Rob Meijer: Kosten en baten
Die beslissers hebben nu als verdediging een tegenvraag ontdekt: wat is de businesscase? Wat zijn de kosten en wat zijn de baten van de investering? Eindelijk een duidelijk afwegingskader voor ICT investeringen. Als de baten (aanzienlijk) hoger zijn dan de kosten, doen we het en anders niet. Beslissers blij! Helaas moet ik ze teleurstellen. De begrippen ‘kosten’ en ‘baten’ zijn veel waziger dan de meest begrippen binnen de ICT. Alleen al over het begrip ‘kosten’ is zoveel geschreven dat duidelijk is dat dit geen helder begrip kan zijn. Dat beeld bestaat bij de beslissers echter meestal niet. We krijgen bij de businesscase mooie berekeningen met grafieken en cijfers en cijfers kunnen immers niet liegen? Nou, en of ze dat kunnen! In elk geval wel als het om het bepalen van kosten gaat. Bij de baten is het niet anders. Wat zijn immers kosten? Tijdens mijn studie Economie heb ik daarover veel gelezen, maar interessanter is wat je in de praktijk tegenkomt. En daar begint de verwarring. Vaak gehoord: kosten zijn wat we ‘out of pocket’ uitgeven, bijvoorbeeld aan hardware, software en externe adviseurs. Gemakshalve vergeet men dan de kosten van de eigen organisatie. Toch moeten ook die kosten worden meegewogen. Je koopt het goedkoopste softwarepakket maar intern kost het nu veel meer tijd om managementrapportages te maken dan bij het duurdere pakket. Een goede beslissing? Een variant daarop is natuurlijk dat men wel naar de kosten van het eigen organisatieonderdeel kijkt maar niet naar die voor de rest van de organisatie. De business unit schaft een open-sourcepakket aan tegen weinig of geen kosten. De afdeling automatisering moet dit ondersteunen en daarvoor aanvullende kennis verwerven of zelfs mensen aantrekken. Verstandig? Zelfs als het conceptueel helder is, zijn er overigens nog problemen. Bij systeemontwikkeling zijn de kosten vaak niet exact te voorspellen. De praktijk leert dat de oorspronkelijke investering een paar keer over de kop kan gaan omdat er onverwachte tegenvallers zijn, die ook niet goed waren te voorzien. Naast de kosten gaat het ook om de baten. Die zijn evenmin zonder problemen. Het meest klassieke argument voor investeringen in ICT is dat het geld oplevert. Ha, ha, ha! Onmiddellijk steekt meneer Solow zijn vinger op met zijn klassieke paradox: computers zie je overal, behalve in de productiviteitscijfers. Ik heb nogal wat onderzoek gedaan naar de baten van investeringen in ICT en als je vier jaar later terugkwam, zaten er op dezelfde afdeling nog evenveel mensen als daarvoor. Ze deden gewoon weer nieuwe dingen. Maar was dat ook de bedoeling? Om mijnheer Solow tegemoet te komen verzon men een nieuwe soort baten: immateriële baten. Het concurrentievoordeel voor de organisatie neemt toe of de flexibiliteit om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Uiteraard relevant maar hoe meten we dat? De discussie over de investeringen krijgt dan een theologisch karakter. Je gelooft of je gelooft niet. Ik hoop hiermee een beetje duidelijk te hebben gemaakt dat ook ‘kosten en baten’ een glibberig terrein vormen. Om het allemaal nog erger te maken, wordt op dit glibberige terrein ook ICT ingezet. Opgevoerde glibberigheid. Die technologie noemen we spreadsheets. Daarmee kunnen de meest vreselijke dingen gebeuren! Een voorbeeld: recent bestudeerde ik de businesscase voor een samenwerkingsverband van overheidsorganisaties voor de gezamenlijke ontwikkeling van software. Daarin werd voorgerekend dat dit in een periode van vijf jaar vele miljoenen zou besparen. Wanneer je echter de achterliggende spreadsheet bekeek, werd duidelijk dat deze conclusie was gebaseerd op een aantal aannames. In de kern kwamen deze er op neer dat als je de kosten van een investering verdeelt over een aantal partijen dat een zeer aantrekkelijke businesscase oplevert vergeleken bij het dragen van diezelfde investering door één partij. Maar ja, dat is nogal klontjes! Waar het natuurlijk echt om gaat is of het investeringsbedrag wel gelijk blijft en de kosten voor de participanten inderdaad evenredig met het aantal deelnemers dalen. Dat werd echter niet onderbouwd maar eenvoudig verondersteld. Zo kan ik alles rendabel rekenen. Beste beslissers, de argumenten van de techneuten zijn dikwijls wazig, die van de spreadsheet tovenaars helaas vaak ook. Gebruik gewoon de aangereikte argumenten maar daarnaast vooral uw gezonde verstand. Laat dat laatste de doorslag geven. Meijer is plv. directeur van Het Expertise Centrum en schrijft maandelijks een column voor Automatisering Gidsr.meijer@hec.nl