Gemeenten moeten dringend euro-testen uitvoeren

Dat valt bijvoorbeeld af te leiden uit de woorden van Nol Hendriks en Erwin Flipse van de afdeling coördinatiezaken Financiële Informatievoorziening (Cofiv) van het Ministerie van Financiën. Zij richten zich op de bewustwording van gemeenten waar het de euro betreft. Flipse: “Gemeenten voelen zich in grote mate afhankelijk van een beperkt aantal leveranciers. Maar bij de euro is het veel minder het geval dan bij het millenniumprobleem, dat de oplossing wel van de leverancier komt.” Uiteraard moet de leverancier van gemeentelijke software – in de meeste gevallen zal dat Centric of Roccade Civility zijn – zijn software aanpassen, zodat er probleemloos bedragen in euro’s mee verwerkt kunnen worden. Maar daarmee zijn de IT’ers van de gemeenten er nog lang niet. De belangrijkste struikelblokken zijn de koppelingen tussen systemen onderling en het converteren van de databases. “Zo moet bijvoorbeeld overwogen worden of de historische gegevens geconverteerd moeten worden”, zegt Flipse. “Dat kan veel werk opleveren en daarvan is men zich vaak niet bewust. Die bewustwording proberen wij te bevorderen.” De specifieke aandacht voor gemeenten verklaart Flipse vooral uit het feit dat gemeenten verantwoordelijk zijn voor maatschappelijk vitale processen: de Bijstand, OZB, huursubsidie enzovoort. Tijd dringt De ministeries van Financiën, Binnenlandse Zaken, Sociale Zaken en de VNG kwamen in mei met een ‘Handreiking testen euro voor gemeenten’, waarmee gemeenten en gemeentelijke instanties aan de slag kunnen. De tijd dringt, want de deadline voor het afronden van de tests van geconverteerde systemen is door het Landelijk Euro Gemeenten Overleg (Lego) vastgesteld op 1 oktober. Die ogenschijnlijk vroege datum is geen overbodige luxe, menen Flipse en Hendriks. Uit de meest recente rapportages en contacten met gebruikersverenigingen en de VNG over de euro-vorderingen bij de gemeenten, komt een gemengd beeld naar voren. Zo hadden zij op 1 april dit jaar de realisatiefase afgerond moeten hebben, om een begin te kunnen maken met het testen. “Een heel grote groep gemeenten heeft die normplanning niet gehaald”, zegt Hendriks. Vooral de sociale diensten wekken zorg, met een score van slechts 30 procent. “Maar daar zijn de normen wel wat scherper gedefinieerd.” De normplanning voor europrojecten is een jaar of twee geleden al afgestemd met de twee belangrijkste leveranciers van software voor gemeenten, Centric en Roccade Civility. Flipse: “Gemeenten hebben vaak niet de notie dat er capaciteitsafspraken met de leveranciers vastgelegd moeten worden. Vooral voor het draaien van de conversies zullen gemeenten graag gebruik willen maken van de ondersteuning van de leverancier. Het is dus belangrijk om deze zomer nog te testen.” Flipse is over het algemeen tevreden over de samenwerkingsbereidheid van de leveranciers. Op 1 april moesten bijvoorbeeld de aangepaste pakketten uitgeleverd worden. “Dat hebben ze, een enkele uitzondering daargelaten, gedaan en dat was niet voor alle pakketten even makkelijk.” Tevredenheid overheerst ook bij Hans de Bruijn, woordvoerder van de gebruikersvereniging Roccade Civility en in het dagelijks leven werkzaam bij de gemeente Huizen. “Het is zeer goed samen opgegaan en Roccade luistert goed naar de zaken die wij inbrengen”, zegt hij. Gemakzucht De Bruijn maakt zich wel zorgen over gemakzucht bij de gemeenten. “In dit geval moet er verschrikkelijk veel werk gedaan worden door de gemeenten zelf en daar maken we ons toch wel een beetje zorgen over. Je zal zien dat er straks allerlei verminkingen in de bestanden ontstaan en als je dat niet tijdens het testen ontdekt dan heb je rond de jaarwisseling echt een probleem.” Het gaat om werk dat buiten de ‘pakketverantwoordelijkheid’ van de leverancier ligt. “Het socialedienstsysteem hangt bijvoorbeeld aan een boekhoudsysteem en daar zitten allerlei vierkantscontroles op. De vraag is of dat allemaal goed gaat. En als er nog wat aan het systeem moet gebeuren is drie maanden natuurlijk bijzonder kort. Ook de feitelijke inmplementatie zal nog heel wat voeten in de aarde hebben.” Hans Smit van de Centric-gebruikersvereniging constateert ook dat zijn leverancier zich inspant. “Ik denk dat er met name per applicatie een goede communicatie is. Op dat niveau wordt voor de kleinere gemeenten veel huiswerk voorkomen. Maar de wat meer coördinerende rol vind ik minder uit de verf komen.” Centric zou volgens Smit best wat actiever kunnen communiceren wat de door gemeenten te ondernemen acties zijn op het niveau van bijvoorbeeld de integratie van pakketten en de conversie. De gebruikersvereniging van Centric speelt ook zelf een actieve rol door met een enquête de gemeenten verder te stimuleren en zicht te krijgen op de ‘zwarte gaten’. Hij bevestigt het beeld dat ook Hendriks en Flipse hebben: “In zijn algemeenheid denk ik dat de signalen redelijk kloppen in de zin dat de grotere gemeenten redelijk veel op de rit hebben staan of al uitgevoerd hebben, meer dan de kleinere. In Alkmaar hebben we het redelijk op de rit staan. Ik zie kleinere gemeenten bij ons komen die vragen of ze op ons mogen leunen.”