Zoekportal VenW draait om bruikbaarheid

Als een ambtenaar van het ministerie van VenW zich in het dossier Schiphol wil verdiepen, moet hij niet op verschillende plekken hoeven zoeken en daarbij steeds achterhalen hoe het betreffende mechanisme voor het ontsluiten van de documenten eigenlijk werkt. Toch was dat de situatie tot een jaar of vier geleden. Inmiddels heeft het ministerie een volledig ingericht Kennisplein gekregen, een ministeriebreed portal waar iedere medewerker zonder al te veel moeite kan vinden wat hij zoekt. Projectleider Harro Ranter van het ministerie: “We hadden in 2003 een informatievoorziening die minder goed toegankelijk was voor ambtenaren. We hadden een bibliotheekcatalogus, een traditionele losstaande applicatie voor specialisten. En er was een aparte intranetsite, met onder andere dossiers over bepaalde beleidsterreinen, nieuwsberichten en interessante artikelen. Maar je moest als je ging zoeken al een idee hebben waar de informatie te vinden zou kunnen zijn. Het document stond centraal en niet de medewerker.”Kennisplein, waarvan eind 2004 de eerste versie live ging, biedt nu nieuws uit de media, VenW-publicaties, rapporten en onderzoeken die VenW zelf heeft uitgevoerd of heeft laten uitvoeren, en externe (vaak buitenlandse) relevante publicaties. Onderwerpen kunnen variëren van de beleidsmatige zaken die op het ministerie in Den Haag spelen tot zeer technische onderwerpen als ZOAB en vangrails, die relevant zijn voor het uitvoerende deel van VenW, Rijkswaterstaat, of de inspectietak die ook deel uitmaakt van het ministerie. “En het is natuurlijk ook interessant te weten hoe men in het buitenland omgaat met kilometerbeprijzing en waterproblemen”, zegt Ranter. Publicaties worden zoveel mogelijk full-text aangeboden, of als pdf als het om oudere documenten gaat. Het is zelfs mogelijk een e-mailabonnement te nemen op rubrieken en specifieke onderwerpen. “Elke zoekactie is op te slaan als profiel. Via een button kun je alles in ‘mijn kennisplein’ opslaan.” Omdat er rijksbreed al een contract was gesloten met leverancier Autonomy, werd voor deze zoeksoftware gekozen. In Autonomy is het mogelijk om op de gebruikelijke ‘Google-achtige’ manier te zoeken, maar ook op een manier die voortbouwt op een bestaande informatiestructuur, waarin de informatie al in de context van een thema of onderzoeksveld is geplaatst. Door die structuur SEnD bij VenW is de taxonomievorm gebruikt SEnD kunnen zoekers makkelijk navigeren naar het specifieke onderwerp waar ze naar zoeken. Zo kom je bijvoorbeeld van ‘ongevallen’ naar ‘oorzaken’ en vervolgens naar ‘slipgevaar’ en dan ‘aquaplaning’. Het vaststellen van de taxonomie was wel een kwestie van “ongelofelijk veel” vergaderen met vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen, zegt Ranter. Daarbij is ook uitgelegd dat er gebruikgemaakt moest worden van een door de overheid verplichte eenvoudige set metadata volgens de Dublin Core-standaard, waarin een vijftiental velden (titel, maker, onderwerp et cetera) deel uitmaken. “In de oorspronkelijke catalogus had je een titel, een ondertitel, een paralleltitel, thesaurustermen enzovoort.” Ranter: “Je hebt mensen die zijn doorkneed in het zoeken en die vinden makkelijk wat ze zoeken. Maar je hebt ook mensen die willen gewoon browsen, door een themastructuur navigeren. Mensen die nieuw zijn kunnen zich zo mooi inlezen. Die zijn niet geholpen met een zoekscherm waar ze als ze ‘Schiphol’ intikken tienduizend hits krijgen. Maar die mensen moet je ook ondersteunen. En dan heb je nog een tussenvorm van de echte onderzoekers die bijvoorbeeld zeker weten dat een publicatie van een bepaalde auteur was of op zekere datum openbaar werd.”De belangrijkste les die bij de invoering van Kennisplein is geleerd is volgens Ranter dat gebruikerstests van groot belang zijn. “Usability-tests zijn heel belangrijk. We hebben realistische opdrachten geformuleerd. Wat blijkt? Mensen gaan veel sneller door een site heen dan we verwachtten en lezen bepaalde dingen gewoon niet, zoals een inleidende tekst op de zoekpagina. De manieren van zoeken die we ons hadden voorgesteld klopten aardig, maar de navigatiestructuur/taxonomie die we weliswaar met de materiedeskundigen zelf hadden gemaakt, moest soms toch aangepast worden. Dat moet wel in één keer goed. Ik blijf tegen iedereen die aan dit soort projecten werkt herhalen: ‘Doe usability-tests’.” Alle VenW-medewerkers kunnen nu zelf publicaties toevoegen aan Kennisplein, volgens een vastgesteld publicatiebeleid. Een dertigtal informatiespecialisten actualiseert de taxonomie en verzorgt de externe informatievoorziening. Een andere belangrijke ontwikkeling is dat Kennisplein onderdeel wordt van het nieuwe VenW-brede intranet, dat onder andere ‘Web 2.0’-toepassingen, wiki’s, commentaren, een iGoogle-achtige interface en bijvoorbeeld ook RSS-feeds uit Kennisplein/Autonomy krijgt. “Dan krijgen medewerkers ook nieuws uit Kennisplein op hun desktop.” Ranter zegt nu de inzet van software voor ‘web analytics’ te overwegen. “Een hoog aantal hits op bepaalde pagina’s kan van alles betekenen SEnD dat iets populair is, maar ook dat mensen de weg kwijt zijn op de site. Ik wil nu web analytics inzetten. Je wilt toch zeker weten dat iedereen op de hoogte is van bepaalde zaken.”