Beste informatie staat op achterkant sigarendoos
De beste informatie staat waarschijnlijk op de achterkant van een sigarendoos. Vanwege de omvang en complexiteit kunnen de meeste organisaties hier niet mee uit de voeten. Waar voor eenmalige berekeningen een sigarendoos of spreadsheet kan worden gebruikt, is voor het periodiek informeren van managers over de bedrijfsresultaten een consistente wijze van gegevensverwerking vereist. Dan kun je niet meer om grote IT-systemen heen, zoals Enterprise Resource Planning (ERP).
Deze systemen lijken soms een paard van Troje, zodra je het niveau van de vlotuitziende demo voorbij bent, de stofwolken van implementatie zijn opgelost en je de maandelijkse onderhoudsfee moet betalen. Zeker als je naast zo’n ERP-systeem nog tientallen en soms honderden andere IT-applicaties hebt, en toch ook nog op één A4-tje wilt zien hoe je de afgelopen maand hebt gedraaid en wat de winstprognoses zijn.
Enerzijds zijn er technische en administratieve applicaties zoals bijvoorbeeld netwerkinformatie- en billingsystemen (zoals bij energie- en telecommunicatiebedrijven) en hypotheeksystemen (zoals bij banken). Ingewikkeld, branchespecifiek en vaak in eigen beheer gebouwd. Anderzijds zijn er ERP-systemen in de markt om de planning en de administratie van een organisatie te ondersteunen. Deze meer generieke IT-systemen zijn in alle sectoren voor planning en administratie te gebruiken. Maar voornamelijk in de industrie – waar ERP zijn oorsprong vindt – kunnen ook echt alle modules van zo’n ERP daadwerkelijk ingezet worden. In andere bedrijfstakken speelt dat ERP-systemen eenvoudigweg niet alle bestaande functionaliteit van branchespecifieke systemen kunnen overnemen. Interfaces tussen alle systemen zijn dan noodzakelijk, wat gevolgen heeft voor de betrouwbaarheid en snelheid van informatie.
Eén overzicht
Laten we eens kijken welke issues er spelen, zowel door de ogen van de ontwerpers als door die van de gebruikers. Want werken met bestaande ERP-systemen betekent dat verschillende soorten informatie gecombineerd moeten worden. Invoering van nieuwe ERP-systemen impliceert de aanschaf van een specifiek managementinformatiesysteem en het inrichten van een zogeheten ‘information warehouse’. Hierbij speelt dat data-extractie en vervolgens het bewerken van de gegevens tot één overzicht een kostbare aangelegenheid kunnen worden. Zo dit al mogelijk is. Twee voorbeelden:
• Vaak zijn systeemlandschappen ontstaan en niet ontworpen. Tegen de tijd dat men binnen de organisatie gestructureerd gaat nadenken over de informatiebehoefte blijkt vaak dat de onderliggende systemen qua structuur verkeerd zijn ingericht. Zo kan het dat de systemen informatie over producten en regio’s vastleggen terwijl er (inmiddels) behoefte is aan procesinformatie over de regio’s heen.
• Managers worden bijvoorbeeld aangesproken op hun integrale verantwoordelijkheid voor het ‘purchase to pay’-proces maar krijgen geen sturingsinformatie over binnenkomende facturen, waar de bottlenecks in het proces zitten en wie daarover zijn aan te spreken.
Managers raken gefrustreerd. Enkele reacties: “Er gaan bakken met geld naar die ICT-jongens en als ik wat vraag kunnen ze het niet leveren.” “Miljoenen hebben we geïnvesteerd om dit ERP-systeem te implementeren maar ik krijg nog steeds de overzichten niet waar ik om vraag.” “Hoe kan ik deze tent sturen als ik de informatie niet heb?”
Het antwoord op deze problematiek is niet gemakkelijk. Anders zouden er immers wel veel meer organisaties kort na de invoering van een ERP-systeem ‘up and running’ zijn met informatievoorziening. Maar wat zijn dan wel succesfactoren?
• Veel gemaakte fouten zijn dat men alleen naar productontwikkeling kijkt, alleen een nieuw besturingsmodel beziet, uitsluitend met efficiencyverbetering bezig is of naar de IT kijkt. Een organisatie ontwikkelt zich pas goed als besturing, processen en producten en systemen in samenhang worden ontwikkeld.
• Het is hierbij belangrijk om ontwerp en invoering (denken en doen) te scheiden. Elk van de twee fasen vereist een andere mindset en aanpak, zowel bij de eigen mensen als bij de externe partijen die hierbij betrokken zijn.
Advies
Het is voor een algemeen of ICT-manager belangrijk zich te laten ondersteunen. Bijvoorbeeld door second opinions rond implementatieplannen en het creëren van functiescheiding binnen het project, bijvoorbeeld door het vastleggen van een onafhankelijke quality assurance (QA). Adviezen van adviseurs met geen enkel ander belang dan het bedrijfsbelang zijn belangrijk. Eerst ontwerpen, dan bouwen. Bij het verbeteren van de bedrijfsinformatie is het daarom belangrijk eerst de stekker uit het ERP-systeem te trekken – wel na het versturen van de facturen natuurlijk.
Drs. Koen Perik RC en drs. Michiel Weverink RE RA zijn beiden als directeur verbonden aan Palladio (www.palladio.nl).
Niet alles zit in Sap