Elektronisch facturerenvolgens Deens model

Ter inspiratie wordt onder andere gekeken naar het ‘Deense model’. Wat houdt dit model in? Wat is er voor nodig om iets dergelijks in Nederland toe te passen? Wat zijn de valkuilen?

Wetgeving
In het jaar 2003 werd een wet in Denemarken van kracht waarin stond dat “alle rekeningen elektronisch moeten zijn op het moment dat deze door een bestuursorgaan worden ontvangen. Is dat niet het geval dan kan het bestuursorgaan besluiten om de factuur niet te betalen.” De Deense overheid wilde met deze wet een meer effectieve en samenhangende publieke sector tot stand brengen voor de inkoop van producten en diensten.
De Deense regering had met dit model (zie kader) goed door dat niet elke leverancier dezelfde graad van automatisering heeft. Een klein bedrijfje is niet zonder meer in staat en bereid om de automatisering aan te (laten) passen aan de ‘wensen’ van de overheid. Dat is waarom het Deense model de leverancier drie mogelijkheden biedt.
De eerste mogelijkheid is een zogenoemd ‘read-in bureau’. Een kleine groep leveranciers kan gebruik maken van deze kopieshop-achtige faciliteit als ze niet een elektronische factuur (volgens de standaard Oioxml) kan of wil verzenden vanuit haar boekhoudpakket. Of omdat ze geen beschikking heeft over internet, of omdat de betreffende leverancier maar een heel klein aantal facturen per jaar naar publieke instanties verzendt.
De tweede optie is een ‘factuurportal’. De leverancier kan hiervan gebruik maken als hij beschikt over internet, wil besparen op portikosten, de elektronische factuur niet via het administratieve pakket kan of wil verzenden en het gemakkelijker vindt om het langs deze weg te doen. Nadeel is dat dezelfde gegevens twee keer moeten worden ingevoerd: in het pakket en op de portal.
De derde optie is het koppelen van een module aan het financiële pakket of het laten aanpassen van het pakket. Deze optie is verplicht voor grote bedrijven. Daarnaast kunnen bedrijven deze optie zelf ook overwegen als zij de voordelen ervan inzien, als zij veel orders digitaal ontvangen van de overheid en wellicht ook als zij willen laten zien dat zij op deze manier kunnen communiceren.
De conclusie is dat de Deense wetgever een visie heeft uitgewerkt die in Nederland heel goed toe te passen is, niet alleen in de publieke sector, maar ook in de private sector. Het Deense model heeft namelijk laten zien dat het succes van elektronisch factureren voor een groot deel afhangt van de mate waarin de ontvanger van de factuur, de leverancier zo goed mogelijk faciliteert. Want faciliteren leidt tot bereidheid, tot draagvlak, tot volume, tot voordelen en die leiden uiteindelijk tot succes.

Boodschappenlijstje
Het Deense model is, ondanks de leermomenten (zie kader), een aardige basis voor wat in Nederland mogelijk is. Want als we dit Deense model in Nederland willen toepassen, dan levert dit het volgende boodschappenbriefje op: draagvlak, technische infrastructuur, juridisch kader en een standaard. Als we daar wat beter naar kijken dan blijkt dat we eigenlijk alles al jaren in huis hebben. We moeten zelfs oppassen dat we de uiterste houdbaarheidsdatum niet overschrijden.
Zo is ‘draagvlak’ meer dan voldoende aanwezig. De aanbieders van geautomatiseerde factuurverwerking staan bijna letterlijk aan de poorten te rammelen om hun producten aan te prijzen en te demonstreren aan de hand van klinkende referenties. En in de politiek gaan er steeds meer stemmen op om dit onderwerp concreet vorm te geven. Als het goed is, komt er nog in de eerste helft van dit jaar een workshop waar op strategisch niveau de visie verder vorm wordt gegeven. Het draagvlak bij ontvangers (de overheid) en verzenders (leveranciers), of beter gezegd de afwezigheid ervan, vraagt om aandacht. Krachtige en heldere wetgeving, gecombineerd met een goede standaard en een dosis flexibiliteit zijn dan van groot belang. Want ook hier geldt de regel: effectiviteit is kwaliteit maal acceptatie.
De ‘technische infrastructuur’ is al jaren vrijwel helemaal aanwezig: simpel, robuust en betrouwbaar. Nederland staat in de top van breedbandgebruik in de wereld. Terwijl een aantal Nederlandse aanbieders zijn infrastructuur voor elektronisch factureren vaker buiten dan in Nederland inzet. De ‘read-in bureaus’, als een van de drie varianten, zijn nog niet gerealiseerd. De vraag is alleen of er uiteindelijk voldoende faciliteiten zijn om al die facturen van veel verschillende leveranciers te kunnen verwerken.
Dan komen we bij het derde punt: de wetgeving. In Denemarken en ook in Zweden is er specifiek voor elektronisch factureren wetgeving gemaakt. Maar is het wel nodig en verstandig om een langdurig formeel wetgevingstraject in te zetten? We hebben immers al de beschikking over de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, onderdeel van de Algemene Wet bestuursrecht. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is een staaltje van compacte en techniekonafhankelijke wetgeving die betrekking heeft op het elektronische verkeer tussen, met en door bestuursorganen. En daar zit alles in om geautomatiseerde factuurverwerking van een juridisch kader te voorzien.
En dan tot slot de factuurstandaard. Kort en goed zijn er twee kampen. Het ene zegt dat we naar een standaard toe moeten, het andere dat dat niet nodig is. Vaak blijkt dat de hang naar een standaard belemmerend werkt. Dat gevaar is ook hier aanwezig. Aan de andere kant hebben we de standaard voor negentig procent al in huis, als we kijken naar de XML Auditfile Financieel (XAF), XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) en ga zo maar door. Het is verstandig te streven naar een XML Auditfile Rekening (XAR). Een echte factuurstandaard die in alle sectoren kan worden toegepast, niet alleen in de communicatie met publieke instanties.
Kortom, alle ingrediënten zijn aanwezig. Het is hoog tijd de handen uit de mouwen te steken als het gaat om elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking.

Friso de Jong is directeur van Silverback - Factuurwijzer (jong@factuurwijzer.nl) en is gespecialiseerd in elektronisch factureren en betalen. Daarnaast is hij onder meer voorzitter van het Nationale Platform Elektronisch Factureren (www.platformelfa.nl).