Meeste spam komt van collega’s

Van de e-mailberichten die binnen bedrijven worden verstuurd, is 34 procent overbodig, zegt Gartner. Medewerkers zijn gemiddeld 49 minuten per dag bezig met het beheer van hun elektronische post. Een kwart van de ondervraagden besteedt echter meer dan een uur per dag aan het lezen en sturen van e-mails. Slechts 27 procent van de berichten vraagt onmiddelijke aandacht van de medewerker. Roddels, grappen en andere onproductieve e-mails over binnen het bedrijf gevonden en verloren voorwerpen, kettingbrieven, viruswaarschuwingen en dergelijke, kosten werknemers veel tijd. Dit soort mailjes noemt Gartner ’occupational spam’. Door de beroepsmatige spam in te dammen, kunnen bedrijven de tijd die medewerkers aan elektronische post besteden met 30 procent omlaag brengen. Bestrijding van beroepsmatige spam is lastig omdat er geen filter bestaat dat onderscheid kan maken tussen relevante en niet-relevante e-mailberichten. Gartners onderzoeksdirecteur Neil MacDonald, auteur van het rapport, zegt dat overmatig gebruik van de ’reply all’-knop in het e-mailprogramma en antwoorden die uit twee woorden bestaan, fout zijn.” Volgens Bart van den Hooff, docent aan de Universiteit van Amsterdam en deskundige op het gebied van e-mailcommunicatie, leidt interne spam tot steeds meer irritatie. „Je hebt enerzijds de echt onzinnige mailtjes, bijvoorbeeld de solidariteitsbetuigingen aan het Cubaanse jongetje Elian in Amerika. Anderzijds is er de minder bewuste interne spam in de vorm van blinde cc-tjes. Een bedrijf dat het wil tegengaan moet bewustzijn bij de medewerkers kweken. Dat kan met een gedragscode bijvoorbeeld. Ook is het goed om het initiatief bij de lezer in plaats bij de verzender te leggen, door berichten op een bulletinboard te zetten. Gartner adviseert bedrijven een e-mail productiviteitsprogramma, met instrumenten voor samenwerking op het intranet. Voorbeelden daarvan zijn ’chatrooms, bulletin boards en instant massaging’.