Er is meer dan Outlook

Voor nieuwe IT-projecten geldt hier inmiddels de norm dat wie geen aanpak overweegt die op Linux is gebaseerd, zijn huiswerk moet overdoen.”
In Nederland zet onder meer het Amsterdams Uitbureau Zarafa in, sinds augustus 2005. Het bureau telt tachtig medewerkers in het uitbureau en onderhoudt tevens werkplekken voor nog eens twintig anderen op verschillende plekken in het land. Daarnaast heeft het Uitbureau licenties in reserve, bedoeld voor tijdelijke mailboxen, speciaal voor acties en prijsvragen. Ook wordt de mailserver gebruikt door alle ander uitbureaus in Nederland.
Het uitbureau zet Zarafa in voor mail, het beheer van persoonlijke agenda’s, het maken afspraken, plannen van vergaderingen, takenlijsten en adresboeken.
Sjoerd Oostdijck, IT-verantwoordelijke bij het uitbureau: “Hiervoor draaiden we Toltec, maar dat werkte voor geen meter. De eerste test met Zarafa was meteen goed. Invoeren voor de hele organisatie was eenvoudig, en het draait al maanden prima.”
Bij het uitbureau draait de mail- en groupware op een vorig jaar overgebleven 64-bit systeem, nu voorzien van Linux-distributie Debian. “Het kon ook op Red Hat, maar Debian hadden we al in huis.”

Synchronisatie
Een andere zeer tevreden Zarafa-klant is IT-dienstverlener 1a First Alternative, uit Delft, dat de mail- en groupware vervolgens als dienst aanbiedt aan andere bedrijven. Volgens Hanc de Bokx is Zarafa vooral interessant voor bedrijven die meer dan één mailserver nodig hebben. “Want dan wordt Bill [Gates’product - red.] heel gauw duurder.”
Eén server inrichten maakt Zarafa nauwelijks goedkoper dan Exchange. Een licentie voor vijf gebruikers kost 300 euro, 150 euro minder dan de MKB-versie van Exchange. Maar voor 500 euro, levert Microsoft al een hoop extra’s mee, vertelt De Bokx. “Aanschaf van server, installatie en onderhoud echter, daar wint Zarafa het, omdat het draait op Linux.”
Net als het Uitbureau werkte 1A First Alternative voordat het aan Zarafa begon, met iets anders dan Exchange. “Wij hadden Openexchange. Dat werkt echter slecht met Outlook samen. De plug-in die zorgt voor de synchronisatie liep na een week of twee uit de pas.”
Het bedrijf heeft inmiddels alle klanten overgezet die Openexchange gebruikten. “Zarafa is robuust, stabiel, maar misschien nog incompleet. Offline-werken, voor iemand die zonder netwerk toch zijn e-mail wil bekijken, daarvoor moet ook Zarafa een pst-mailbusbestand aanbieden. Ook daar kan synchronisatie op den duur een probleem zijn. Connectux verbetert dat echter heel snel. Structureel zit hun product heel goed in elkaar.”
“Openexchange is nooit zo opgezet dat het perfect met Outlook kan werken”, verweert Gino de Jeu, van ICT-dienstverlener Nlcom in Maastricht het tot 2004 met Novell/Suse meegeleverde en nu verzelfstandigde Linux-pakket. “Klanten verwachten te vaak dat het er allemaal precies zo uitziet, met alle toeters en bellen.”
De Jeu verdeelt de Exchange-alternatieven in twee groepen: software begonnen als groupware of ‘collaboration tool’ die nu met een plug-in of connector samenwerken met Microsoft’s client Outlook. “Openexchange en Zimbra, die horen hiertoe. Het probleem van die plug-ins is, dat ze altijd achterlopen op Microsoft.”
De tweede categorie alternatieven zijn van meet af aan opgezet als alternatief voor Exchange, zoals Zarafa, aldus De Jeu. “Heeft een bedrijf voldoende aan werken via een webbrowser en zijn er maar een paar Outlook-gebruikers, dan pak je iets uit de eerste categorie. Gebruikt 90 procent Outlook, dan moeten ze in de tweede groep zoeken. Sinds we Zarafa inzetten, zien wij bij onze klanten alleen maar lachende gezichten.”

Drop-in
Een snel in de aandacht komend alternatief lijkt Postpath. Dit is afkomstig uit de Verenigde Staten en volgens de berichten van de fabrikant, in Europa snel stijgend in populariteit. “We zijn weliswaar een zeer jong bedrijf, maar onze verkooporganisatie heeft het hartstikke druk”, vertelt Eric Dumas vanuit zijn kantoor in Bulgarije en verantwoordelijk voor de verkoop in Oost-Europa, Duitsland en de Benelux. “Wij zijn goedkoper per gebruiker, het scheelt daarnaast geld voor opslag, voor besturingssysteem en voor machines. We gaan er vanuit dat onze zeer eenvoudige prijsstelling per gebruiker veel klanten zal aanspreken.”
“Postpath is een drop-invervanger voor Exchange”, vertelt John Knappers, IT-beheerder bij de Nederlandse vestiging in Moerdijk van afvalverwerker Remondis Argentia. “Je installeert het op een Linuxmachine, bij ons de distributie Centos, en daarop bootst het een Exchange data-directory na. Voor de eindgebruiker werkt het echt net als Exchange.”
Knappers begon een maand geleden met de applicatie en stelt er mail-, agenda- en andere toepassingen mee beschikbaar aan vijftig medewerkers in Nederland en België. Hij heeft geen angst voor toekomstige gebreken, als Microsoft iets verandert aan de instellingen van Exchange of Outlook. “Het gedraagt zich net als Exchange 2003 en dat loopt nog wel even door. Dat Microsoft dit product de voet dwars wil zetten, dat kan. Ik schat in dat de Postpath-programmeurs het snel bijbenen.”

Flexibele Nestor
Is Lotus Domino/Notes een alternatief voor Exchange? Eerder andersom, IBM’s server en client voor e-mail, agenda, afspraken, vergaderingen, takenlijsten zelfs applicatie-ontwikkeling is tien jaar ouder.
De nieuwste versie, 8, die deze zomer gaat verschijnen, moet het wat IBM betreft weer helemaal gaan maken, om te beginnen omdat voor het eerst zowel server als client platformonafhankelijk zijn. “Dat levert bedrijven een enorme flexibiliteit op”, vertelt Arjan Radder, bij IBM Nederlands de senior specialist voor Domino. “Bedrijven laten zich niet langer maar meevoeren met de Microsoft-stroom. Ze kijken naar alternatieven, naar open standaarden, willen een Service Oriented Architecture. Men wil van proprietary formats af.”
Hij stelt dat, met het oog op versie 8, een aantal grote internationale bedrijven de afgelopen tijd hun Exchange hebben omgewisseld voor Domino. “Vanwege die onafhankelijkheid.”
Domino biedt er een portaalingang mee naar ERP- en CRM-systemen. Dat moet helpen voorkomen dat medewerkers productiever kunnen worden, in plaats van verdwalen in applicaties en informatie.
Radder noemt daarnaast nog drie voordelen van Domino/Notes ten opzichte van Exchange. “Het is stabiel, veilig en de groupware en applicatie-ontwikkeling zit er van meet af aan in. Er zijn inmiddels meer dan tienduizend applicaties ontwikkeld voor Domino/Notes, van projectmanagement, patiëntendossier tot Customer Relationship Managementsystemen.”
De prijzen van de twee liggen niet ver uit elkaar, zegt Radder. “Voor die prijs krijg je met Domino een hoop extra.” Speciaal voor bedrijven van vijf tot duizend medewerkers, biedt IBM Domino Express, voor grotere bedrijven is er de Enterprise edition.

Groupwise
Een andere oudgediende is Novells Groupwise. Hier heeft Kees Bombeke, IT-beheerder bij het kinderopvangbedrijf Triodus in Den Haag, al jaren ervaring mee. Het bedrijf gebruikt het voor de medewerkers op kantoor en voor pc’s op de 50 vestigingen in Den Haag en omgeving. “Kindplaatsen, reserveringen, roosters, echt alles wordt hier per e-mail geregeld.”
Bombeke is sinds het eerste gebruik in 1989 enorm tevreden over Groupwise. “Het doet alles wat je wilt.” Hij roemt de stabiliteit: “Aanpassingen aan het systeem, dan gebeurt ongeveer één keer per jaar, meer niet.” Ook de veiligheid is een pré: “Ik doe wel wat aan virusbescherming, maar echt druk hoef ik me er niet over te maken.”

Alles in de database
Oracle biedt ook een alternatief, ingebouwd in de Oracle Application suite. Het kan de vergelijking met Exchange prima aan, vindt Jan Engel, manager professional service bij Triple-P in Vianen.
Alleen verknochte Outlookgebruikers zullen iets missen, de shared folders. Dat doet Triple-P op een andere plaats. Grootste voordeel van Oracle Apps: alles zit in de database. “Voor de gebruiker maakt dat uiteraard weinig verschil. Voor techneuten biedt dat een groot voordeel.”
“Oracle loopt misschien iets achter op de features die Microsoft met de nieuwste Exchange-versie biedt. Is dat erg? We kiezen ervoor om niet het standaardpad van dat bedrijf af te lopen.”
De prijs maakt ook wat uit, vertelt Engel. “Het is vele malen goedkoper. De licentie is goedkoper, de kennis eromheen weer wat duurde, maar uiteindelijk draait het voor een paar tientjes per gebruiker.” Wat ook scheelt is dat Oracle prima draait op Linux: “Vele malen goedkoper dan een machine met Windows.”