Thema Mobility: Unified communications is het nieuwe toverwoord

Een van de duidelijkste bewegingen is die van het zogenaamde mobile office (agenda en e-mailfaciliteiten via mobiele telefoon) naar unified communications (alle communicatie via één platform). Op de vraag ‘Welke soort mobiele dataoplossingen gebruikt u in uw organisatie?’ gaf in 2007 59 procent van de ondervraagden aan mobile office te gebruiken, tegen nog maar 33 procent nu. Unified communications maakte een belangrijke sprong van 6 procent in 2007 naar 15 procent nu. Volgens Martijn Roseboom, manager Marqit Research, is dit het begin van een belangrijke trend: “Unified communications, of unified messaging zoals het ook wel wordt genoemd, staat op het punt van doorbreken. Tot nu toe vonden er al wel investeringen plaats in unified communications, maar pas nu breekt die trend echt door in het Nederlandse bedrijfsleven. Het blijft echter nog nieuw, en de oplossingen zijn bepaald nog niet uitgekristalliseerd. Het is nog een belofte.” Dat de praktijk van Nederlandse ondernemingen op dit moment nog anders is, wordt bevestigd door het feit dat nog steeds 54 procent van de respondenten aangeeft dat mobile office de belangrijkste mobiele dataoplossing is die op dit moment gebruikt wordt binnen hun bedrijf (tegen 62 procent vorig jaar).Danny Frietman, Managing Consultant bij Marqit en dagelijks in contact met ICT-beslissers in het Nederlandse bedrijfsleven, ziet de doorbraak van unified communications ook aankomen. “Sterker nog: Grote bedrijven zijn al om. De convergentieslag op dit gebied is al hevig aan de gang. Er zullen wereldwijd drie tot vijf grote spelers overblijven op dit terrein, waaronder Cisco, Microsoft en IBM. Nog een jaar of drie en dan maakt mobile office gewoon deel uit van unified communications. Grote ondernemingen als BDO, PricewaterhouseCoopers en Philips hebben die stap allang gemaakt. Zij onderkennen dat communicatie meer is dan spraak en e-mail.”Er zijn volgens Frietman vier redenen voor de overstap van bedrijven naar unified communications. Dat zijn de snelle adoptie van Voice over IP (VoIP) door het bedrijfsleven, de integratie van vaste en mobiele telefonie, de opkomst van conferencing en de wens van veel bedrijven om vaak en gemakkelijk een videoconference te kunnen opzetten. Tot slot speelt ook presence management een rol. Frietman: “Met unified communications is het simpel om aan te geven waar je bent en hoe je bereikbaar bent.”Mobiele oplossingen standaardHet onderzoek wijst uit dat het standaard wordt dat bedrijfsoplossingen mobiel toegankelijk zijn voor medewerkers. Unified communications vergemakkelijkt dat proces, zowel vanuit beheer-, security- als compliancy-oogpunt. Immers, de complexiteit van beheer neemt af naarmate er minder verschillende platforms worden gebruikt en het wordt gemakkelijker te registreren wie waar toegang toe heeft. Minder complex beheer vereenvoudigt tevens de beveiliging van de gegevens en vergemakkelijkt compliancy SEnD het wordt eenvoudiger om verantwoording af te leggen over waar informatie is. Roseboom: “Neem de overname van ABN AMRO door Fortis. Beide partijen werd verzocht alle correspondentie over de overname te overhandigen, van documenten en e-mails tot zelfs voicemail. Met unified communications kun je gemakkelijk voldoen aan dergelijke vragen. En niet alleen multinationals hebben te maken met dergelijke compliancy-vraagstukken. Compliancy geldt vaak ook voor de toeleveranciers van grotere ondernemingen, en dat kunnen kleine spelers zijn. Een standalone-oplossing als mobile office voldoet eenvoudigweg niet meer.”Minder apparatenGoed nieuws voor degenen die gek worden van het aantal mobiele apparaten dat ze met zich mee slepen: De pda lijkt zijn beste tijd te hebben gehad. Het gebruik ervan neemt de afgelopen jaren gestaag af van 41 procent van de respondenten die zakelijk een pda gebruikten in 2006, tegen 33 procent in 2007 en 29 procent in 2008. Roseboom: “In 2005 hadden mensen een laptop, een mobiele telefoon en een pda. Dat is steeds minder het geval.” Ook de smartphone is wellicht geen blijvertje. In 2006 geeft nog 38 procent aan een smartphone te gebruiken, maar in 2007 is dat nog maar 29 procent en in 2008 28 procent.Het lijkt erop dat de zakelijk gebruiker nog steeds op zoek is naar de ‘killer device’, aldus Roseboom: “We zien een duidelijke trend die wij de ‘consumerization of expectations’ noemen. Daarmee bedoelen we dat wat mensen als consument meemaken, ze ook verwachten en zelfs wel eisen professioneel te kunnen gebruiken. Zo is nu de minilaptop aan een opmars bezig onder consumenten. Misschien is dat wel de killer device die we nog missen. Niet eens zo’n gek idee, want de meeste dingen die je als zakelijk gebruiker wilt doen, kunnen met een dergelijke laptop. Zeker mobiel.”InvesteringenDe investeringen in mobiele oplossingen laten een constant beeld zien in het onderzoek van Marqit. Ook nu het economische klimaat wellicht iets minder is dan een jaar geleden, blijven bedrijven investeren in mobility. De belangrijkste redenen voor bedrijven om hierin te investeren, zijn het verbeteren van de efficiency (51 procent), het flexibeler inzetten van personeel en resources (35 procent), het thuiswerken van medewerkers stimuleren (21 procent) en servicedienstverlening verbeteren (ook 21 procent). Al deze redenen bewijzen dat mobiele dataoplossingen niet worden ingezet om nieuwe activiteiten te ontwikkelen, maar om de bestaande te verbeteren. Roseboom: “Dat maakt het soms best moeilijk om dergelijke investeringen te vertalen in een solide businesscase. Het gaat immers om kwalitatieve voordelen, zoals flexibeler en sneller werken. Dat zijn geen ‘harde’, kwantificeerbare factoren, maar ze zijn wel degelijk belangrijk. Als je de mobiele oplossingen niet hebt, ga je uiteindelijk achterlopen op de concurrentie. Investeren in mobility is dus een kwestie van meegaan met je tijd.”Het stimuleren van thuiswerken blijkt voor bedrijven een belangrijke reden om te investeren in mobiele dataoplossingen. 21 procent noemt die reden nu, tegen 16 procent vorig jaar. Een belangrijke ontwikkeling, omdat mobiele oplossingen een absolute randvoorwaarde zijn voor flexibeler werken. Roseboom ziet echter nog geen revolutie in de cijfers: “De investeringen ten behoeve van thuiswerken en flexibel werken zijn niet meteen rendabel. Nog steeds willen veel managers hun mensen kunnen zien. Er is echt een cultuuromslag nodig voordat dat niet meer het geval is.”Vertrouwen in beveiligingAan het einde van het onderzoek legde Marqit de deelnemers een aantal stellingen voor waaruit blijkt dat gebruikers een groot vertrouwen hebben in de beveiliging van hun mobiele dataoplossingen. Op de stelling ‘Mijn mobiel apparaat is goed beveiligd tegen virussen en hackers’ antwoordde 23 procent gedeeltelijk mee eens, 39 procent mee eens en 18 procent volledig mee eens. En op de stelling ‘Als mijn mobiel apparaat gestolen wordt, weet ik precies wat ik moet doen om bedrijfskritische data te beschermen’ antwoordt maar liefst 76 procent het hiermee gedeeltelijk of helemaal mee eens te zijn. Binnen de organisaties is verder ook goed in kaart gebracht wie welk mobiel apparaat heeft (39 procent is het ermee eens dat dit goed is vastgelegd en 35 procent is het hiermee zelfs volledig eens). Tegelijkertijd is 49 procent het er op zijn minst gedeeltelijk mee eens dat mobiele dataoplossingen niet veilig genoeg zijn om iedereen ermee te laten werken. Het lijkt erop alsof mobiele werknemers zichzelf wel vertrouwen met mobiele apparaten, maar collega’s niet.Aan het mobility-onderzoek van marqit deden in 2008 445 respondenten mee. Zij vormen een representatieve groep ict-beslissers in Nederland.