School bouwt mee aan informatiesysteem
Ook voor absentieregistratie, managementrapportages en incasso-verwerking kunnen de scholen dit pakket gebruiken. De stichting is een organisatie met 50 schoollocaties met in totaal 35.000 leerlingen in voornamelijk het oosten van het land. De aangesloten scholen gebruikten de afgelopen vijf jaar het pakket School+ van Pendula, maar het contract loopt eind dit jaar af. Bovendien liepen de scholen wat func-tionaliteit betreft tegen de grenzen van School+ aan. Met name het volgen van leerlingen door de tijd was met dat pakket onvoldoende mogelijk, vindt Michiel Keuper. Hij is lid van het managementteam van het bestuursbureau van de Carmel en voorzitter van de stuurgroep die over de invoering van het nieuwe leerlinginformatiesysteem gaat. Topicus kwam als beste optie uit de bus in de aanbestedingsprocedure van de stichting. Het relatief kleine softwarehuis uit Deventer – 60 medewerkers – is een nieuwkomer in dit segment van de onderwijsmarkt.
Software uit de muur
De stichting koopt het systeem gezamenlijk in, vertelt stafcoördinator ICT Eric Sommer. “We gebruiken al jaren voor al onze scholen dezelfde leerlinginformatiesystemen.” Voor het eerst zal de software centraal gehost en beheerd worden. “Tot nu toe had iedere school een eigen serverinstallatie draaien, met als nadeel dat het applicatiebeheer en systeemonderhoud veel tijd kostte. De updates zijn bij School+, het pakket dat we tot nu toe gebruiken, soms niet van de lucht.”
Ontwikkeling
Topicus had geen kant en klaar pakket voorhanden, maar wist de Carmel ertoe te bewegen mee te helpen met de ontwikkeling. “Vocus is een nieuw leerlinginformatie- en volgsysteem voor het voortgezet onderwijs”, vertelt directeur Leo Essink. “We biedenaan in de vorm van XML/soap webservices met toepassing van ASP. Software uit de muur is onze filosofie. De klant betaalt een bedrag per leerling en kan dan de rest aan ons overlaten. Wij moeten zorgen dat het in de lucht blijft en dat het werkt.” Topicus bouwt in feite drie systemen, legt Essink uit, een leerlinginformatiesysteem, een leerlingvolgsysteem en een koppelingslaag voor verschillende pakketten van derden, zoals roosterpakketten, absentiesystemen en salarispakketten. Met dit pakket maakt Topicus de entree in de softwaremarkt voor het voortgezet onderwijs. “In het basisonderwijs waren we al wel actief, met ParnasSys. Maar wij werkten tot nu toe vooral voor de financiële wereld en de zorg. Ontwikkelingen die daar al langer spelen, zien we nu opkomen in het onderwijs. Ketenautomatisering en casemanagement bijvoorbeeld en het gebruik van modulaire systemen en standaardkoppelingen met applicaties van derden.” Vooralsnog is de Stichting Carmelcollege de eerste en enige klant. Maar binnen een paar jaar wil het kleine softwarehuis een stevige voet tussen de deur hebben in de hele onderwijssector. “We mikken op 24 tevreden schoolorganisaties binnen een jaar. Vergeleken met de concurrerende pakketten @vo van Simac en Magister van SchoolMaster is ons marktaandeel dan nog maar een afrondingsfoutje van twee procent, maar dat kan natuurlijk snel stijgen.”
Token
Bij elke module van Vocus die ontwikkeld werd, was het Carmelcollege betrokken. “We hebben per module mensen gezocht die over dat onderwerp konden meedenken”, vertelt Keuper. “Niets werkt beter dan wat je zelf hebt helpen ontwikkelen. Medewerkers zien straks schermen waaraan ze zelf meegewerkt hebben. Dat zal de acceptatie van dit nieuwe pakket zeker ten goede komen.” Voor docenten heeft het nieuwe webgebaseerde systeem als voordeel dat ze niet meer gebonden zijn aan hun werkplek op school om met het leerlinginformatiesysteem te werken. Dat kan voortaan ook vanuit huis of waar dan ook. Als extra beveiliging moeten alle gebruikers inloggen met een token. “We moeten voorkomen dat handige leerlingen een wachtwoord achterhalen en hun eigen cijfers invoeren”, zegt Sommer. Al heeft de Stichting Carmelcollege er bij de ontwikkeling van Vocus met de neus bovenop gezeten, toch blijven er continue nieuwe wensen bijkomen. Sommer: “De ontwikkelingen houden natuurlijk niet op.” Keuper wijst op de wens in de onderwijssector om leerlingen en studenten te kunnen volgen, vanaf de basisschool tot voorbij het voortgezet onderwijs. “Het zou goed zijn als scholen hun leerlingadministratie op elkaar afstemmen en er een soort digitaal overdrachtsdossier ontstaat.”