Chaotische archieven algemeen beeld
De laatste tijd blijkt in bijna alle gevallen dat traditioneel beeldbeheer steeds meer geld kost en dat de destijds met zo veel zorg opgezette systematiek niet houdbaar blijkt. Archieven worden chaotisch, incompleet en het toenemende aanbod van nieuw beeldmateriaal is niet meer te verwerken. Specialistenwerk Pieter Paul van Oerle, directeur van het nog jonge bedrijf MediaMaximizer, herkent dit probleem in één oogopslag. Niets is zo lastig als het systematisch opbergen van beeldmateriaal. Want in welke hangmap berg je de glossy print of dia op waarop een zitbank in het bos onder een blauwe lucht met witte wolken te zien zijn? In de map ‘zitbank’, ‘bos’, ‘blauwe lucht’ of ‘witte wolken’? Wie een foto van een zitbank zoekt, zal deze nimmer in de map ‘witte wolken’ zoeken. “De oplossing van dit probleem is het Asset Management System (ASM): het onderbrengen van alle beelden in een digitaal archief”, vindt Van Oerle. “Efficiënt beeldbeheer is specialistenwerk en vereist de inzet van moderne technieken die veel bedrijven zich niet willen of kunnen permitteren.” Uitbesteden van beeldarchieven aan een gespecialiseerde ASP geeft bedrijven die met hun beelden worstelen, uitzicht op voordelen en kostenbesparingen. De kostenbesparingen kunnen direct al worden toegespitst op het lokaliseren, dupliceren en distribueren van één beeld. “In de traditionele situatie bedragen de kosten per beeld voor zoeken, dupliceren, digitaliseren en (internationaal) verzenden tussen de 200 en 300 gulden per beeld”, aldus Van Oerle. “Uitbesteed aan de ASP en op 7x24 uurs basis via een extra- of intranet beschikbaar gesteld aan de afnemers, loopt dat bedrag terug naar enkele tientjes.” Andere kostenbesparingen komen uit hergebruik van beeld. Daarmee wordt voorkomen dat beeld wordt ingekocht dat eerder al is ingekocht en bij hergebruik aanzienlijk goedkoper is. Kennisbank Het product dat MediaMaximizer als ASP aanbiedt, omvat de totale keten van het beeldbeheer in een ASM: het overnemen van beeldarchieven van de klant, ordenen, scannen, beschrijven, invoeren, beveiligen, online beschikbaarstellen, onderhouden tot en met de financieel-administratieve afhandeling en het relatiebeheer in het verlengde daarvan. MediaMaximizer zegt met zo’n tweeduizend beelden per week over de grootste scanning-capaciteit van Nederland te beschikken. Tien beeldanalisten beschrijven de beelden op trefwoorden en/of boomstructuren waardoor het vinden van elk beeld wordt gegarandeerd. Om dit mogelijk te maken heeft MediaMaximizer een ‘conceptselector’ ontwikkeld. “Dit is een soort kennisbank”, licht Van Oerle toe. “Trefwoorden krijgen gedefinieerde betekenissen, synoniemen, homoniemen en hun vertalingen in zes talen. Wie als zoekwoord ‘bank’ opgeeft wordt gevraagd of hij een zitbank, een zandbank, een financiële bank, enzovoorts bedoelt. Het zoekwoord ‘zitmeubel’ zal ook het beeld van de zitbank opleveren. De conceptselector houdt ook explosies van zoekstructuren naar andere talen in toom als bijvoorbeeld het zoekwoord ‘kop’ de gezochte drinkkop oplevert maar ook een behacup.” Via intra- of extranetten worden de digitale beeldarchieven toegankelijk gemaakt. Gevonden beelden worden in lage resolutie (gif, jpg) getoond en kunnen in drukkwaliteit (tiff) worden gedownload en direct administratief worden afgehandeld. De mogelijkheid om beeldmateriaal op cd-rom af te nemen bestaat ook maar is volgens Van Oerle meestal duurder dan downloaden. Levering op cd-rom moet pas worden overwogen als de tijdsdruk dat toelaat en als geen bandbreedte voor het downloaden van grote beeldbestanden beschikbaar is. Volgens Van Oerle bedraagt de download-tijd van een beeld op drukkwaliteit vaak minder dan tien minuten. Geautomatiseerd beheer Een gebruiker van MediaMaximizer’s ASP-diensten is StudioEU, een intermediair tussen beeldafnemers en fotografen. “We hebben ruim dertigduizend beelden van uiteenlopende aard in de database maar als een klant niet snel en gemakkelijk kan vinden wat hij zoekt, dan heb je daar helemaal niets aan”, zegt e-commerce manager Wilco Turnhout van StudioEU. “Onze filosofie is dat beelden op de ‘achterkanten’ zijn beschreven en dat de zoeker aan de ‘voorkanten’ met natuurlijke taal moet kunnen bevragen. Ons zoeksysteem is opgezet in samenwerking met specialisten, onder andere van TNO en documentatieconsultants van Reekx in Groningen.”” Behalve van een efficiënte zoekmethode aan de voorkant is een bedrijf als StudioEU ook afhankelijk van goed beheer aan de achterkant. Aangeboden beelden door fotografen en fotobureaus worden kwalitatief beoordeeld, beschreven en gecategoriseerd. De beschrijvingen worden in het natuurlijke taalnetwerk ondergebracht. Gebruik wordt gemaakt van MediaMaximizer’s conceptselector voor de natuurlijke taalverwerking die betekenissen van ingevoerde woorden onderkent. Beeldsignalementen en query’s zijn daardoor in elke van de zes talen verwerkbaar. Turnhout: “Aan de voorkant zien we de klant zoeken, vinden en zijn bestellingen plaatsen in zijn shopping basket. Aan de achterkant komt dan een beveiligde documentenstroom op gang. Alleen voor de contante betaling maken we gebruik van de server van een andere organisatie. Na accordering wordt de klant naar de afhaalbalie gebracht. Intussen heeft de webapplicatie die de zoekfunctie en de transactie heeft gefaciliteerd, een XML-bericht voor een order aangemaakt. Die order gaat naar het MAS die het bestelde product uit het beeldarchief haalt, de gevraagde conversie uitvoert en het tiff- of jpeg-bestand klaarzet voor downloaden of branden op cd. De volledig geautomatiseerde beheercyclus wordt afgesloten met een XML-bericht bestemd voor ons factureringssysteem.” Fietsen Het eerste bedrijf dat zojuist een overeenkomst heeft gesloten met MediaMaximizer is Giant Bicycles Europe in Lelystad met driehonderd dealers in Nederland en vijftienduizend dealers wereldwijd. De fietsenfabrikant heeft een groeiende database van enkele duizenden beelden aangelegd. De technische tekeningen en foto’s van producten en onderdelen zijn bedoeld voor interne en externe publicaties zoals advertenties, brochures, factsheets en handleidingen. Daarnaast worden de dealers van beeldmateriaal voorzien bij het samenstellen van hun eigen productbrochures en –catalogi. “De afgelopen jaren hebben we digitaal beeld op cd’s verzameld en vele honderden bestaande foto’s gescand”, zegt Violet Liu, Electronic Communication Manager van Giant. “Zoeken naar beeld in SQL werd steeds moeizamer. Het onderbrengen in een Oracle-database en het beheer plus de beelddistributie bewegen zich meer en meer naar het IT-vakgebied. Uitbesteden is voor ons logisch uit een oogpunt van doelmatigheid, kostenbesparing en infrastructuur.” Liu spreekt van een ‘uitstekende oplossing’ nu dealers en andere afnemers door de ASP via internet op tijd worden voorzien van opgevraagd beeld. Nu is dat een tijd- en arbeidsintensieve procedure die via brieven, telefoontjes of e-mails en in antwoord daarop met verzamelcd’s en diskettes wordt afgehandeld. Dit jaar hoopt Giant het extranet voor bestellingen, afleveringen en orderverwerking te integreren in een nieuw ERP-systeem.