Gemeentearchivarissen met handen in het haar

Het beheerprogramma EDDA (Effectieve Digitale Duurzaamheid Amsterdam) is als een begin van een oplossing door het Gemeente Archief Amsterdam en VNG-dochter ODRP ontwikkeld. EDDA is sinds kort van de gemeente Amsterdam overgenomen door het softwarebedrijf Decos Software Engineering, dat onder de naam Decos EDDA de markt van de lagere en semi-overheden mee opgaat. De ongeveer 75 diensten, bedrijven en stadsdelen van de gemeente Amsterdam werken al geruime tijd met Decos EDDA. De eerste nieuwe belangstellenden voor de applicatie zijn de gemeenten Heerlen en Lelystad. Reusachtig “De digitale documentenbergen plaatsen de archiefwereld voor een reusachtig beheerprobleem”, zegt Carolien Schönfeld, Hoofd van de afdeling Verwerving en Concerndiensten van het Gemeente Archief Amsterdam. Het Amsterdamse Gemeente Archief werd zich al in een vroeg stadium bewust van deze problematiek. Volgens Schönfeld wordt dit bewustzijn nu gedeeld door alle gemeenten, maar de archivarissen kijken met de handen in ’t haar tegen het probleem aan. “Als er niet snel iets aan de oude of ‘legacy-’ bestanden wordt gedaan, dreigt informatieverlies. Dat weet iedere stadsarchivaris, maar al gauw zal hij zeggen dat hij te klein is om zo’n taak in zijn eentje op te pakken.” EDDA is door ODRP in de schoot van de VNG ontwikkeld als een inventarisatie-hulpmiddel, een beschrijvende applicatie die deels automatisch, maar grotendeels handmatig met informatie moet worden gevuld. EDDA legt vast welke bestanden door welke applicaties en welke versies van die applicaties worden ondersteund. Veel gegevens moeten komen van slapende bestanden uit oude merkgebonden computersystemen met eigen bestandsformaten, die niet zijn geconverteerd naar gangbare systemen. Conversieslagen kosten tijd en geld en waar conversie niet meer mogelijk is, zou zelfs een vorm van reverse engineering moeten worden overwogen om die bestanden alsnog duurzaam te maken. “Het is een ernstige problematiek”, herhaalt Schönfeld, “maar er is een tussenoplossing mogelijk. Veel van dat oude spul kan op de ouderwetse manier aan papier worden toevertrouwd. Er is onderzoek gedaan door provinciale inspecteurs, dat aangeeft dat zeker 80 procent van de legacy-bestanden voorlopig op papier kan worden bewaard. Tegenwoordig wordt bijna alles met de computer gedaan en opgeslagen, maar dat betekent niet dat je alle informatie per se digitaal moet opslaan en bewaren. Dat doe je alleen met dynamische en semi-dynamische bestanden die geregeld worden geraadpleegd.” Spanningsveld Decos Software Engineering heeft Decos EDDA zonder betaling van Amsterdam overgenomen met de opdracht de applicatie te onderhouden en verder uit te bouwen. Zwaartepunt van EDDA zijn de rapportages over alle aanwezige digitale gegevensbestanden. “Voordat rapporten over de bestanden kunnen worden gegenereerd moet de applicatie met kennis worden gevuld aan de hand van vragen die EDDA stelt”, licht Bert Hendriks, directeur van Decos, toe. “Bij de gemeenten ligt het spanningsveld tussen de archivaris en de automatiseringsafdeling. De archivaris beheert papier, maar hij weet dat er ook digitale bestanden zijn die in kaart moeten worden gebracht. Meestal heeft de archivaris te weinig kennis van elektronische systemen, zodat hij voor zijn inventarisaties van de medewerking van systeem- en applicatiebeheerders afhankelijk is.” Decos werkt op de implementatietrajecten samen met onder andere het consultancy-bedrijf DOXiS Informatiemanagers, dat uit VNG/ODRP is voortgekomen. DOXiS heeft de kennis in huis om gemeentearchivarissen bij te staan bij het uitvoeren van de inventarisaties. “We zijn nu bezig EDDA verder uit te breiden”, aldus Hendriks. “Grotere gemeenten willen dat EDDA web enabled wordt, zodat een centrale archiefdienst inspecties bij de dienstkringen kan uitvoeren. Ook het beheren van e-mailberichtenstromen met het oog op de komst van digitale loketten staat bij de verdere ontwikkeling op de prioriteitenlijst. Tegelijk zal bij de ontwikkeling gelijke tred moeten worden gehouden met de voortgaande landelijke en Europese regelgeving.” Hendriks verwacht dat elk jaar een nieuwe versie zal worden uitgebracht om de archiefwetgeving op de voet te volgen. Potentiële klanten voor EDDA zijn volgens hem grote en middelgrote gemeenten, ministeries en lagere overheden als waterschappen. Kleine gemeenten die ook aan de Archiefwet zijn gebonden, zullen hun inventarisaties moeten uitbesteden. Een lastig probleem vormt de documentatie en registratie van e-mailberichten. Hendriks: “Daarover bestaat nog onduidelijkheid, ook in juridisch opzicht. Vooralsnog bepaalt de eindgebruiker de noodzaak van opslag en registratie in het document management system.” Concernbreed Heerlen is één van de eerste gemeenten die met EDDA aan de slag gaat om orde op digitale bestandszaken te stellen. Tom van Slooten, gemeentearchivaris van Heerlen en belast met het toezicht op het beheer van informatie, stelt vast dat er in zijn organisatie heel veel en ook steeds meer digitale informatie bestaat. “Ik constateer dat van de aanwezige digitale informatie weinig bekend is over hoe daar mee moet worden omgegaan”, zegt hij. “Er wordt veel opgeslagen en er wordt veel vernietigd. Dat laatste zou ik graag wat gecontroleerder zien gebeuren.” Van Slooten ziet EDDA helemaal zitten. Vanuit zijn archiefinspectie heeft hij een notitie geschreven om tot een bestuurlijk draagvlak voor de inventarisatie te komen bij de directeuren van diensten. In zijn notitie geeft hij aan dat het zicht op de digitale bestanden verloren gaat met als risico dat informatie wordt vernietigd die bewaard moet blijven en massa’s gegevens worden bewaard die nooit meer geraadpleegd zullen worden. “Elke gemeenteafdeling weet wel welke digitale bestanden zij heeft, maar gaat daar te gemakkelijk mee om. Ik wil EDDA in de gemeente Heerlen concernbreed inzetten. Ik wil ook dat het beheer bij het stadsarchief komt te liggen, zodat wij aan de hand van de Archiefwet beoordelen wat wel en wat niet bewaard moet worden.” Van Slooten heeft DOXiS niet benaderd voor de implementatie. Hij vertrouwt voorlopig op de eigen IT-afdeling. “Als onze IT-afdeling geen tijd of geen mankracht heeft, kan ik alsnog tot uitbesteding besluiten en wordt DOXiS een mogelijke kandidaat.” De vraag of Heerlen veel oude, slapende en wegzakkende digitale bestanden heeft die weer tot leven moeten worden gebracht, kan Van Slooten niet direct beantwoorden. “Het valt mee”, is zijn indruk. “Er zwerven hier nog wel heel veel WP-bestanden rond. Die zijn nog te lezen, maar ze zullen toch naar een veiliger omgeving moeten worden gebracht. Rare bestanden uit de Nixdorf- en IBM-tijd ben ik nog niet tegengekomen, maar wie weet welke lijken er straks nog uit de kast zullen vallen.” SeminarOp woensdag 27 juni wordt in Utrecht van 14.00 tot 17.00 uur een seminar georganiseerd waarbij inzicht wordt gegeven in het vraagstuk van betrouwbaarheid en duurzaamheid van digitale bestanden. Kosten voor deelname aan het seminar bedragen150 gulden per persoon.Belangstellenden kunnen zich aanmelden bij Decos, Angelique Selier,tel. 071 – 364 07 23 of angelique@decos.nl