Claimgedrag nekt integratie

Concreet betekende dit dat organisaties tot dan toe nog veelal bezig waren met het naast elkaar organiseren van data (met behulp van Business Intelligence: BI) en content (met behulp van Enterprise Content Management: ECM). Volgens Forrester en Gartner moesten deze twee informatiesilo’s ‘ontmanteld’ worden om een integrale benadering van informatie mogelijk te maken. Inmiddels werd hun IT-gerelateerde boodschap ondersteund vanuit de business: zowel McKinsey als Accenture kwamen met eigen onderzoeken waaruit bleek dat informatie een steeds belangrijker rol gaat spelen in het opbouwen van concurrerend vermogen. Het betreft dan met name de snelheid en het gemak waarmee relevante informatie op het juiste moment beschikbaar is.
De IT-wereld is door de jaren heen wat voorzichtiger geworden met het snel adopteren van nieuwe trends en mogelijkheden. Veel organisaties willen eerst meer zekerheid over de volwassenheid van een bepaald gedachtegoed alvorens over te gaan tot implementatie. Een aantal indicatoren kan worden toegepast om deze volwassenheid te bepalen; een zeer voor de hand liggende is de beschikbaarheid van daadwerkelijke oplossingen. Een complete ‘out of the box’-oplossing voor EIM zal niet snel ontstaan, maar opvallend is wel om te zien hoe – na de grote consolidatie in de ECM-markt – vorig jaar de grote platformleveranciers hun slag sloegen op de BI-markt. Met name een partij als IBM lijkt vaart te maken met het vervolmaken van het portfolio, getuige de acquisities van onder andere FileNet (ECM) en Cognos (BI). De investeringen die gedaan worden in hun ‘information on demand’-strategie worden in de pers breed uitgemeten. Maar ook Oracle (overname Stellent en Hyperion) en SAP (overname Business Objects) laten zich niet onbetuigd. Veel trendwatchers zullen echter aangeven dat een markt pas echt volwassen is als Microsoft zijn toetrede doet. Of misschien is het wel andersom, het toetreden van Microsoft brengt een bepaalde volwassenheid naar de markt, al is het maar omdat daarmee ook de mogelijkheid ontstaat een tot dan toe specialistisch toepassingsgebied optimaal te integreren met de zo vertrouwde Office-omgeving. Vorig jaar liet Microsoft MOSS2007 (SharePoint) vol op de markt los, en de buzz was niet van de lucht. Met SharePoint als oplossing voor de grote gemene deler van de EIM-behoefte ontstaat snel draagvlak voor het geïntegreerd ontsluiten van data en content voor informatiewerkers. Hoe groot deze gemene deler exact is, zal moeten blijken. De zwaardere ECM- en BI-leveranciers staan klaar om hun systemen onder SharePoint te koppelen en de Proof of Concepts zijn niet van de lucht.
Met het serieus worden van de markt ontstaat bij leveranciers van (deel)oplossingen en diensten de behoefte om in deze markt een positie te veroveren. En dat resulteert in een bijzondere vorm van claimgedrag, waarin vanuit beide onderliggende vakgebieden (ECM en BI) het nieuwe EIM-domein toegeëigend wordt. Als dit claimgedrag één ding duidelijk maakt, is het wel dat niet alleen data en content in silo’s worden beheerd, maar dat BI en ECM als vakgebied zelf ook als silo’s naast elkaar opereren. Er bestaat nauwelijks een gemeenschappelijk vocabulaire. En visies over EIM worden in sommige gevallen sterk vanuit een van beide vakgebieden geformuleerd, kennelijk met het doel het voortbestaan van het eigen vakgebied te garanderen. De grootste misser hierin is dat EIM het voortbestaan van BI of ECM helemaal niet bedreigt. EIM vergt alleen een andere benaderingswijze van het onderwerp informatie, waarin het onderscheid tussen data en content pas gemaakt wordt op het moment dat daarvoor geschikte systemen worden geïmplementeerd. EIM behelst het vanuit de informatiebehoefte redenerend neerzetten van oplossingen (zowel organisatorisch, procesmatig als technisch) die de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste afnemer geven.
Genoemd claimgedrag vertroebelt de discussie over het niveau waarop integraties tussen BI en ECM moeten ontstaan. Zonder kennis te nemen van het andere vakgebied formuleren zowel BI- als ECM-specialisten de ideale oplossing. Niet verrassend speelt het eigen vakgebied een dominante rol in het ontsluiten van de totale informatiebehoefte. De ECM-gemeenschap claimt dat ECM bij uitstek het vakgebied is gericht op het procesmatig en gecontroleerd ontsluiten van informatie, terwijl de BI-gemeenschap aangeeft de enige te zijn die data-analysemogelijkheden kan bieden voor de informatiewerker. Beide claims zijn niet onterecht, maar vormen op twee manieren een obstakel voor het realiseren van een EIM-oplossing. Ten eerste gaan deze claims voorbij aan de vraag welke aspecten van BI en ECM vanuit het perspectief van de informatiewerker het zwaartepunt zijn. Oftewel: natuurlijk zijn er relevante functionele verschillen tussen beide vakgebieden, maar welke zijn daadwerkelijk van belang met het oog op de doelstelling van het ontsluiten van informatie? De ervaring leert dat er geen standaard beste keuze is. Alleen een analyse van de exacte informatiebehoefte kan hierop een antwoord geven. Dit antwoord zal per specifieke klantsituatie anders zijn.
Ten tweede bemoeilijken deze claims een feitelijke studie naar integratiemogelijkheden en -wenselijkheden tussen BI en ECM. Om een integratieniveau te kiezen, moet bekend zijn welke mogelijkheden er bestaan. Door verschillende gesprekken met BI- en ECM-specialisten ontstaat al snel het beeld dat er grofweg vier integratiemogelijkheden bestaan (zie kader). Nadere analyse leert dat een van die mogelijkheden eigenlijk nooit de voorkeur zal verdienen, en dat is die waarbij content en data al in de bron middels metadata gekoppeld worden. De andere drie mogelijkheden blijken in essentie allemaal goede resultaten op te leveren, maar de uiteindelijke keuze wordt bepaald door het exacte inzicht in de informatiebehoefte zoals die bestaat. Daarna kunnen technische overwegingen de laatste nuancering geven.

Paul Baan (paul.baan@vlc.nl) is directeur Enterprise Content Management bij VLC. Mathijs Kreugel (mathijs.kreugel@vlc.nl) is directeur Business Intelligence bij VLC.
integratiemogelijkheden