Nieuw licentiebeleid van Microsoft betekent in ieder geval meer werk

Als Bureau Halt die ruim 50.000 gulden betaalt, is Lieverst tot 1 maart 2003 gerechtigd om alle nieuwe versies van de Microsoft-software te installeren. De vraag of hij daarmee uiteindelijk goedkoper uit zou zijn blijft onbeantwoord. “Als ik alle nieuwe versies die Microsoft uitbrengt zou installeren misschien wel, maar dat hebben we in het verleden nooit gedaan. Op veel van wat ze uitbrengen zitten wij niet te wachten.” Begin mei gooide Microsoft de knuppel in het hoenderhok; De waaier aan contractvormen zou worden vervangen door het nieuwe Software Assurance Program. Dit programma zou meer marktconform zijn, overzichtelijker en bovenal goedkoper. Volgens Microsoft zouden vier van de vijf klanten financieel beter af zijn. Klap op de vuurpijl was dat gebruikers voor 1 oktober van dit jaar moesten besluiten voor welk van de varianten van het nieuwe licentieplan ze zouden kiezen. Saillant detail: wie wil aanhaken bij het nieuwe programma moest er wel voor zorgen voor 1 november ‘current’ te zijn, wat betekent dat men moet beschikken over licenties voor de laatste versies van de pakketten. Juist daar zit voor een groot aantal partijen de pijn. Wie begin dit jaar is overgestapt op Office 2000 heeft pech, want op 31 mei van dit jaar lanceerde Microsoft Office XP. Wie wil meedoen met het nieuwe licentieprogramma moet voor 28 februari 2002 Office XPaanschaffen. Een aantal partijen klom onmiddellijk in de gordijnen. Onder andere Gartner Group, dat beweerde dat het nieuwe licentieprogramma een enorme prijsverhoging tot gevolg had. In sommige gevallen tot wel honderd procent. In ons land kwam de Netwerk Gebruikersgroep Nederland (NGN), na uitvoerig overleg met Microsoft, tot de conclusie dat ruim 80 procent van hun vierduizend leden 100 tot zelfs 200 procent duurder uit zou zijn. Reden voor de NGN om Microsoft een open brief ‘op poten’ te sturen. De softwaregigant verweerde zich door te stellen dat zijn plannen over het algemeen niet goed begrepen werden. Wie de juiste berekening maakte, wat weliswaar een complexe zaak was, zou inzien wel degelijk goedkoper uit te zijn. Begin juni gooide de Microsofts eerste man, Steve Ballmer, op bezoek in Nederland olie op de golven door in het Congresgebouw ten overstaan van een groot aantal dealers te verklaren dat het nieuwe licentiebeleid voor de meeste klanten goedkoper zou uitvallen; alleen klanten die slechts eens in de vier jaar upgraden (nieuwe versie van software aanschaffen) zouden duurder uit zijn. En na enig aandringen moest Ballmer toegeven dat dan sprake kan zijn van een prijsverhoging van zo’n 60 tot 100 procent. Hij benadrukte echter dat slechts een zeer klein percentage van zijn klanten een upgrade- cyclus van meer dan 3,5 jaar hebben. ‘Niet waar’ riep de NGNogenblikkelijk. Volgens Ron Onrust, bestuurslid van de NGN, ligt de gemiddelde upgrade-cyclus van de NGN-leden op 3,8 jaar. In Nederland bleef het behoudens de protestbrief van de NGNoverigens rustig. De ministeries van Justitie en Binnenlandse Zaken kondigden aan zich op hun contracten met Microsoft te beraden, maar dat waren uitzonderingen. Gematigde reacties “Onder de grote Nederlandse bedrijven is gematigd gereageerd”, aldus Emiel Putman, manager van Corporate Software in Nederland. Deze firma is wereldwijd actief als adviseur op het terrein van softwarelicensering, en rekent in Nederland de top honderd van het bedrijfsleven tot zijn klanten. Als reden voor de gematigde reacties bij grote bedrijven, voert Putman aan dat de financiële consequenties voor hen over het algemeen overzichtelijk zijn. Corporate Software maakt rekenmodellen voor zijn klanten. Uit die rekenvoorbeelden blijkt dat klanten niet voor grote verassingen komen te staan. “Een groot aantal van hen heeft een ‘Enterprise Agreement’ en ten opzichte daarvan verandert er niet veel”, aldus Putman. Volgens hem is vooral bij bedrijven die geen beleid ten aanzien van Microsoft hebben gedefinieerd, beroering ontstaan. “Zij worden nu gedwongen een aantal zaken op een rijtje te zetten en schrikken wellicht.” Die schrik is terug te voeren op het besef dat nu bij veel bedrijven doordringt, dat het in de toekomst niet meer zo makkelijk is even een pakketje Microsoft in gebruik te nemen. Tot op heden was het betrekkelijk eenvoudig om een oude versie van Microsoft-software te upgraden naar de meest recente uitvoering en zo een aantal versies over te slaan. Die methode om de softwarekosten te drukken wordt nu afgesneden. Het zal ook even slikken zijn voor bedrijven die het niet zo nauw nemen met hun licentiebeleid en makkelijk even snel een pakket installeren zonder daarvoor de vereiste licentie af te sluiten. “Neem van mij aan dat een hoop firma’s bang zijn dat de BSA bij hen binnenvalt”, zegt R.H. Richie, configuratiebeheerder bij een firma met enkele honderden werkplekken. “Bedrijven die nu ineens veel moeten betalen hebben hun zaakjes niet op orde en hebben waarschijnlijk jarenlang te weinig betaald.” Die mening wordt maar wat graag onderschreven door Erwin Visser, marketing Manager van Microsoft. Volgens hem bevindt ons land zich ‘onder de olijvengrens’, wat betekent dat het illegaal gebruik van software bij bedrijven hoger is dan in landen als Italië en Spanje. Deze praktijken worden met het nieuwe licentiebeleid van Microsoft in elk geval minder makkelijk. Extra werk Los van de vraag of zij hun administratie wel of niet op orde hebben, systeembeheerders zien door de stappen van Microsoft in elk geval een grote hoeveelheid werk op zich afkomen. “Als we de plannen van Microsoft volgen, kunnen we van elk pakket vaker dan voorheen een nieuwe release installeren. Daar zit ik absoluut niet op te wachten”, stelde een systeembeheerder op een bijeenkomst van de NGN in Ede. Zijn opmerking oogstte veel bijval. Het installeren van nieuwe Microsoft-software is vanwege het aanpassen van allerlei macro-programma’s een klus die bij een onderneming van een beetje omvang maanden in beslag kan nemen. “Elke twee jaar een nieuwe versie van Microsoft Office of Word installeren is ‘a hell of a job”, zegt Ewoud Schouten, één van de IT-managers van Arcadis, die 2500 pc’s onder zijn beheer heeft. Hij vindt het ‘van de zotte’ dat Microsoft dit zomaar even kan dicteren. “Niemand hier had dit op de begroting staan.” Desondanks heeft Arcadis recent de nieuwe licentievoorwaarden geaccepteerd en een contract ter waarde van 4,5 miljoen gulden met Microsoft afgesloten. Met die overeenkomst kan het bedrijf drie jaar vooruit. Ronald Nienhuis, inkoper bij Arcadis, vindt dat een vooruitzicht waar hij prima mee leven kan. “Ik heb nu voor drie jaar een overzicht van de kosten. Voorheen werd links en rechts van alles aangeschaft en dan krijg je altijd met onvoorziene uitgaven te maken. Bovendien had ik geen zicht op wat de werkmaatschappijen deden. Dat is nu allemaal centraal geregeld.” Maar niet iedereen denkt er zo makkelijk over. “Wij waren van plan volgend jaar nieuwe software aan te schaffen, maar worden nu gedwongen daar veel eerder een besluit over te nemen”, zegt Eric Beernink, systeembeheerder van ruim tweehonderd pc’s bij de Stichting Kinder en Jeugd Psychiatrie Oost Nederland. Ook hij erkent dat het geen kwaad kan dat Microsoft je dwingt een aantal zaken op een rijtje te zetten, maar de tijdsdruk zit hem dwars. Meer nog dan de 287.000 gulden die zijn stichting moet betalen om volledig gelicenceerd te worden. “Sinds mijn aantreden hier, ruim een jaar geleden, heb ik erop gewezen dat we licenties te kort kwamen en dat dat op orde moest worden gebracht. Daar is op de begroting al rekening mee gehouden. De vraag waar we nu voor staan is of we voor Software Assurance gaan of voor een andere optie. Daarvoor zou je eigenlijk drie jaar vooruit moeten kunnen kijken, maar dat is hier nauwelijks mogelijk. Op dat punt zou ik wel wat meer tijd willen hebben.” Niet moeilijk doen Volgens Erwin Visser van Microsoft zal zijn bedrijf niet moeilijk doen als klanten door de ’deadline’ van 1 oktober, of vanwege de ruimte op hun begroting in de problemen komen. “We zullen altijd proberen daar een mouw aan te passen. Over dit soort problemen willen we graag met onze klanten in gesprek komen.” Overigens hebben zich volgens Visser nog maar weinig partijen gemeld. “Met de top-300 van het Nederlandse bedrijfsleven praten we één op één en van die kant zijn de reacties over het algemeen positief.” Met de kleinere klanten ‘praat’ Microsoft via zijn dealers of met organen als de NGN. Met deze partij is Microsoft nu regelmatig in contact om hen van informatie over de nieuwe licentievoorwaarden te voorzien. De NGNontwikkelt voor zijn klanten een rekenmodel om voor hen inzichtelijk te maken welke financiële consequenties de nieuwe licentievoorwaarden voor hen hebben. “Ik geef hen alle input die nodig is, want ook wij hebben er baat bij als dat model zo duidelijk mogelijk wordt”, aldus Visser. Over de opstelling van de NGN en de ingezonden brief wil hij slechts kwijt dat het de discussie gepolariseerd heeft. “Dat maakt het lastig om de emoties uit het verhaal te halen. Een discussie puur over inhoud en cijfers is haast niet meer mogelijk.” Overigens zet Visser vraagtekens bij de bewering van de NGNdat de upgrade-cyclus van hun leden 3,8 jaar zou zijn. “Onze gegevens wijzen op een kortere cyclus bij het merendeel van onze klanten, ook bij de groep die de NGN vertegenwoordigt. De bewering dat ze allemaal veel duurder uit zullen zijn klopt volgens mij gewoon niet.” Bovendien denkt Visser dat bedrijven in de toekomst daadwerkelijk naar een kortere upgrade-cyclus zullen gaan. “De strategie van Microsoft is gebaseerd op onze visie op.Net (dotnet). Daarin staat centraal dat software steeds meer naar service verschuift en dat maakt dat klanten zaken als nieuwe versies van software veel makkelijker accepteren.” Dat bedrijven en meer in het bijzonder systeembeheerders door het nieuwe licentieprogramma nu een grote hoeveelheid werk over zich heen krijgen erkent Visser graag. “Dat moeten we in de toekomst beter doen”. Hetzelfde geldt volgens hem voor het aankondigen van de nieuwe licentiepolitiek. “Dat had wel wat meer gestroomlijnd gekund.” Wie de juiste berekening maakt, ziet volgens Microsoft al snel in dat het nieuwe licentiebeleid goedkoper uitpakt. Het bedrijf geeft wel toe dat de berekening behoorlijk complex kan zijn.