Defensie: Niets is meer vanzelfsprekend
De Militaire Inlichtingen en Veiligheidsdienst (MIVD) die op de verdiepingen onder Horst is gehuisvest heeft het begerig oog laten vallen op zijn panoramische vertrekken, weet de generaal-majoor. Ook DTO kreeg een forse bezuiniging, een taakstelling in het eufemistische defensiejargon, opgelegd toen in november werd besloten dat de organisatie niet buiten de deur gezet zou worden. Tenminste, tot 2005, want dan zou de ICT- organisatie opnieuw tegen het licht gehouden worden. In drie jaar tijd moet er 64 miljoen euro bespaard worden op de tarieven. Bij een jaaromzet van ongeveer 250 miljoen euro in 2002 komt dat neer op een tariefsverlaging van pakweg 8 procent per jaar. Uit de verschillende rapporten die de positie van DTO binnen of buiten de Defensie-organisatie behandelden bleek onder andere dat de ICT-dienstverlener moeite had met de klantcontacten. Horst wijt dat deels aan de onzekerheid waarin de organisatie lang verkeerd heeft. "Dat speelde in de tijd dat DTO zich moest klaarmaken voor een eventuele aanbesteding. Die discussie heeft twee jaar geduurd. Wij stonden met ons mooiste pak in de etalage, maar dat betekende wel dat we met onze rug naar de klanten stonden. Nu is er duidelijkheid en is de blik weer naar binnen gekeerd. Overigens moet iedereen lager in de Defensie-organisatie toegeven dat we onze ‘running business’, het applicatiebeheer, het technisch beheer en het in de lucht houden van de platformen, gewoon goed hebben uitgevoerd en nog steeds goed uitvoeren. Daarin doen we niet onder voor welke marktpartij ook." ‘Smart buyer’ DTO blijft gewoon bij Defensie maar krijgt wel te maken met een ‘smart buyer’: de Defensie ICT Uitvoeringsorganisatie (Dictu). Deze werd in het leven geroepen toen het uitbesteden van DTO een kwestie van tijd leek en Defensie toch nog enige expertise wilde behouden om te kunnen ‘sparren’ met de leveranciers. Echter DTO bleef en Dictu werd de nieuwe gesprekspartner. "Dictu moet nu de vraag vanuit de Defensie-organisatie gaan bundelen. De Defensie-organisaties hebben een beperkte vrijheid om niet strategische ICT-diensten op de markt in te kopen. Dictu gaat de werving uitvoeren. Als het gaat om strategische informatievoorzieningen, waarvan besloten is dat Defensie die in eigen huis wil houden uit oogpunt van betrouwbaarheid en beschikbaarheid, dan is DTO de ‘preferred supplier’. Ik houd niet van de term ‘gedwongen winkelnering’ omdat die veronderstelt dat de afnemer eigenlijk iets anders wil. Bij de niet-strategische ICT-diensten heeft DTO het recht een offerte in te dienen. Europese aanbestedingen zijn zo opgezet dat er altijd nog ruimte is voor inbesteding. Dat gebeurt dan natuurlijk gewoon op grond van prijs en prestatieverhouding." Hoewel DTO de tarieven fors omlaag moeten brengen en dat volgens eigen opgave tussen de drie- en vijfhonderd arbeidsplaatsen kost, levert een blik op de cijfers in de begroting zowel een stijging op van het aantal FTE’s (van 2023 nu naar 2523 volgend jaar) als van de omzet (van 215 miljoen euro in 2003 naar 266 miljoen euro in 2004). DTO neemt namelijk het werkplekbeheer over van de krijgsmachtdelen. In totaal gaat het om ongeveer 40 duizend werkplekken. "Het personeel dat die taak nu uitvoert, komt ook over naar DTO en wordt in onze organisatie ‘ingehecht’. Daarna gaan we die processen zo doelmatig mogelijk invullen met minder mensen. Dat betekent dat daar FTE’s wegvallen, maar dat wil niet zeggen dat dat allemaal mensen zullen zijn die van de andere organisaties zijn overgekomen. Daar zullen zeker ook DTO’ers bij zijn. Een deel van de personeelsreductie heeft al zijn beslag gekregen bij de reorganisatie van de telematica-afdeling die we van de landmacht hebben overgenomen. We hebben het aantal telefooncentrales teruggebracht tot twee, een in Den Haag en een in Ede. Daardoor zitten er nu ongeveer 25 man in het herplaatsingstraject." Een andere grote operatie die al op de agenda stond biedt een kans om een deel van de taakstelling uit te voeren. Major Upgrade Lan 2000, Mulan of zoals het project nu genoemd wordt: Mijn Uniforme Logische Aansluiting op het Net. "Mulan is gestart als noodzakelijke upgrade van het netwerk omdat het platform, Windows NT, vanaf volgend jaar niet meer ondersteund wordt. Door standaardisatie en technische beheertoepassingen kunnen we fors bezuinigen. Het aantal verschillende werkplekconfiguraties wordt teruggebracht tot twee, en een derde met extra toepassingen voor diegenen die vanuit hoofde van hun werk meer maatwerk nodig hebben. Vandaar ‘Mijn Uniforme Aansluiting’. Daarmee valt een behoorlijke besparing op beheer te realiseren, ook al omdat er veel meer op afstand kan worden gedaan." In het kielzog van Mulan kan ook het aantal servers worden teruggebracht. "Nu staan er nog zo’n 1600 tot 2000 servers op bijna tweehonderd locaties opgesteld. Dat moeten uiteindelijk drie à vier locaties worden." ERP Horst trad in april van dit jaar aan en kwam van de luchtmacht waar hij eerder nauw betrokken was bij de implementatie van SAP R3. "Wij zeiden wel eens schertsend tegen elkaar dat de KLU (Koninklijke Luchtmacht) de enige organisatie binnen Defensie is die iets van ERP weet." In zijn nieuwe functie krijgt hij weer met een ERP-implementatie te maken nu een invoering over de gehele Defensie-organisatie op de rol staat. "De regiepartner is inmiddels gekozen. Op dit moment is de pakketkeuze aan de orde. Wij kunnen niet als onderaannemer optreden, maar wij zullen als generieke defensiecapaciteit worden ingezet bij de uitrol van het project. Een deel zal op onze mainframes draaien en wij zorgen voor de toelevering op de werkplek, simpelweg omdat wij de hele keten in technisch beheer hebben." "Hetzelfde geldt nu al voor de uitrol van P&O 2000, het nieuwe HRM-systeem. Dat draait op onze systemen en wij doen het technisch beheer. Overigens geldt dat de implementatie van dergelijke ERP-systemen een zaak is van lange adem. Ik heb aan den lijve mogen ondervinden dat een ERP-implementatie vooral een organisatorisch vraagstuk is. Dat krijg je niet zomaar ingevoerd bij de vier krijgsmachtdelen. Dat betekent dat wij de bestaande omgevingen nog lang in de lucht moeten houden." Winnaar Op de Defensie-begroting is een groei over drie jaar geprojecteerd van 5 procent voor de omzet bij externe partijen. Onlangs kwam DTO als winnaar uit de bus bij een aanbesteding voor het beheer van werkplekken en verbindingen, en platformondersteuning bij de IND. Toch is Horst voorzichtig als het gaat om de kansen van DTO op de ‘openbare orde en veiligheidsmarkt’. "Met de krijgsmacht en Dictu kan ik overleggen over vraagontwikkeling, maar ik kan moeilijk iemand van buiten Defensie verplichten zaken met mij te doen. Dat streefcijfer van 5 procent is dan ook niet meer dan een intentie." Ook een samengaan met andere overheids-ICT-organisaties als ITO is volgens hem momenteel niet aan de orde. "De reden dat wij nu niet aan het fuseren zijn met PinkRoccade of een andere marktpartij had te maken met de eis vanuit Defensie om zelf over een aantal zaken te kunnen beschikken. Alsnog samenvoegen met een andere organisatie, ook al is dat binnen de Rijksoverheid, zou zeker geen onverdeelde steun krijgen. Bovendien zou een dergelijke brede shared-services-organisatie op enig moment op politieke of economische gronden weer te maken krijgen met een voorstel tot privatisering en dan heb je een RCC2. Wij zitten niet te wachten op dat soort herhalingen. We werken overigens wel nadrukkelijk sámen met politie en justitie, die van oudsher ook medegebruikers zijn van het Nafin-netwerk." Horst ziet de evaluatie over twee jaar met vertrouwen tegemoet. "Die taakstelling gaan we realiseren. Bovendien hebben we als DTO wel degelijk een toegevoegde waarde voor de operationele output van Defensie. Als het gaat om de ‘strategische vier’ missen we de factor concurrentie, maar ik nodig Dictu uit om regelmatig met onafhankelijke partijen langs te komen om onze diensten te benchmarken. Ik ben er zeker van dat wij een goede waarde vertegenwoordigen en dat Defensie ons in 2005 niet meer kwijt wil."