HagaZiekenhuis over op één systeem
Het Haagse ziekenhuis behoort met ruim 3500 personeelsleden, 930 bedden tot de grote algemene ziekenhuizen van Nederland. Al snel werd duidelijk dat de fusie ook gevolgen zou hebben voor de IT-systemen van de ziekenhuizen.
Er was behoefte aan de komst van één systeem, zodat medisch personeel over de locaties heen laboratorium-, patiënt- en andere gegevens kan raadplegen en patiënten onder één uniek nummer geregistreerd konden worden. Bovendien drongen verzekeraars aan op één factuur, ook als op verschillende locaties behandelingen zijn uitgevoerd. Verder betekent de keuze voor één systeem een vereenvoudiging van de beheer- en onderhoudskostenstructuur.
“Omdat Hiscom aparte modules heeft voor de registratie, validatie en facturatie van DBC’s, het systeem technologisch sterk verouderd is en straks niet meer onderhouden wordt en iSoft nog geen opvolger gereed heeft, viel de keuze al snel op SAP, dat wel een geïntegreerde oplossing biedt. Het Leyenburg werkte daar, overigens na een moeizame, kostbare conversie al enkele jaren naar tevredenheid mee”, licht Ton van Veen, manager Financiën, Informatie en Control van het HagaZiekenhuis toe.
Operatie
Van Veen, tevens voorzitter van de stuurgroep van het project, noemt de migratie een ‘gigantische operatie’. “Vorig jaar rond deze tijd was het crisis. De manager I&A was opgestapt, het plan van aanpak voor de migratie rammelde aan alle kanten, het was onduidelijk met welke deelsystemen er gewerkt werd en een reëel tijdspad ontbrak.” Naast de migratie van Hiscom (tegenwoordig onderdeel van iSoft) naar SAP moesten er ook onderdelen worden gemigreerd naar 10 andere deelsystemen, waaronder functionaliteiten voor de OK, Radiologie, Keuken en Diëtiek, Archiefbeheer, Patiëntenbrieven, LabZis, en Diabetesregistratie.
De Raad van Bestuur besloot de hulp van Reinier van der Hoek, adviseur bij het bureau Inview, in te roepen. Van der Hoek werd aangesteld als interim ICT-manager en stelde een nieuw plan van aanpak op. “In augustus vorig jaar lagen er nog zaken waarover in september 2004 al knopen doorgehakt hadden moeten worden. Ik heb bedongen dat er over een aantal trajecten versneld beslist moest worden, als we begin 2006 over wilden zijn op een nieuw systeem”, vertelt Van der Hoek.
Uiteindelijk is de overstap in vijf maanden tijd succesvol uitgevoerd, met slechts één keer een kleine vertraging. In december vorig jaar werd besloten de implementatiedatum enkele weken naar achter te verschuiven, nadat het ministerie van VWS had besloten om per 1 februari van dit jaar wijzigingen in de DBC-systematiek (een nieuwe manier van declareren) door te voeren. Dit had tot gevolg dat er een nieuwe versie van SAP geïnstalleerd moest worden. Van Veen: “De Raad van Bestuur heeft op basis van de stuurgroep besloten om eerst de nieuwe versie van SAP in te voeren, omdat anders de facturatie voor het hele HagaZiekenhuis te lang zou worden uitgesteld. Een logische beslissing, maar het haalde wel onze planning overhoop.”
Commandocentrum
Het definitieve migratie-weekend verliep volgens de betrokkenen opvallend soepel. “We hadden een crisiscentrum ingericht, maar omdat er nauwelijks sprake van crisis was, hebben we het maar omgedoopt tot ‘commandocentrum’”, lacht Van der Hoek. Hij vertelt dat er geen performanceproblemen zijn geweest. “Dat is uniek als je bedenkt dat we er eigenlijk twee ziekenhuizen bij hebben gekregen.”
Omdat het werken met SAP in het begin zeker meer tijd zou vragen is het personeel verzocht hier met de roosterplanning rekening mee te houden. Er is zoveel mogelijk personeel in de weken na de migratie ingeroosterd en er zijn minder spreekuren ingepland dan gebruikelijk om lange wachtrijen voor de balies in de ziekenhuizen te voorkomen.
Op de vrijdag voor het migratieweekend van 4 en 5 maart werden zowel het Hiscom- als SAP-systeem op beide locaties uit de lucht gehaald, zodat de definitieve conversie kon worden uitgevoerd. “Poliklinieken konden functioneren, maar gegevens dienden bijgehouden te worden op vooraf geprinte spreekuurlijsten en achteraf te worden ingevoerd in het Zis, vervolgafspraken konden niet ter plekke worden gemaakt, bepaalde niet-spoedeisende ingrepen werden niet uitgevoerd en de prikpunten op beide locaties waren gesloten”, vertelt Van der Hoek.
De interim ICT-manager stelt dat de operatie (geschatte exploitatiekosten: 1,5 miljoen euro) een enorme belasting voor de eigen organisatie is geweest. “We hebben de klus geklaard met vrijwel alleen eigen personeel. En dat in vijf maanden tijd. Normaal staat voor zo’n traject minstens een jaar. Daar ben ik nog het meest trots op.” In totaal zijn er zo’n 100 personeelsleden van het HagaZiekenhuis direct bij het project betrokken geweest. Een groot afbreukrisico lag in de conversie van alle gegevens van Hiscom naar SAP. “We hebben het niet alleen over recente gegevens, maar ook van wel tien jaar terug. Het overzetten was een heidens karwei.”
Opleiding
Naast de enorme tijdsdruk was het opleiden van het personeel een bottleneck. “In enkele maanden tijd zijn ruim 800 personeelsleden opgeleid voor het gebruik van het nieuwe systeem”, vertelt Van der Hoek. De trainers zijn grotendeels gerekruteerd uit de medewerkers van de locatie Leyenburg, die al dagelijks met het systeem werken. In aanvulling op de reguliere trainingen is er een SAP-proeftuin ingericht waar geoefend kon worden vanaf de computer op de werkplek.
Nadeel van de hoge tijdsdruk is volgens Van Veen wel dat er zo veel prioriteit aan het project werd gegeven dat andere ICT-projecten de afgelopen maanden vrijwel stil zijn komen te liggen. “Pas nu hebben we weer tijd voor andere belangrijke zaken, zoals onze portal, ons datawarehouse, het ontwikkelen van een elektronisch patiëntendossier en het implementeren van een PACS.”