleem voorgelegd aan een bemiddelaar. Was dit nu een echte vasteprijsafspraak? Het feit dat tijdens het project van alles nog nader gespecificeerd moest worden duidde daar niet op evenals de formulering dat de vaste projectprijs (en eventueel meerwerk) op nacalculatie zou worden doorberekend. Maar er waren ook tegenargumenten. Als het een nacalculatie­opdracht was, en de opdrachtgever per uur moest betalen, waarom had de leverancier geen bezoeksrapporten laten ondertekenen en (te doen gebruikelijk) maandelijkse urenbestedingen overlegd? Tenslotte is de term ‘meerwerk’ in dit kader onduidelijk. Meerwerk ten opzichte van wat? Ten opzichte van de opgestelde begroting, waarvan vooraf al kon worden geweten dat die onvolledig was? Of ten opzichte van de in de offerte vermelde zeer globale specificaties? Wie bepaalt of er sprake is van meerwerk? In de gevolgde werkwijze was dat voor de opdrachtgever oncontroleerbaar. De gebruikte terminologie: ‘vaste projectprijs’, ‘projectkorting’, ‘eventueel meerwerk’ en ‘afrekenen op nacalculatie’ is in deze situatie op zijn minst onduidelijk. De ICT­leverancier had duidelijker moeten uitleggen dat het hier geen vasteprijsafspraak betrof en dat het risico bij de opdrachtgever lag. Het was beter geweest wanneer een gedetailleerde voorstudie had plaatsgevonden, met een uitgebreide specificatie. Aan de hand daarvan zou dan een vaste prijs zijn afgesproken en hadden beide partijen tijdens het project kunnen vaststellen of er sprake was van meerwerk. Partijen realiseerden zich dat procederen lang zou duren en kostbaar zou worden. Omdat van het bouwen van het systeem dan ook niets terecht zou komen, vonden partijen zich in de volgende oplossing. Er kwam alsnog een uitgebreide urenspecificatie en een gedetailleerde begroting voor de rest van het project op tafel, die werd gespiegeld aan de afgesproken globale functionaliteit. Partijen gingen uiteindelijk akkoord met het door de bemiddelaar gemaakte overzicht van werkzaamheden die tot de ‘vasteprijsafspraak’ behoorden en welke niet.