Experiment met virtuele teams
De wijze van samenwerken in virtuele teamverbanden die Livelink Virtualteams van Open Text in het vooruitzicht stelt, is het voorlopige resultaat van twintig jaar onderzoek en ervaring van de samenwerkingsspecialisten Jessica Lipnack en Jeffrey Stamps met het kennisbeheerplatform Livelink. Shell toonde al in een vroeg stadium belangstelling voor dit onderzoek en was bereid de technologie en de methodologie te implementeren. In die zin mag Shell aan de praktijkkant als mede-ontwikkelaar van Livelink Virtualteams worden beschouwd. “NESS (NAM-Expro Synergy Studies) is een samenwerkingsverband tussen de werkmaatschappijen NAM en Expro om de activiteiten op het Plan van de zuidelijke Noordzee gezamenlijk uit te voeren. Om medewerkers vanuit hun eigen organisatie met elkaar te laten samenwerken zonder voortdurend te moeten reizen, hadden we behoefte aan een soort virtuele thuisbasis tussen de beide werkmaatschappijen”, zegt Ivo Aalbers die als business consultant leiding geeft aan de IT aspecten van het project. “Daarbij liepen we tegen praktische en organisatorische problemen aan. Behalve de vraag hoe je onderling informatie kunt delen, gaat het vooral om de opgave hoe je in een virtuele omgeving teamgevoel kunt ontwikkelen zodat mensen zich betrokken voelen, interactief samenwerken, en afspraken nakomen zonder fysiek in elkaars buurt te zijn.” Gebruiker Shell is al gebruiker van Livelink kennisbeheer. Hierdoor ontstond het idee om bovenop Livelink een add-on toe te voegen in de vorm van Livelink Virtualteams. Vanaf dat fundament wordt de virtuele tussenorganisatie nu opgezet. “Shell wil nieuwe olie- en gasvoorraden sneller in productie nemen zonder geweld te doen aan milieu en veiligheid”, benadrukt Aalbers. “Deze technologie stelt ons in staat vooral de coördinatie van activiteiten te ondersteunen en in een virtueel samenwerkingsverband met één set van procedures gemeenschappelijke processen te versnellen. Het delen van kennis voorkomt misverstanden over waar het precies over gaat. Iedereen werkt volgens dezelfde planning en instructies en als er gediscussieerd wordt over een document of tekening dan gaat het over hetzelfde document of dezelfde versie van een tekening.” Werkomgeving Kennis- en documentenbeheer is met Livelink alléén heel goed mogelijk, geeft Aalbers toe. Virtualteams gaat echter een stap verder en wil eerst en vooral de methodologie van virtueel samenwerken ondersteunen. Het product voorziet in een web-based werkomgeving in de vorm van een portal. Elke functie in de portal wordt gerepresenteerd door een icon. Zo geeft het icon ‘People’ (leden), afhankelijk van rol en bevoegdheden, toegang tot virtuele kamers. De werkomgeving is projectgeoriënteerd en onderscheidt naast leden van het kernteam, leden van extended teams. Daarnaast is er nog een extended network voor het raadplegen van specialisten of buitenstaanders die als gastlid incidenteel aan het project kunnen worden toegevoegd. “De security spitst zich toe op de toegangscontrole”, vult Peter Kemper, Teamleader Groupware van het Shell Centre of Excellence voor de Exploratie- en Productiesector aan. “Het gaat hier meer om het delen van informatie dan om het afsluiten daarvan. Intern kan via het Shell-netwerk worden ingelogd. Daar bovenop is een extranet gecreëerd om mensen van buiten toegang te geven.” Volgens Kemper is het proefproject met 15 man van start gegaan en zit nu op bijna 100 deelnemers. In opbouw is nu een virtuele organisatie van ongeveer 650 betrokkenen, inclusief externe dienstverleners die in januari 2003 operationeel moet worden. Achter het icon ‘Links’ schuilt een relationship matrix die de samenhang tussen personen, rollen en doelstellingen laat zien. Virtual Teams is erop gericht om in één overzicht de hele project omgeving in kaart te brengen. Technologie en gedrag De technologie en de functionaliteit van Virtualteams zijn gevorderd maar nog niet volmaakt. Er zitten nog haken en ogen aan de implementatie, de uitrol en het beheer van het systeem. Dit zijn overigens niet de centrale problemen waarmee het projectteam van Shell worstelt. Aalbers: “We kunnen de tools en de technologieën uiteindelijk heel goed voor elkaar krijgen. De echte uitdaging is om de tools tot leven te brengen en de filosofie achter virtueel samenwerken uit te dragen onder de deelnemers. Daarvoor zijn incentives nodig; enthousiasmeversterkers dus. De deelnemers moeten goed begrijpen wat er van hen wordt verlangd. Een voorbeeld: een deelnemer moet niet bezwijken voor de verleiding om buiten van het virtuele team om mailtjes te gaan versturen naar andere deelnemers omdat dan stukjes informatie of kennis voor het geheel verloren gaan en er tijdens een forumdiscussie misverstanden of spraakverwarringen kunnen ontstaan.” Beheer Andere haken en ogen spitsen zich toe op het beheer. Beheer strekt zich uit over de technologie en de content. “Het inhoudelijke beheer wordt binnen de aparte deelprojecten opgepakt”, aldus Aalbers. “Elk deelproject heeft een virtuele kamer (V-Room) die actief wordt beheerd, afhankelijk van de hoeveelheid data en informatie en het gebruik daarvan.” Bij het technisch beheer stelt Kemper momenteel groeistuipen vast. “We raken nu aan de grens van de eerste groeifase. De architectuur was neergezet voor 20.000 man. Tegen deze grens nemen we waar dat het systeem zich onvoorspelbaar gaat misdragen. Dat is een grote risicofactor. Als je motivatie en gedragsverandering bij de deelnemers wilt wekken, moet de technologie dat wèl ondersteunen. Eén van de belangrijkste aandachtspunten is dan ook dat we een beschikbaarheid krijgen van honderd procent. Niet 99,x procent waar rekencentra zo trots op zijn maar de volle 100 procent.”