Steeds meer mail om te bewaren
Want medewerkers gaan hun e-mail zelf wegschrijven, in lastig beheerbare pst-files, naar andere schijfruimte, bijvoorbeeld op hun notebook. Dat is een groot risico, want bij verlies van die notebook is het mailarchief van die persoon ook verdwenen. Dat is niet alleen vervelend voor die persoon en het bedrijf, maar kan zelfs schadelijk zijn. Diverse compliancy-regels, zoals Sarbanes-Oxley die geldt voor bedrijven die in de VS beursgenoteerd zijn, schrijven voor dat informatie bewaard moet blijven. E-mail hoort daar ook bij. Het is inmiddels zelfs geaccepteerd als juridisch bewijs. Voor de meeste bedrijven zijn het echter problemen met het beheer die de doorslaggevende reden zijn om te investeren in opslag van e-mail. Want door de enorme groei van het aantal e-mailberichten kost het beheer van Exchange- en Notes-servers steeds meer tijd (en geld), bijvoorbeeld bij het maken van backups.
File area network
E-mail kan worden opgeslagen in de storage-omgeving van het bedrijf, bijvoorbeeld het SAN (storage area network) of NAS (network attached storage). Een SAN is gebaseerd op block-gestructureerde data (zoals databases), NAS is voornamelijk gebaseerd op file-gestructureerde data, waar ook e-mail onder valt. De twee werelden groeien snel naar elkaar toe, zegt Piet Giesbers, regional manager van Brocade. “File-gestructureerde data maakt een explosieve groei door en zal naar verwachting nog groter worden dan de data in gestructureerde databases. Ook daar is grote behoefte aan structuur, beheersbaarheid, schaalbaarheid en beveiliging.” De oplossing hiervoor noemt Brocade een File Area Network. (FAN). “De afgelopen jaren is er heel veel geïnvesteerd in de technologie van SAN. Ik verwacht dat de ontwikkeling van FAN, die pas anderhalf jaar bezig is, een nog grotere vlucht gaat nemen.” Het FAN is in feite een schil om network attached storage (NAS), die er voor zorgt dat files op documentniveau zijn te doorzoeken en snel terug te vinden, ongeacht op welk opslagapparaat ze zijn weggeschreven. Software zorgt ervoor dat bestanden die dagelijks worden gebruikt snel te vinden zijn, terwijl oude files worden weggeschreven naar goedkopere media, zoals minder snelle disks of tape.
Archiveren met software
FAN is een oplossing aan de netwerkkant, de daadwerkelijke opslag van de e-mailberichten moet alsnog gebeuren op een fysiek apparaat. Daarvoor zijn grofweg twee oplossingen, zegt Remko Westrik, productmanager network & storage solutions bij HP. De eerste is softwarematig en vooral geschikt voor kleinere bedrijven: onder meer GFI (MailArchiver), Legato (DiskXtender) en Symantec (Enterprise Vault) leveren toepassingen om e-mail te archiveren. De mail wordt dan uit de actieve omgeving op de server gehaald, maar blijft op de server staan. Of het wordt weggeschreven naar een SQL server (zoals bijvoorbeeld GFI MailArchiver doet), of een apart opslagapparaat dat met de e-mailserver is verbonden. Dit varieert van een database op een NTFS harddisk tot een enterprise storagesysteem of een archiefopslagsysteem als File System Extender van HP. Welk systeem wordt gekozen is uiteraard afhankelijk van de omvang van de organisatie en de hoeveelheid data. De prijzen verschillen navenant (zie kader).
Integrale oplossing
Ook is er een integrale oplossing voor grote en middelgrote bedrijven, die bestaat uit software en hardware in één product. HP brengt dat op de markt onder de naam HP StorageWorks RISS (reference information storage system). Deze legt ook een directe koppeling met de Exchange-, Notes- of Groupwiseserver. “De kracht van dit systeem is de grote snelheid waarmee zoekopdrachten worden voltooid. Bovendien garandeert dit systeem dat eenmaal opgeslagen e-mail niet meer wordt gewijzigd, wat zeker voor compliancy-regels belangrijk is,” zegt Westrik. Opslag gebeurt bijna alleen maar op disk. Tape is weliswaar goedkoper, maar het zoeken van gegevens kost veel meer tijd. RISS kan wel op tape opslaan, maar volgens Westrik is daar nauwelijks vraag naar. “De meeste klanten willen niet inboeten op snelheid. Dus dan kies je voor disk.” Overigens wordt er wel een selectie gemaakt: oude berichten die nauwelijks meer gebruikt worden, worden naar goedkopere disks weggeschreven. Hiervoor gebruikt HP Information Lifecycle Management, waarmee die selectie in informatie wordt gemaakt. Met Hierarchical Storage Management (HSM) vindt vervolgens de daadwerkelijke overschrijving naar disk (of tape) plaats. RISS kan worden gecombineerd met de FAN-techniek van Brocade, een partner van HP. Maar dat gebeurt niet. Westrik: “We zien er nog niet de toegevoegde waarde van in voor de opslag van e-mail.”
Wat levert het op?
De kosten van de genoemde oplossingen zijn duidelijk (zie kader links), maar zijn er ook opbrengsten? Los van mogelijke opbrengsten omdat financiële en juridische afspraken zijn terug te vinden in de mailwisseling, zijn er ook directe opbrengsten, zegt Westrik. Door e-mail te archiveren bespaar je op de beheerskosten van de operationele mailomgeving. Het maken van backups kost bijvoorbeeld minder tijd. En e-mail wordt veel sneller teruggevonden als het is gearchiveerd. Westrik geeft een voorbeeld: “De Amerikaanse Nasdaq is een klant van ons, die RISS gebruikt. Voorheen waren beheerders zo’n twee weken bezig om bepaalde berichten terug te vinden. Dat duurt nu een halve tot een hele dag. Zij hebben hun investering in de archiveringsoplossing in drie jaar terugverdiend.”