Uitbesteden

Waarschijnlijk denken zij dat, anders namen zij deze stap niet. Zij verwachten dat de ICT dienstverlening goedkoper of beter wordt en liefst alle twee tegelijk.
Persoonlijk ben ik nog wel eens verwonderd over deze redenering. Als de inkoop van een bepaalde dienst, want daar hebben we het over, elders goedkoper is dan wanneer je die dienst in eigen beheer levert, is uitbesteding natuurlijk aantrekkelijk. De crux zit echter in het begrip ‘goedkoper’. Mijn ervaring is dat meeste directieleden of leden van de Raad van Bestuur geen flauw benul hebben van wat de interne ICT kost. Hoogstens hebben zij de nota’s gezien van een paar servers of van de licenties die de organisatie gebruikt. Maar wat de echte kosten zijn van de afdeling ICT of, nog veel belangrijker, de kosten aan de gebruikerskant voor bijvoorbeeld functioneel beheer van systemen, daarvan weten zij meestal weinig. Hoe kan dan een overtuigende redenering worden opgezet dat uitbesteden goedkoper is?
Onder vier ogen willen managers dat ook nog wel eens toegeven. Maar, stellen zij dan, eigenlijk gaat het er vooral om dat onze ICT afdeling zo slecht functioneert. Ze luisteren niet naar wat wij willen, we weten niet wat voor diensten ze verlenen en de kwaliteit is niet geweldig. Gewoon de was de deur uit, naar een partij die er verstand van heeft. Dan zal de wereld veel beter worden.
Maar, beste managers, is dat wel zo? Liggen de problemen er niet veel meer aan dat u zo’n beroerde opdrachtgever bent? Dat u uw ICT afdeling niet goed aanstuurt? Zelf niet weet wat u wilt, niet weet wat kwaliteit is en sowieso eigenlijk geen enkele kennis van of interesse in het onderwerp heeft?
Als dat het geval is, maakt uitbesteding de zaak waarschijnlijk alleen maar erger en waarschijnlijk ook nog duurder. De partij waaraan wordt uitbesteed, heeft namelijk dezelfde sturing nodig en als u die niet geeft, krijgt u precies dezelfde problemen, of erger. Het opdrachtgeverschap kunt u namelijk niet uitbesteden. Uit de systeemontwikkeling kennen we het fenomeen: “garbage in, garbage out”. Bij uitbesteding gaat het vaak om: “garbage out, garbage in”!
Kortom, de nodige problemen. Het geven van een antwoord op de vraag “uitbesteden of zelf doen” blijft voor de ICT wereld echter relevant, alle kanttekeningen ten spijt. Daar is de ICT wereld trouwens geheel niet uniek in. Het zoeken naar antwoorden op deze vraag zo oud als de menselijke beschaving en het speelt in alle economische sectoren. Taakspecialisatie is, naast technische ontwikkeling, één van de belangrijkste oorzaken van de ontwikkeling van onze welvaart en bij ICT is het niet anders. Al in het stenen tijdperk maakten de meeste jagers hun stenen bijlen of pijlpunten niet zelf maar waren er specialisten die daarvoor zorgden. Ook die jagers moesten overigens goede opdrachtgevers zijn. Als die specialist je een prachtige bijl met een scherpe snede bezorgde die vijftig kilo woog, kon je daarmee de eland weliswaar in één klap doodslaan maar was het beest al doorgelopen eer je die bijl boven je hoofd had. Dat wisten die jagers vast wel en ze zorgden ervoor dat de bijlenmakers dat ook wisten. De noodzaak van goed opdrachtgeverschap is dus zo oud als de wereld.
In onze tijd is het wel ingewikkelder geworden. Nu gaat het er niet alleen om dat je een goed product krijgt maar dat je leverancier zich snel kan aanpassen aan je snel wisselende vraag. De wereld verandert immers steeds sneller.
En juist daar kan interne ICT een belangrijke rol spelen. Een goede interne ICT dienstverlener kent de interne processen veel beter dan een externe dienstverlener, alle verhalen over “partners in business” ten spijt en kan sneller reageren. Dat de meer standaard onderdelen van de dienstverlening worden uitbesteed, is onvermijdelijk. Dat gaat al heel lang zo.
Uitbesteding blijft dus. Niet leuk voor de betrokkenen maar laat één ding een troost zijn. Het gaat niet alleen om de lagere en midden functies maar ook om de bazen. Aandeelhouders zien het kopen van aandelen als een manier van uitbesteden van het beheer van hun geld. Als de bazen niet leveren, gaan die bazen de deur uit.
Hetzelfde geldt voor de politiek. Bijna vier jaar geleden hebt u het besturen van onze maatschappij uitbesteed aan een bepaalde partij. Als het u niet bevalt, neemt u binnenkort gewoon een andere. Jammer voor de betrokkenen, maar zo gaat het. Tot voordeel van de maatschappij!