Zoektechnologie wordt cruciaal

Met Vista en Office 2007 zal desktop search – sinds kort wordt de naam Windows Live Search gehanteerd - naar een hoger plan worden getild, zo beloofde Dave Marcus, directeur Enterprise Search van Microsoft, tijdens een bezoek aan Nederland.
“Het vinden van informatie op servers in organisaties wordt steeds belangrijker,” zegt Marcus. “Mensen hebben nu vaak nog een excuus om iets niet te zoeken, domweg omdat het onmogelijk te vinden is. Vanuit het oogpunt van databeveiliging is dat wel zo handig: wat jij niet kan vinden, zal een ander ook niet zo snel kunnen opsporen. Maak je documenten daarentegen vindbaar, dan wordt databeveiliging essentieel. Is het de bedoeling dat iedereen binnen de organisatie iets kan vinden? Dat hebben we ons eigenlijk nauwelijks gerealiseerd.”
Microsoft heeft zijn visie ten aanzien van zoektechnologie toch al moeten bijstellen, legt Marcus uit.
“Zoeken was onderdeel van de internetactiviteiten van Microsoft; nu is het weer bij de Windows divisie ondergebracht. Vandaar zoeken volledig is geïntegreerd is met het besturingssysteem. In Vista heeft dat extra voordelen, omdat aan de hand van metadata en virtuele
folders ook de locatie van de documenten beter begrepen wordt. In XP weet meestal alleen jij waar je een bepaald document hebt opgeborgen. In Vista moet je elk document kunnen vinden, hoe diep hij ook in folders verborgen zit.”
En de zoektechnologie is in het algemeen slimmer geworden. “Je kunt Vista een vraag stellen: vertel me hoe je een projector op de computer aansluit, en dan krijg je een antwoord dat op Windows betrekking heeft. En als ik in Media Player zoek vind ik mediabestanden en niet iets anders.” En kent Outlook en Windows nu nog gescheiden zoekschermen, onder Vista is ook dat onderscheid verdwenen.
Centraal in de zoektechnologie is Casino, een gebruikersomgeving die ook gebruikt kan worden voor het ontsluiten van grote externe databestanden. Zo heeft Elsevier al aangegeven dat ze graag via Casino informatie wil aanbieden. Volgens Marcus helpt het wel als organisaties een externe server als Sharepoint gebruiken. Een traditionele bestandserver met een hiërarchische structuur leent zich eigenlijk niet voor zoeken, laat staan voor goed informatiebeheer. Ook is met Sharepoint aansluiting mogelijk op zakelijke informatie van Siebel of andere softwaretoepassingen.
Microsoft moet nog wel veel meer doen om haar zoektechnologie onder de aandacht te brengen, zo geeft Marcus toe. “Klanten kiezen vaak voor andere oplossingen omdat ze niet weten wat Microsoft ze te bieden heeft. Enerzijds willen klanten meer gerichte zoektoepassingen, bijvoorbeeld op het gebied van fraudedetectie of verkoop, anderzijds willen ze het zoekgemak van Google.”
Toch heeft Microsoft flink wat ambities als het om zoeken gaat. “De slimste zoekoplossingen zijn momenteel onbetaalbaar voor het gros van de gebruikers. We streven er naar om die technieken voor iedereen beschikbaar te maken.”
Toch is Microsoft voorzichtig met voorspellingen als het om zoeken gaat, en al helemaal als het om rendement gaat. Onderzoeksbureau IDC beweert in het rapport ‘The Hidden Costs of Information Work’ dat de gemiddelde informatiewerker niet minder dan 48 procent van de tijd bezig is met het zoeken en analyseren van informatie. IDC becijferde dat hiermee een kostenpost van ruim 21.000 euro per werknemer gemoeid is. Marcus: “Je kunt inderdaad flink wat tijd besparen met goede zoektechnieken, maar ik sprak gisteren een klant en die zegt: dertig jaar geleden waren we ook al vijftig procent van onze tijd kwijt met zoeken, er is eigenlijk helemaal niks veranderd. En hij heeft gelijk: De hoeveelheid informatie blijft maar groeien en dat los je niet even op.”