Minder papier leidt tot meer efficiëntie bij verzekeraar OZ

Drie jaar geleden wilde OZ iets doen aan de inflexibele verbinding tussen de Unisys-mainframe-applicaties en de grote Océ-printers die alle documenten (polissen, overzichten, rapportages, mailings) uitspuwden. De wens de huisstijl te veranderen deed de verzekeraar beseffen dat het rechtstreeks sturen van informatie in een printertaal naar de printserver erg onhandig is. Veranderingen in de opmaak van documenten vergen veel werk en met een printertaal blijf je aan papier gebonden. En vooral die papierberg moest weg. "We hebben gestreefd naar een situatie waarin we de interne documenten niet meer zouden printen maar ze elektronisch beschikbaar zouden stellen. En dat ‘elektronisch’ werd op een gegeven moment ook via het intranet en het internet", zegt Bob van Eijk, systeembeheerder mainframes bij OZ. De oplossing werd gevonden in een softwareapplicatie tussen de mainframe-applicaties en de printers. "Die kan de opmaak voor je doen en je de flexibiliteit geven de output in welke vorm dan ook aan te maken die je wenst." In plaats van de ene vaste opmaak die alleen door de Unix-servers op de printers verwerkt kan worden, kan een document op dit moment 712 verschillende opmaken hebben. Doelstellingen De doelstellingen rond flexibiliteit en papierbestrijding waren na een jaar al gerealiseerd, maar de ingebruikname van de software - OZ koos voor Streamserve - maakte duidelijk dat een documentgerichte organisatie als OZ er niet alleen flexibeler, maar ook efficiënter mee kon worden. "Iemand die een declaratie moet beoordelen, krijgt ze op zijn scherm en kan meteen beginnen met beoordelen, in plaats van naar documenten te hoeven zoeken." Niet alleen bespaart OZ nu op papierkosten doordat er miljoenen vellen papier minder gebruikt worden, maar elektronische documenten zijn ook veel sneller beschikbaar te stellen en in een geautomatiseerde workflow op te nemen. "Vanuit het bronprogramma wordt de output zodanig herkenbaar gemaakt dat als deze in de input-directory van Streamserve komt, deze herkend wordt, volledig geautomatiseerd wordt opgemaakt, conform de wensen volledig in alle formaten uitgestuurd wordt naar alle plaatsen waar het hoort te zijn. En het enige wat dan niet geautomatiseerd is, is dat stukje waar de print-operators moeten ingrijpen om het juiste van de dertig soorten papier in de printer te stoppen", aldus Van Eijk. "We kennen nu ook een procedure om je via het internet aan te melden als ziekenfondsverzekerde. Zo’n bericht wordt door ons in XML-formaat in een directory gezet waarin een Streamserve-proces staat te wachten. Aan de hand van die gegevens wordt een compleet ingevulde aanvraag met alleen de relevante gegevens opgemaakt en teruggestuurd naar de mail van degene die de aanvraag heeft gedaan. Mensen hoeven vervolgens alleen een ‘reply’ te sturen en dat geldt dan als de elektronische handtekening voor de aanvraag. De software heeft dan ook een PDF-bestand in een workflowbak van iemand van de verzekerdenadministratie klaargezet. En dat alles moet binnen een paar minuten rond zijn." Van Eijk ziet PDF, de digitale vorm die gedrukte vellen papier het dichtst benadert, als een goed formaat om in dossiers op te nemen. "Niet iedereen kan hier zo maar een PDF veranderen; het is ook een vorm van beveiliging." De nieuwe softwarelaag maakt ook het voldoen aan regelgeving makkelijker. "We hebben bijvoorbeeld te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dan is het ook heel belangrijk dat je kunt aantonen dat je datgene wat je opmaakt en doorstuurt ook netjes geprint en verstuurd hébt. In dat stadium zitten we nu." OZ is dezer dagen bezig met de invoering van een tweedimensionale barcode (Data Matrix) van 6 bij 6 millimeter, ten eerste om het printen en couverteren (in enveloppen steken) beter te kunnen controleren. "In die code kunnen we aangeven welk programma het document heeft aangemaakt, wanneer, of het document hoort bij een voorgaand document, zodat we het in dezelfde envelop kunnen inpakken, en welke bijlages er bij moeten." Op dit moment worden er jaarlijks nog 700.000 documenten met de hand ingepakt. Met de nieuwe couverteermachine, waarin een camera zit die de 2d-code leest, hoeft dat niet meer. "En vanuit Streamserve kan ik daarmee bij accountants ook aantonen of iets daadwerkelijk is geprint en in enveloppen ingepakt. De wettelijke regelgeving op dat gebied wordt steeds strenger." Inkomende documenten Van Eijk hoopt binnenkort in de 2d-code, waarin ruimte is voor 34 ‘tekens’ ook retourinformatie kwijt te kunnen, zodat formulieren die terugkomen bij het scannen van de inkomende post automatisch in digitale vorm naar de juiste afdeling en het juiste ‘workflow-bakje’ terechtkomen. Bij het oproepen kan de medewerker dan al meteen de relevante klantgegevens op hetzelfde scherm hebben om te controleren of alles klopt. Software voor het routeren en omzetten van documenten in een organisatie is er in soorten en maten. Zowel de leverancier van het OZ-mainframe (Unisys) als die van de printers (Océ) hadden een oplossing die meedong in de software-selectie van OZ. Van Eijck was gecharmeerd van Prismaflow van Océ, omdat dat pakket vanuit het printerperspectief was gemaakt, met veel aandacht voor de printlogistiek. Het destijds iets modernere en onafhankelijke Streamserve had toen weinig functionaliteit voor het beheren van printopdrachten - en met dertig soorten papier die steeds verwisseld moeten worden is dat geen overbodige luxe - maar met een extra gereedschap dat goedkoop kon worden aangeschaft, is dat probleem opgelost. Ondanks het voorspoedige verloop van het project waarschuwt Van Eijck voor te hoge ambities. "Gezien de structuur van onze output dachten we record-georiënteerd te kunnen gaan werken, maar we moesten pagina-georiënteerd gaan werken. Het verschil is dat bij pagina-georiënteerd werken je vooraf definieert wat er allemaal binnenkomt en wat één pagina uitmaakt. Dat betekent dat je vastzit aan zoveel regels input. Dus als er van de zestig regels op een document veertig niet gevuld zijn, zul je veertig blanco regels moeten aanleveren. Werk je record-georiënteerd, dan hoef je alleen de records aan te leveren die je wilt printen; dat is veel efficiënter. En die slag moeten we nog maken." De bronprogramma’s op het mainframe dwingen echter nog steeds af dat er met voorgedefinieerde pagina-afdrukken wordt gewerkt. "Die concessie doen we nog aan het mainframe-verleden." Met sleutelwerk aan de mainframe-applicaties moet dat rondpompen van lege regels bij OZ tot het verleden gaan behoren. "Maar begin met een 1-op-1 overstap. Wij waren daar bijna de mist ingegaan."