Ordercommunicatie is stiefkind ziekenhuizen

Papierwinkel Ordercommunicatie neemt in belang en omvang sterk toe, omdat steeds meer diagnostisch onderzoek beschikbaar komt en de patiënt steeds korter in het ziekenhuis verblijft. De term ‘ordercommunicatie’ is overgewaaid uit de VS en suggereert een zakelijke omgeving waarbij de ene dienst de andere ‘orders’ geeft. Ordercommunicatie omvat een breed scala aanvragen voor medisch onderzoek. Meestal gaat het om tweerichtingsverkeer, waarbij artsen een opdracht geven maar ook de voortgang en uitslagen willen inzien, liefst online. Ordercommunicatie omvat ook ‘orders’ voor medicatie, voeding, visites van dominee, fysiotherapeut of maatschappelijk werker, plus opdrachten aan technische en facilitaire diensten. Ook aanvragen voor obductie bij overleden patiënten horen erbij. “Een enorme papierwinkel met vele honderden formulieren per instelling”, zegt Thieme. “Per afdeling zie je 30-40 bakjes met formulieren. Bijna al dat papier wordt handmatig ingevuld, getekend, gestempeld en verwerkt, in drievoud verspreid, overgetypt en gearchiveerd. Dat proces is omslachtig, kostbaar en foutgevoelig. Van het assortiment drukwerkjes in het magazijn schrik je je te pletter.” Kijkpijp Collega Twan Weegels, gezondheidswetenschapper en voorheen IC-verpleegkundige, ziet ordercommunicatie als het kernproces van elk ziekenhuis: “Je hebt tot honderden aanvragen per patiënt per dag. Neem een IC-patiënt die dagelijks zes keer wordt geprikt voor bloedgassen, plus alle analyses en rapportages die dat oplevert. Ziekenhuizen geven jaarlijks tonnen uit aan dit soort drukwerk.” Ruim de helft van de ziekenhuizen heeft inmiddels een ‘kijkpijp’, waarbij vanuit een grafische schil online inzage mogelijk is in Ziekenhuis Informatiesysteem (ZIS) en systemen voor radiologie, ziekenhuisapotheek en laboratoria. Daarbij gaat het bijna uitsluitend om uitslagen, zonder inzicht in de status en zonder invoer van opdrachten. Nogal wat afdelingen zijn zelfstandige eilanden, wat betreft organisatie en automatisering. Verslagen worden veelal uitgeprint en geautoriseerd door radioloog of klinisch chemicus, met eigen tijdschema’s. Komt een aanvraag na tien uur binnen, dan is de eerste prikronde de volgende dag. “Dat zorgt voor een enorm aantal telefoontjes”, aldus Thieme. Complexiteit Elk ziekenhuis heeft te maken met enorme aantallen patiënten, afdelingen, onderzoekingen, uitslagen, raadplegers, en koppeling van tot twintig deelsystemen per ziekenhuis. “Zo’n complexiteit kent het gewone bedrijfsleven niet”, zegt Weegels. “De patiënt krijgt complicaties, er moet opnieuw geopereerd worden, met nieuw röntgen- en labonderzoek. Dat proces is nogal onvoorspelbaar.” Elke Nederlandse ZIS-leverancier biedt ordercommunicatie in enige vorm, sommige al vijftien jaar. Slechts een handvol zorginstellingen heeft ordercommunicatie op relatief hoog niveau voor elkaar. Maar zelfs dan wordt hooguit 10 tot 15 procent van de orders elektronisch afgehandeld. De resterende 90% wacht af, zegt Weegels: “Men vreest de organisatorische consequenties van de invoer. Men moet er mensen gedurende lange tijd voor vrijmaken. Een volledige uitrol kan 3 a 4 jaar kosten. De aanpassingen per ziekenhuis zijn complex. Er zijn honderden mensen bij betrokken, van allerlei afdelingen. Bij stapsgewijze invoering heb je geruime tijd twee systemen naast elkaar.” Op orde Toch neemt de behoefte aan ordercommunicatie toe. “Met de toenemende complexiteit is ordercommunicatie handmatig nauwelijks meer te doen. Ziekenhuisdirecties willen via geautomatiseerde ordercommunicatie inzicht in de productie. En dat dokter A tien keer zo vaak prikt als dokter B. Zo wil men de besturing op orde krijgen. Bovendien wil een nieuwe generatie artsen van al dat papier af”, aldus Weegels. Volgens hem zal de invoering van DBC’s (waarbij een ziekenhuis zorgproducten levert tegen vaste prijzen) ziekenhuizen dwingen om orders via het toetsenbord in te voeren. “Als men straks op basis van DBC’s wordt betaald, zal men alle onderzoek en medische handelingen willen vastleggen, voor een reële kostprijs. Met 1 april 2003 als DBC-deadline krijg je grote druk om ordercommunicatie versneld in te voeren. Welke leverancier kan dat aan?” Overigens onderschat men de complexiteit van de invoering, zegt Weegels: “Ordercommunicatie raakt alle disciplines en afdelingen. Dat eist goed overzicht van alle logistieke bedrijfsprocessen. Zonder logistiek manager in ziekenhuizen blijft de bureaucratie bestaan.”