Defensie houdt ERP-kandidaten aan het lijntje

Na de “request for information” is uit de rij pakketleveranciers een shortlist gemaakt van vier bedrijven: SAP, Baan, Oracle en IFS. De afgelopen maanden hebben zij geworsteld met een achttal ’business-cases’, defensiepraktijksituaties waarin zij de capaciteiten van hun pakket moeten tonen. De oproep van het Plein om de business-cases te demonstreren, laat echter op zich wachten. Volgens de tekst van de aanbesteding had begin dit jaar met de werkzaamheden begonnen moeten worden. De eerste stap in de verwervingsprocedure, een document naar de Tweede Kamer waarin de behoefte van defensie wordt verwoord (DMP-A), is echter nog steeds niet verstuurd. Ook is uit de twaalf combinaties van dienstverleners die zich voor de implementatie hadden ingeschreven nog steeds geen shortlist gemaakt. De uiteindelijke keuze van zowel pakket als dienstverlener wordt pas gemaakt na de “request for proposal” op basis waarvan de kandidaten zich moeten kwalificeren. De DMP-A, die al verschillende malen werd aangekondigd laat nog enkele maanden op zich wachten volgens defensiewoordvoerder Sierk Nawijn. ”We mikken nu op begin voorjaar, maar het zou ook enkele weken, of zelfs enkele maanden later kunnen worden.” De RFP volgt pas na goedkeuring van de Kamer. De kandidaat dienstverleners en leveranciers laten in een officiële reactie weten het uitstel te betreuren, maar ook te begrijpen. “De materie is buitengewoon complex en besluitvorming bij de overheid is ingewikkelder dan binnen het bedrijfsleven.” Volgens een ingewijde wordt er echter flink gemopperd. ”De kosten die de voorbereiding met zich mee brengt lopen alleen maar op. Bovendien zorgt verdere uitstel ervoor dat de procedure straks kruist met de verkiezingen en de formatie. Dat zal alleen nog maar meer uitstel tot gevolg hebben.” Ab Frohwein, director public sector bij SAP, zegt begrip te hebben voor de vertragingen, maar geeft toe dat uitstel geld kost. ”We moeten flink kosten maken omdat we expertise beschikbaar moeten houden en alle tussentijdse vernieuwingen in de software steeds weer in de business-cases moeten implementeren.” Pink Roccade gebruikt de tijd nuttig, volgens Leon Fock. ”We proberen kennis te vergaren, we praten met de leveranciers, we helpen met de business-cases en we brengen in kaart welke mensen we wanneer nodig zulllen hebben.” De voortdurende vertragingen brengen een stroom van geruchten op gang. De verkoop van DTO die op het programma staat zou de procedure verwarren. Tenslotte beheert de Defensie Telematica Organisatie tot nu toe de systemen binnen defensie en zijn de kandidaten voor overname deels dezelfden als die voor de implementatie hebben ingetekend. Volgens woordvoerder Nawijn staan de twee trajecten los van elkaar. ”Ook is nog geen besluit genomen of het beheer van het ERP-pakket al dan niet naar DTO gaat.” Defensie zou nu pas inzien welke druk de implementatie op de organisatie geeft omdat de beste mensen in de back-office jarenlang bezig zullen zijn met het aanpassen van de processen. Een anonieme bron meldt onenigheid binnen defensie. “De landmacht wil nog het liefst morgen beginnen, maar de marine en de luchtmacht voelen er weinig voor.” Nawijn wil slechts kwijt dat ’de complexiteit groter is dan verwacht’. ”Alle stappen moeten zorgvuldig doorgenomen worden en binnen de verschillende geledingen moet overeenstemming zijn over de eisen die aan het pakket gesteld worden.” Defensie heeft een gedwongen gedaantewisseling ondergaan sinds de val van de Berlijnse muur. De organisatie was ingericht op de grote veldslag tegen de Oostblok-legers op de Duitse heide. Nu dicteren vredesmissies de agenda. Rode baretten, F-16’s en marineschepen moeten inzetbaar zijn bij meerdere brandhaarden op verschillende continenten. Het parlement moet snel op de hoogte kunnen worden gebracht van de voortgang van de operaties en de kosten hiervan. In verschillende rapporten van onder andere de inspecteur-generaal van de Krijgsmacht en de president van de Algemene Rekenkamer werd geklaagd dat de informatievoorziening bij het ministerie van defensie tekort schiet. In het Defensie Informatie Voorzieningsbeleidsplan, dat het ministerie als aanzet tot de oplossing van de problemen vorig jaar naar de Kamer stuurde, speelt ERP een sleutelrol. De minister is nu bijvoorbeeld nauwelijks in staat de kamer tussentijds te informeren over de kosten van vredesoperaties. Dat het om een buitengewoon complexe implementatie gaat, daar zijn alle betrokkenen het over eens. De kandidaten voor de uitvoering vormden dan ook allemaal combinaties van expertise. Zo trekken Cap Gemini, Ernst&Young en CMG, normaliter concurrenten, met elkaar op en sloeg Pink Roccade de handen in een met KPMG. IBM, Atos-Origin en PwC Consulting werken vaker samen onder de naam Sigma. Cap Gemini en CMG werkten voor de business-cases zelfs exclusief samen met SAP, tot verwondering of ergernis van de andere partijen. ”Het is vreemd om twee trajecten samen te voegen die defensie juist uit elkaar heeft gehaald. Wij zorgen dat we het werk kunnen uitvoeren met alle vier de pakketten,” meent Lex Sigterman, bestuursvoorzitter van PwC Consulting Nederland. ”Ik vraag me af of die partijen zich het kunnen veroorloven om exclusief samen te werken op gebied van kennis en beheersing in zo een complex proces,” aldus Leon Fock van Pink Roccade. Patrick Rikken van CMG echter meent dat bij een dergelijk omvangrijk en technologisch vernieuwend project samenwerking in een vroeg stadium noodzakelijk is. ”Wij koppelen pakketkennis aan defensiekennis. Daarin hebben we substantieel geïnvesteerd. Dat zou niet met vier pakketten kunnen. Defensie ziet ook de noodzaak om een correlatie aan te brengen.” Frohwein van SAP nuanceert de exclusiviteit. ”Wij wilden de proceskennis van de defensiepraktijk van onze partners inbrengen in de business-cases. Bij de defensies van andere landen is dat niet anders gegaan: in Denemarken werken we samen met IBM, in Zwitserland met Compaq en in Finland met Siemens. Maar alle andere partijen kunnen ook SAP leveren. We hebben ze ook allemaal over de vloer gehad.” Een ERP-implementatie voor uiteindelijk 30.000 werkplekken bij defensie heeft heel wat voeten in de aarde, weet Jan van Dellen van Baan. ”Bij een bedrijf blijft afleveradres A altijd A. In de business-case wordt een out-of-area situatie beschreven waarbij het logistieke transport naar eenheden in voormalig Joegoslavie niet meer over zes maar over drie schakels moet gaan. Daarbij wil defensie van een systeem van kasverplichting naar een baten-lasten stelsel waarbij niet meer vooraf een budget wordt vastgesteld en achteraf de balans wordt opgemaakt, maar waarbij continue de vinger aan de pols wordt gehouden. Uiteindelijk moet het proces ook kostenbesparing en een hoger rendement opleveren.” De functionaliteit moet al zoveel mogelijk in het standaardpakket zitten, volgens Van Dellen. ”Geen enkel pakket heeft een honderd procent ’dekkende fit’, ook al omdat je moet aansluiten op de standaarden voor command and control van defensie. Belangrijk is daarom dat de software en architectuur open zijn en makkelijk te integreren met de defensiestandaarden.” Sigterman wijst op het configuratiebeheer. ”Wanneer een vliegtuig wordt uitgezonden moet je met een druk op de knop van alle onderdelen de levensduur kunnen opvragen, het verwachte aantal vlieguren en de omstandigheden, zodat je weet welke onderdelen meegestuurd moeten worden. Van operationele eenheden in het veld moet je realtime de bevoorrading bij kunnen houden. Al die processen, van 38 organisaties moeten op een ERP-backbone geserviced worden.” De enorme kosten voor de operatie komen voor een groot deel voor rekening van het op maat maken van de software, het bouwen van interfaces voor aanwezige legacy-apparatuur en de onvermijdelijke technische en inhoudelijke changemanagement. Dat laatste vormt de sleutel tot succes volgens Rikken van CMG. ”Onze ervaring heeft geleerd dat het slagen van een dergelijk project binnen de organisatie van de klant de beste mensen moeten worden vrijgemaakt voor het begeleiden van die processen.” CMG weet uit ervaring om hoeveel mensen dat ongeveer gaat, maar beschouwt dat als commercieel vertrouwelijke informatie. Bij de vredesoperaties in Eritrea bleek dat ITsystemen van defensie niet optimaal op elkaar afgestemd waren. Bijvoorbeeld de medische gegevens van de betrokken manschappen moesten op papier naar Afrika worden gestuurd omdat de onderliggende systemen niet goed met elkaar communiceerde. foto: anp