Printing: onbekende kostenpost

Volgens Gartner heeft 90 procent van de CIO’s geen idee hoeveel documenten er worden verwerkt en wat de kosten daarvan zijn. Fabrikant HP stelt echter dat tegen elke dollar aan hardware negen dollar staat voor de daadwerkelijke verwerking van documenten. Zo wisselen die gemiddeld negen keer tussen digital en analoog, als gevolg van bijvoorbeeld correctierondes. Daarnaast kost (slecht) versiebeheer en verlies van documenten geld. HP meent dat 5 procent van de documenten zoekraakt. In totaal zou 30 procent van het printvolume bestaan uit ‘waste’. Gartner stelt dat de kosten van printing tot 4 procent hoger kunnen zijn dan het 'directe' IT-budget.

Een andere zorg voor de CIO is dat de multifunctionele apparaten in het bedrijfsnetwerk zijn opgenomen, hetgeen de beveiliging van data lastiger maakt. “Een multifunctional is geen gadget meer, maar een apparaat dat essentieel is voor de business,” verkondigt Bill DeLacy namens HP. “Wie zich realiseert dat het reduceren van kosten een belangrijk issue is voor leidinggevenden in de IT, weet nu dat de uitgaven aan document management fors omlaag kunnen – terwijl de kwaliteit veelal zal stijgen.”