Onderwijswereld schrikt van kosten ERP

Ook ROC’s (Regionale Opleidingen Centra), HBO’s en universiteiten kijken naar ERP als (mogelijke) oplossing voor automatisering, ter vervanging van de huidige pakketten uit de vorige eeuw. De pakketten zijn geheel of gedeeltelijk achterhaald door de continu veranderende (onderwijs)wereld en voldoen dan ook niet meer aan de informatiebehoefte. Een aantal onderwijsinstellingen heeft reeds voor een ERP-oplossing gekozen en is met de implementatie bezig. Zij komen tot hun grote schrik tot de conclusie dat het wel erg veel geld kost. De planning moet om diverse redenen regelmatig naar achteren worden bijgesteld met als gevolg een steeds langer wordend implementatietraject en daardoor een uitdijend financieel plaatje. Implementatie van ERP-pakketten gaat immers gepaard met inzet van peperdure externen, die het basisconcept van het programma toesnijden, nieuwe modules realiseren en koppelingen maken ten behoeve van de specifieke inzet bij de klant. Bovendien zijn geluiden te horen, dat men maar uiterst traag op weg is naar de door de leverancier beloofde zegeningen. Nadat de handtekeningen zijn geplaatst en de implementatie is gestart, blijkt de beloofde goudglanzende appel toch wat doffer uit te vallen. Prof. Fred Heemstra en anderen (Automatisering Gids van 20 januari 2006) constateren dat organisaties geen benul hebben van de kosten van ERP-systemen, en stellen in dat kader zelfs de vraag in hoeverre investeren in ERP een gok of een weloverwogen keuze is. In het artikel hebben zij verder opgenomen een - vanuit de praktijk geboren - model voor ERP-implementatie en een routekaart voor de inschatting van de kosten. Reuze handig, want deze handreikingen kunnen bijdragen aan het welslagen van de implementatie en tevens leiden tot meer controle over de kosten. Discussie In het voorjaar van 2002 maakt Ludo Cuijpers, destijds voorzitter van ROC-i-Partners, de opmerking dat het tijd wordt na te denken over de eisen van de nieuwe generatie pakketten voor het BVE (Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie). Als reactie op de zin: "Ik denk dat de overstap naar een ERP-omgeving onontkoombaar is", ontbrandt spontaan een pittige e-maildiscussie onder de ICT-managers van ROC’s. De discussie gaat over de hoge kosten en de organisatorische consequenties bij de keuze voor een ERP, waar hij aan voorbij zou gaan. In de discussie wordt gesteld dat: -ERP tot afhankelijkheid leidt van één leverancier die het monopolie krijgt over de desbetreffende instelling; -de bedrijfsprocessen overhoop moeten, want er moet gewerkt gaan worden volgens (de bedrijfsfilosofie van) het betreffende ERP-systeem; -een ERP-systeem alleen te rechtvaardigen is, indien de gehele organisatie op één kwantificeerbaar doel is afgestemd, namelijk winst maken door bijvoorbeeld auto’s, aardolie of gas te produceren; -een ROC met zijn verschillende eenheden en niet concreet kwantificeerbare (sub)doelen met bovendien een niet-commerciële focus minder geschikt is voor een ERP-systeem, temeer omdat die oorspronkelijk afkomstig is van een niet-onderwijsomgeving. Een deelnemer aan de discussie meldt dat bij zijn weten nog nergens een ERP-systeem is geïmplementeerd, waarbij geen andere pakketten meer nodig waren. Gepleit wordt dan ook om voor elk bedrijfsgebied een goed pakket te kiezen en de pakketten aan elkaar te koppelen. Via een datawarehouseconcept kan dan worden voorzien in de algemene en managementinformatie. In het assortiment van pakketten kunnen zonder enig bezwaar zelfs modules van bestaande ERP-systemen worden opgenomen. De broodnodige flexibiliteit blijft behouden en de instelling wordt niet gedwongen zich over de hele bandbreedte te voegen in het rigide keurslijf van een enkel ERP-systeem. Bijkomend voordeel is dat de onderwijsinstelling zich niet hoeft over te leveren aan een monopolist, met alle continuïteitsrisico’s van dien. De kritiekpunten worden ook vanuit een heel andere hoek onderschreven. PeopleSoft-oprichter Dave Duffield kondigt aan een nieuw softwareproduct op de markt te zullen brengen dat een eind moet maken aan de inflexibiliteit van de huidige monolithische ERP- systemen (http://www.workday.com). Duffield krijgt daarin gezelschap van PeopleSoft-kopstukken als Aneel Bhusri, Stan Swete en John Malatesta voor de ‘service oriented architectures’. Volgens Duffield vergen bedrijven nu een fundamenteel andere technologiebenadering die zowel naar behoefte aanpassingen faciliteert als naadloze integratie met oplossingen van derden mogelijk maakt. Deze benadering van de volgende generatie oplossingen moet uitmonden in applicaties met een hogere acceptatiegraad, simpel in de bediening en minder kostbaar in aanschaf, gebruik en onderhoud. Non-profit ERP’s zijn samenhangende en tegelijkertijd geïntegreerde applicaties waarmee logistieke, plannings-, productie- en beheerprocessen zijn geautomatiseerd met als doel een efficiënte bedrijfsvoering. Onderwijsprocessen in het primaire proces laten zich door hun aard niet in die zin automatiseren. Aan de ene kant is de ‘productie’ hier een proces van verrijking van individuen via de lesgevende omgeving, die zich niet laat plannen en meten in termen van bijvoorbeeld geproduceerde auto’s, aardolie of gas. Aan de andere kant is hier sprake van veel mensenwerk in een non-profitsector met subsidies als bekostigingsbasis. ERP-applicaties die het onderwijsproces à la het commerciële bedrijfsleven van a tot z automatiseren bestaan daarom niet of moeten erg dun zijn gezaaid. Wel kunnen, zoals reeds eerder gesteld, modules van ERP-applicaties uit andere bronnen worden ingezet voor het onderwijs zoals bijvoorbeeld voor de domeinen van het secundaire proces van management en beheer. HRM, studenten, financiën en facilitaire zaken kunnen als module daarvoor in aanmerking komen. Bij de keuze moet men zich op de eerste plaats realiseren met invoering van ERP-modules bezig te zijn en niet met een algehele ERP-oplossing. Op de tweede plaats moet men beseffen, dat de modules oorspronkelijk onderdelen zijn en blijven van een ERP-concept en dus kostbaar zullen zijn in gebruik en beheer, rigide en arbeidsintensief bij implementatie. Het is zaak bij de uiteindelijke besluitvorming dit aspect goed mee te wegen en daarbij te werk te gaan volgens een stappenschema (zie kader). Colleges van Bestuur en ICT-managers gaan daarbij uit van een zo goed mogelijke begroting en planning. Het advies is verder, alleen contracten af te sluiten met wederzijdse inspanningsverplichtingen en sancties bij niet nakoming ervan, door welke partij dan ook. Drs. Bish Ganga is onafhankelijk beleidsadviseur ICT (vganga@planet.nl).Stappenplan Vernieuwing, vervanging en aanschaf van nieuwe applicaties luisteren heel nauw. Bovendien gaat het om toepassingen waarvan men hoopt over een reeks van jaren profijt van te hebben. Een zorgvuldige keus is dus van wezenlijk belang. Daarvoor kan het onderstaande stappenschema worden gebruikt. Stap 1: Het is van belang dat de situatie van de hele informatiearchitectuur leveranciers- en productonafhankelijk in kaart wordt gebracht door: -op instellingsniveau de verschillende domeinen te definiëren; -de stand van zaken per domein te inventariseren, inclusief de systemen of pakketten die in gebruik zijn; -per domein de knelpunten aan te geven, de mate waarin de bestaande pakketten voldoen en te onderzoeken of er pakketten in aanmerking komen voor vervanging, danwel of er behoefte bestaat aan nieuwe pakketten; -de bestaande ideeën, suggesties en wensen voor vernieuwing en verbetering te inventariseren bij het College van Bestuur en de medewerkers. Stap 2: Besluitvorming: -Op grond van de bevindingen van stap 1 wordt een beeld verkregen van updating, vervanging en vernieuwing van de applicaties. In de meeste gevallen ontstaat er tevens een goed beeld van de urgentie van de individuele applicaties, dat als input kan dienen voor de prioriteitstelling in de aanpak. -Vervolgens kunnen voor de benodigde pakketten functionele ontwerpen of programma’s van eisen worden opgesteld, inclusief de informatiebehoeften en de informatieverplichtingen aan derden (subsidieverstrekkers). -In deze fase kunnen keuzetrajecten worden doorlopen met een beperkt aantal leveranciers. Hierbij is het van belang de regie goed in eigen hand te houden. -Hierna kunnen keuzes worden gemaakt op grond van vooraf geformuleerde criteria, matching met functionele ontwerpen/programma’s van eisen, prijs, kwaliteit, levertijd, implementatiekosten en kosten tijdens de gebruiks- en beheerfase.