Eerste ziekenhuis met e-commerce via internet

Ziekenhuisgroep Twente kan als eerste zorginstelling via internet bestellingen doen bij ruim twintig leveranciers. Software van B2B-leverancier Market4Care is met succes gekoppeld aan SAP-software voor goederenlogistiek. Niet eerder zag de zorgsector een geslaagd business-to-business (B2B)-initiatief. internet Na twee jaar gesappel met B2B-proeven, kwakkelende leveranciers en vaak loze beloftes is het eerste geslaagde project in de zorgsector in de lucht. Het grote Twentse ziekenhuis kan via internet bestellingen plaatsen bij 22 toeleveranciers. Online-bestellingen die op het internetplatform van Market4Care zijn aangemaakt, worden direct in de databases van SAP geplaatst en verwerkt. Basishandelingen zoals ontvangst- en factuurcontroles worden op de voor SAP gangbare werkwijze afgehandeld. “Hoofden inkoop kunnen steeds in één oogopslag zien wat, wanneer en hoeveel er is besteld”, zegt René Grim, facilitair manager bij Ziekenhuisgroep Twente. Market4Care zet alle catalogi van toeleveranciers online en houdt die informatie actueel. Voordeel voor ziekenhuizen is dat men alle leveranciers op één platform heeft en alle transacties daar afhandelt. Inkopers kunnen de orderstatus van elke transactie permanent volgen. Uniek is dat wordt uitgegaan van vaste prijzen en bestaande kwantumkortingen, net zoals bij het papieren bestelverkeer. Elke papieren orderstroom wordt vervangen door digitale transacties. De getoonde prijzen in de productcatalogus kunnen dus per zorginstelling verschillen, al naargelang lopende afspraken. Elke actie op Market4care leidt tot een verplichte boeking binnen SAP. “Een eerste stap naar het afronden van de administratieve cirkel”, zegt Piet Jan van Wier, een van de oprichters van Market4care. Opmerkelijk is dat het ziekenhuis voor bestellingen bij diverse producenten en groothandels van Market4care één factuur ontvangt. Orderregels waarover discussie ontstaat, worden door Market4care uitgefilterd en separaat aangeboden. Het huidige aantal toeleveranciers binnen Market4Care is nog te beperkt, erkent Van Wier. Hij verwacht dat nieuw toetredende ziekenhuizen hun toeleveranciers zullen dwingen om in te stappen. “Als men kan kiezen tussen rommelige papieren bestelformulieren of keurig opgemaakte bestellingen in je eigen formaat met actuele productinformatie, dan is de keus eenvoudig.” Market4Care zegt met een twintigtal ziekenhuizen ‘op offerteniveau’ in gesprek te zijn. Besparingen ziet men vooral in proceskosten, niet in inkoopvoordelen. “Daar bemoeien wij ons niet mee”, aldus Van Wier. Een volledige koppeling voor een middelgroot ziekenhuis kost 150.000 tot 200.000 gulden per jaar, inclusief terugkoppeling naar alle back-office-systemen. “Dat levert per ziekenhuis een paar ton aan besparingen, als je het groot aanpakt”, stelt Van Wier. Dat klinkt realistisch. Door andere leveranciers werden onlangs honderden miljoenen aan besparingen voorspeld. Koploper Ziekenhuisgroep Twente liep al eerder voorop met elektronisch bestellen. Al in 1998 startte men met de online-catalogus Productview en met bestellingen via EDI. Dat bleek kostbaar, omslachtig en foutgevoelig. Het inladen van omvangrijke catalogusinformatie binnen SAP bleek complex, terwijl bestellingen naar leveranciers toch een op een werden uitgevoerd. Het gros van de bestellingen bleef verlopen via fax en telefoon. “Echte efficiëntieverbeteringen bleven uit”, aldus facilitair manager Grim. Kort na de start via Market4Care verloopt al 15 procent van de zestigduizend jaarlijkse orderregels via internet, met een besparing van een halve FTE per week. Ziekenhuisgroep Twente bestaat uit het voormalige Twenteborg Ziekenhuis en het Streekziekenhuis Midden-Twente, met samen ruim duizend bedden. Men is voor medische functies geautomatiseerd met Chipsoft, terwijl SAP is gekozen voor financiële administratie en goederenlogistiek. De koppeling is uitgevoerd in samenwerking met Superp, specialist in SAP-beheer. Inmiddels hebben 22 grote leveranciers medewerking aan Market4care toegezegd, zoals Technische Unie, Ahrend, Deli XL en Smith & Nephew, plus lokale bakkerijen en versleveranciers. Market4care wordt gefinancierd door durfkapitaal en welgestelde particulieren. Market4Care heeft steeds veel werk gemaakt van de koppeling met interne automatisering bij ziekenhuizen. Naast de geslaagde koppeling met SAP is men ‘vergevorderd’ in gesprek met ZIS-leveranciers Hiscom en Roccare. Eenzaam Tot voor kort leek de zorgsector koploper op B2B-gebied, met acht actieve ziekenhuizen, drie B2B- leveranciers en erg veel gejuich. Inmiddels is het eenzaam op de B2B-markt in de zorgsector. De Careshare-plannen van Tie Holding brachten hoofden inkoop nauwelijks tot euforie. Careshare verdween onlangs met stille trom, ook al was het idee gebaseerd op Productview, een in acht jaar opgebouwde elektronische catalogus voor de zorgsector. Ook Eumedix, een virtuele veiling voor de medische sector, verdween. Het uit Duitsland afkomstig B2B-initiatief Smartmission, gericht op de medische sector, verdampte in juli 2001. Een Duitse investeerder had er genoeg van. Smartmission kwaakte kort daarvoor nog dat efficiënte inkoop via e-commerce de Nederlandse zorgsector jaarlijks 500 miljoen gulden zou besparen. Voor die miljoenenbesparing zou slechts ‘een goede pc met toegang tot internet en een internetbrowser’ nodig zijn. Ook webshops van individuele producenten blijken nauwelijks aan te slaan. Veel websites zijn online-brochures, zonder koppeling met back-office-systemen. De B2B-kaalslag leidde tot onrust op de B2B-markt, waarbij uitsluitend Market4Care wist te overleven. Terughoudend Toeleveranciers waren tot dusver vaak terughoudend voor B2B-plannen en online-veilingen, omdat hun marges onder druk dreigden te komen. Leveranciers wilden via online-bestellingen geen commerciële tijdbom binnenhalen. Daarom trapte men na een korte B2B-hausse op de rem. Het pragmatische van Market4Care is dat men uitgaat van bestaande prijsafspraken tussen ziekenhuis en leveranciers. Market4care gebruikt de nieuwste Ariba-software, die niet bij ziekenhuizen hoeft te worden geïnstalleerd. Het aantal werkplekken heeft geen invloed op de kosten. Alle transacties vinden plaats via het Ariba Commerce Service Netwerk (ACSN), een internationaal netwerk. Voordeel daarvan voor leveranciers is dat transacties van alle klanten via één kanaal binnenkomen. De financiële afhandeling verloopt via Fortis Commercial Finance. Alle inkoopsoftware wordt zonder betaling geïnstalleerd, zegt van Wier. “Men kan dus met minimale procesverandering en tegen lage kosten instappen.” Inkopers van intramurale instellingen in Nederland geven jaarlijks zo’n 9 miljard gulden uit. Elke promille besparing levert 9 miljoen gulden op.