Onderwijs heeft Informatie Ecologie nodig

Dat betekent dat de instellingen nu op de een of andere manier bezig zijn zich op de automatisering te herbezinnen met als doel vervanging van bepaalde of van alle pakketten van het secundaire proces.
De jarenlange inzet van ICT in de bedrijfsvoering heeft heel veel data opgeleverd. In gigantische hoeveelheden zijn die in databases opgeslagen. Er bestaat een wettelijke bewaarplicht van bepaalde data, en dat doel wordt dan ook gediend. Voor gesubsidieerde instellingen is het zaak daar niet de hand mee te lichten, dat zou substantiële financiële schade kunnen opleveren. Elke instantie waakt daar voor.
Naast de informatievraag van subsidieverlenende instanties is er een grote vraag naar informatie ten behoeve van bestuur en beleid van de eigen organisatie. In de praktijk wordt met name deze laatste categorie vragers niet adequaat bediend. De twee werelden zijn tot elkaar veroordeeld en wederzijdse acties om elkaar tegemoet te komen zijn niet erg succesvol, alle grote projecten van datawarehouses en balanced-scorecardsystemen ten spijt.

Regenwoud
In de jaren negentig heeft Thomas H. Davenport zich diepgaand beziggehouden met dit probleem (Information Ecology, 1997), omdat het zich toen prominent in de marktsector aandiende. Grote ondernemingen in die sector lopen met bedrijfsautomatisering acht à tien jaar voor op scholen. In de jaren negentig immers zaten onderwijsinstellingen midden in de organisatorische processen van herschikking en fusie, terwijl de genoemde ondernemingen sterk met ICT bezig waren. Het gestructureerd, integraal en strategisch inzetten van ICT had bij de scholen geen prioriteit. Nu onderwijsinstellingen het punt van de ondernemingen destijds wel bereiken, is het relevant de bevindingen van Davenport boven tafel te halen. Volgens hem werd het informatieprobleem erg technologiegericht aangepakt met als gevolg dat de oplossingen niet aansloegen. Een bizarre situatie van enerzijds een organisatie met heel veel data, terwijl anderzijds informatievragen onbeantwoord blijven. Bij IBM (zie kader) heeft ook een dergelijke situatie bestaan. Analyse en onderzoek hebben uiteindelijk geleid tot een succesvolle oplossing die ons de eenvoudige les leert het een en ander overzichtelijk in kaart gebracht moet worden en beschikbaar worden gesteld. De tweede les is, dat een technologiegerichte aanpak slechts een deel is van de oplossing. Een organisatie bestaat uit mensen. De menselijke kant moet absoluut in het proces worden betrokken.
De methode van Davenport is een ecologische benadering en afgeleid van de natuur. Als voorbeeld noemt hij het regenwoud van de Amazone waar grofweg drie milieus bestaan: de boomtoppen met apen, vlinders en vogels; in de schaduw tussen de grond en de boomtoppen: slangen en andere apen; in de grond: wormen en ander ongedierte. De milieus beïnvloeden elkaar op verschillende manieren. Als het grondwater bijvoorbeeld vergiftigd raakt, dan heeft dat effect op de gehele ecologie. Een vergelijkbare situatie ziet hij binnen organisaties met de afhankelijkheden en interacties tussen sociale, culturele en politieke subsystemen, die op hun beurt weer invloed hebben op de wijze van het genereren, distribueren en gebruiken van informatie. Genoemde systemen hebben namelijk invloed op welke informatie er wordt gegenereerd en opgeslagen, welke informatie toegankelijk moet worden gemaakt en voor wie, respectievelijk welke informatie waardevol is voor de taakuitoefening. De mensen bepalen, terwijl de technologie slechts – niet onbelangrijk overigens – drager en gereedschap is.

Misvattingen
ICT is in haar ontwikkelingen – overigens verklaarbaar - gedomineerd door de technologie. Daardoor is een aantal cruciale opvattingen de wereld in gekomen en gedurende lange tijd in stand gebleven. Het gaat om de volgende punten:
1. informatie is eenvoudig als data op te slaan in computers;
2. modellering van databases is de enige manier om de complexiteit van informatie te beheersen;
3. informatie moet door de hele organisatie gelijk zijn;
4. technologiewijziging zal de informatie-omgeving verbeteren.
Davenport ontzenuwt die punten door ze in een ander daglicht te plaatsen, omdat hij de factor mens in zijn benadering betrekt. In zijn ecologische benadering kijkt hij namelijk hoe mensen informatie creëren, distribueren, begrijpen en gebruiken. Managers die volgens hem voor die benadering kiezen, denken als volgt over de voorgaande punten:
1. informatie is niet eenvoudig, als data, op te slaan in computers;
2. hoe complexer een informatiemodel, hoe minder bruikbaar het zal zijn;
3. informatie kan binnen een organisatie verschillende betekenissen hebben;
4. technologie is slechts één component van de informatie-omgeving en vaak niet de juiste weg om veranderingen te bewerkstelligen.
Hiermee wordt een hele belangrijke bijdrage geleverd aan het complexe informatieprobleem. Eindelijk kunnen via communicatie en samenwerking de technologie als facilitator (waar natuurlijk ook mensen achter zitten) en de mensen als informatiebehoeftigen of gebruikers elkaar dichter naderen voor een optimalere informatierelatie. Een start als bij IBM destijds met een geformuleerde informatiestrategie en een informatiekaart (zie kaders) lijkt de beste eerste stap.