Werkgever controleert mail

Meer dan de helft van de ondervraagde bedrijven (56 procent) monitort de e-mails van medewerkers standaard. Een derde van de bedrijven (36 procent) controleert ook IM-communicatie en 68 procent heeft expliciete richtlijnen voor e-mail- en IM-gebruik van medewerkers. De introductie van de nieuwe regelgeving voor de aansprakelijkheid van bedrijven, zoals de Sarbanes-Oxley Act, is niet populair onder medewerkers die er dubieuze e-mail- en IM-praktijken op nahouden. Toch heeft de nieuwe regelgeving ertoe geleid dat veel bedrijven hun beleid ten opzichte van elektronische communicatie onder de loep nemen. Dat geldt zeker voor sterk gereguleerde markten als de financiële dienstverlening, waar bedrijven geconfronteerd worden met hoge boetes als ze niet voldoen aan de audit-eisen voor communicatie. Volgens HDS wordt de introductie van striktere en efficiëntere e-mailbeheersystemen gezien als dé oplossing om de storagekosten voor de snelgroeiende hoeveelheden berichten te minimaliseren. Uit het onderzoek blijkt dat e-mailberichten, inclusief bijlagen, soms wel meer dan 40 procent van de dataopslagcapaciteit van een bedrijf kunnen beslaan. Niet bewaren Het onderzoek laat zien dat minder dan een op de vijf bedrijven (18 procent) e-mailberichten langer dan drie jaar bewaart. Dit ondanks regels die aangeven dat elektronische communicatie tot acht jaar bewaard moet blijven. Voor Nederlandse bedrijven geldt dat het percentage dat e-mail tot drie jaar (53 procent) en langer dan drie jaar (22 procent) bewaart, boven het EMEA-gemiddelde van respectievelijk 43 procent en 18 procent ligt. Voor het bewaren van IM-berichten tot drie jaar zitten Nederlandse bedrijven met 9 procent onder het gemiddelde van 20 procent. Voor een bewaarperiode van meer dan drie jaar ligt het Nederlandse percentage (9 procent) boven het EMEA-gemiddelde (6 procent). Hitachi Data Systems, dat opslagsystemen verkoopt en in deze voor eigen parochie praat, noemt het ‘zorgwekkend’ dat slechts één op de twintig bedrijven IM-berichten langer dan drie jaar bewaart, terwijl driekwart van de ondervraagden deze berichten helemaal niet opslaat. Zeker omdat instant messaging wordt erkend als het snelst groeiende communicatiemedium ooit. Analistenbureau Gartner schat dat ongeveer 70 procent van de bedrijven, bewust of onbewust, een vorm van instant messaging gebruikt.