Gerechtsdeurwaarders worden ondernemer Automatisering moet bedrijfsvoering efficiënter maken

“Tot voor kort hoefde de gerechtsdeurwaarder alleen maar elke dag zijn brievenbus leeg te halen om verzekerd te zijn van zijn inkomen”, chargeert Ype Reinders, gerechtsdeurwaarder in Friesland met een eigen kantoor waar jaarlijks 19.000 akten worden vervaardigd en nog eens 16.000 incassodossiers tot stand komen. Het inkomen van een gerechtsdeurwaarder bestaat ruwweg voor iets meer dan de helft uit vergoedingen voor ambtelijke activiteiten als dagvaarden en beslagleggen. De rest verdient hij door in opdracht vorderingen op wanbetalers te incasseren. Zijn honorarium bestaat uit een percentage van de geïncasseerde som, of, als de vordering afgeboekt moet worden, uit een inspanningsvergoeding. In de nieuwe gerechtsdeurwaarderswet is opgenomen dat de zogenoemde derdegeldstroom, die het gevolg is van de ambtelijke- en de incassopraktijk, op een juridisch van de bedrijfsvoering gescheiden betaalrekening (de ‘kwaliteitsrekening’), moet worden gestald. De Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders heeft samen met de beroepsvereniging een rekenmodel opgesteld met variabele parameters vanwege het nu onderhandelbare honorarium. Dit spreadsheet-model integreert de nieuwe kwaliteitsrekening in het financiële systeem van de verschillende leveranciers, die zich trouwens deels nog in het DOS-tijdperk bevinden. Marktleider Diasis brengt volgens directeur Rob van Valkenburg pas begin 2002 de eerste Windows-gebaseerde versie van zijn deurwaarderspakket uit, waarin dan ook een Documentair Informatiesysteem (DIS) is opgenomen door een koppeling met het pakket Easy Archive van Allgeier Computers. Concurrent Eurosystems schermt eveneens met mogelijkheden voor digitaal dossierbeheer. Andere aanbieders van kantoorautomatisering voor deurwaarders zijn DWSS en Praclox. Gerechtsdeurwaarder Reinders: “Tot voor kort was het voldoende als we kopieën van onze ambtelijke stukken een maand of drie bewaarden. In de nieuwe wet is dat zeven jaar geworden.” Een gemiddeld deurwaarderskantoor produceert jaarlijks tussen de vijftigduizend en honderdduizend A4’tjes. Na zeven jaar is dat een behoorlijk archief geworden dat veel te veel ruimte inneemt en bovendien ineffectief is. Reinders is al begonnen met het scannen van kopieën van alle ambtelijke stukken, maar dan met een standalone pakket van Easy Archive. “Als ik straks de nieuwe release van Dias krijg, breid ik zo snel mogelijk uit met het scannen van inkomende en uitgaande post.” Er zijn bijna 160 kantoren aangesloten bij de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders, die volgens voorzitter Douwe Struiksma zes jaar geleden is opgericht om op het gebied van automatisering impulsen te geven aan de deurwaarderskantoren. Die impulsen bestaan met name uit het ontwikkelen, inrichten en operationaliseren van berichtenverkeer tussen de kantoren onderling, maar vooral tussen de kantoren en externe instanties als het GBA (Gemeentelijke Basis Administratie), de fiscus en (sinds de nieuwe wet) ook het Lisv. Vanuit de eigen kantoorautomatisering kan de deurwaarder gegevens van schuldenaren op deze wijze snel raadplegen. De stichting ontvangt een vergoeding per bericht en financiert met deze gelden haar investeringen en het initiëren van nieuwe toepassingen op het gebied van het elektronisch berichtenverkeer en de softwarematige aanpassingen die daarvoor nodig zijn. Het berichtenverkeer van de stichting is gebaseerd op de Edifact-standaard. Daarnaast beheert de stichting het voor de beroepsgroep ingerichte intranet. “Zeer gebrekkig”, is de kwalificatie van Reinders van de elektronische gegevensuitwisseling tussen gerechtsdeurwaarderspraktijken. Zelf heeft hij gekozen voor het internet-protocol. Als een van de weinige kantoren in Nederland geeft Reinders zijn opdrachtgevers via de knop ‘webcliënt’ op zijn website (www.ngc-incasso.nl) rechtstreeks inzage in de eigen dossiers. “Een ondernemer die zaterdagnacht zwetend wakker wordt, kan direct inloggen en zien of we zijn vordering al geïncasseerd hebben”, lacht Reinders, die erop wijst dat hij op deze manier zijn derdegeldstroom aan zijn klanten laat zien. Gemiddeld maken zijn opdrachtgevers eens per week gebruik van deze mogelijkheid, maar sommigen loggen wel tien keer per dag in. Dit is overigens geen grappige gadget, maar een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering die door Reinders als ondernemer is opgezet. Er werken bij hem twee juristen, vier kandidaat-deurwaarders en tien administratief medewerkers die gezamenlijk 20-duizend dossiers per jaar behandelen. “Door de inzet van de web-client op internet krijgen we aanzienlijk minder telefoontjes over de voortgang van de dossiers en door het elektronisch dossierbeheer kunnen de mensen aan het beeldscherm blijven werken zonder voortdurend te hoeven zoeken naar fysieke dossiers.” Er zijn geen kengetallen in de branche, maar Reinders’ medewerkers behandelen jaarlijks ieder 1600 incassodossiers en hij weet dat er veel kantoren zijn die nog niet aan de helft van dat aantal per persoon komen. De klanten van notarissen en makelaars zijn voor een groot deel particulieren, die niet vaker dan twee of drie keer in hun leven gebruik maken van hun diensten. Bij gerechtsdeurwaarders ligt dat heel anders. De opdrachtgevers van gerechtsdeurwaarders (bij incasso-opdrachten) zijn zelf vaak ondernemers en gaan een contract aan voor veel meer dan één actie. De deurwaarder incasseert in feite het geld dat, wanneer de schuldenaar gewoon betaald had, voor honderd procent naar de leverancier was gegaan. Elke cent minder, doet pijn. Onderhandelen over honoraria is daarom nu al schering en inslag en gebeurt soms op het scherp van de snede. Reinders: “Gerechtsdeurwaarders die hun automatisering niet op orde hebben, krijgen het heel moeilijk.” Zelfstandig bestuursorgaan ziet toe op beheer derdengeld Cijfers van het CBS uit 1998 spreken van een landelijke, bruto omzet van 300 miljoen gulden in 210 deurwaarderspraktijken. Die omzet is exclusief de geschatte 1,4 miljard gulden die deurwaarders namens hun opdrachtgevers jaarlijks incasseren na vorderingsprocedures en die ze in beginsel direct door moeten boeken naar degenen die recht hebben op dat geld. Na 30 dagen moet de gerechtsdeurwaarder zijn opdrachtgever marktconforme rente vergoeden over dat geld, minus het de gerechtsdeurwaarder toekomende honorarium dat ligt tussen de vijf en vijftien procent. Ook verstrekte voorschotten (bij de griffie bijvoorbeeld) mogen in mindering worden gebracht. En dan blijft er landelijk voor alle kantoren volgens Reinders ongeveer 70 miljoen gulden over. De rest van die 1,4 miljard gulden is van de opdrachtgevers en het is niet de bedoeling dat de gerechtsdeurwaarder uit deze cashflow de salarissen van zijn medewerkers betaalt of er een nieuwe auto van koopt, zoals naar verluidt in het verleden bij sommige kantoren wel gebeurde. Het Bureau Financieel Toezicht (een zelfstandig bestuursorgaan) is in de nieuwe wet aangesteld om deze kwaliteitsrekeningen te bewaken, wat dit orgaan ook al enige jaren doet bij notarissen.