Gemeentelijk Havenbedrijf durft risico met.Net aan

Enkele jaren geleden werd besloten de Sluizen en het Havenbedrijf in één organisatie onder te brengen om de afhandeling van schepen logistiek efficiënter te kunnen regelen. Het onderbrengen van de walradarstations tussen IJmuiden en Amsterdam is onderdeel van de nieuwe aanpak. Motief Als ‘global alliance partner’ van Microsoft bouwt Getronics het nieuwe havensysteem als turnkey-project in vijf fasen. De eerste fase, de opbouw van de basissystemen, moet in april 2003 worden uitgerold en gaat 1,5 miljoen euro kosten. Getronics is uiteraard ook in de markt voor beheer en onderhoud. De onderliggende hardware wordt een datacenter-oplossing van Compaq. Een betere en snellere afhandeling van schepen in een groeiend havenbedrijf is volgens havenmeester Jan Thiermann niet het enige motief geweest om de grote sprong van oud naar nieuw te wagen. “Het oude Wang-systeem loopt nu op z’n achterste benen en voldoet echt niet meer”, oordeelt Thiermann. “Moeizaam onderhoud en beheer is één ding maar er zijn andere aspecten die ons dwingen om met de tijd mee te gaan. Als regisseur van de Amsterdamse haven moeten we klantvriendelijk samenwerken met onze ruim 250 externe gebruikers. Dat zijn loodsen, agenten, verladers, vastmakers en sleepbootdiensten en in de toekomst ook met de douane en de Marechaussee. Met een web-based systeem en een extranet voor onze externe gebruikers hopen we dat te bereiken met in het achterhoofd de gedachte dat er uit synergie nog zo veel voordelen te halen zijn.” Regisseursfunctie Van de actuele informatie-uitwisseling met de externe gebruikers verwacht Thiermann zijn regisseursfunctie veel beter te kunnen uitvoeren. Resources als sleepboten, agenten en verladers zijn in Amsterdam nog niet bepaald schaars maar ook niet zodanig ruim voorhanden dat ze op afroep klaar staan. Externe gebruikers kunnen met hun bevoegdheden informatie uit het systeem halen in het voordeel van hun eigen primaire bedrijfsprocessen. Iets waar zij volgens Thiermann ‘ontzettend blij’ mee zijn. De autocarrier die enkele honderden personenauto’s komt lossen, kan niet in de wachtstand worden gezet. Andersom kost het veel geld als zo’n zestig afhaalchauffeurs uren lang klaverjassend moeten doorbrengen in afwachting van het af te meren schip. Beheercultuuromslag De nieuwbouw van het Amsterdamse HMS is voor Getronics één van de drie eerste grote projecten die in Europa worden uitgevoerd met het nieuwe ontwikkelplatform.Net van Microsoft. Met dit platform is nog weinig of geen praktijkervaring opgedaan. Gaat het Havenbedrijf Amsterdam kastanjes uit het vuur halen? “Misschien”, aldus Thiermann. “Maar de keuze voor.Net is een zeer bewuste geweest, in weerwil van bedenkingen binnen de eigen organisatie. Voor- en nadelen zijn zorgvuldig tegen elkaar weggeschrapt met als conclusie dat we het aandurven. Als belangrijk voordeel gold dat surfen op de golftop van de technologie de snelle veroudering en tussentijdse inhaalslagen op afstand houdt. Het is een les die van het nu verouderde centrale CESAR-systeem voor de afwikkeling en registratie van de scheepvaart hebben geleerd.” Ook over het toekomstig beheer van het nieuw te bouwen systeem is nagedacht, aldus Thiermann. Er loopt een stevige discussie over de vraag: zelf doen of uitbesteden. Uitbesteden ligt voor de hand maar niet voor de IT-organisatie van het Havenbedrijf. Thiermann: “Onze IT-organisatie is voortgekomen uit de kantoorautomatisering en doet alles het liefst zelf. Daar is een cultuuromslag voor nodig. Gecommuniceerd moet worden dat het functionele beheer van een kritisch 7x24 systeem waarbij ook nog de afhankelijkheid van anderen groot is, óók op een andere manier zou kunnen. Mijn mening is dat wij er zijn voor de kernactiviteiten en dat je anderen moet laten doen waar ze veel beter in zijn.” Uitbouw Volgens Thiermann moet deze discussie ook worden gevoerd tegen de achtergrond van de verdere systeemuitbouw. De centrale database moet worden ontwikkeld. Daarnaast komt een relatiemanagementsysteem. Verder moet een systeem voor het sluizenbeheer worden opgezet, voorlopig ‘stand-alone’ maar met de bedoeling ook deze toepassing in het grote managementsysteem te integreren. “Uiteindelijk, maar dan praat ik over een termijn van zeven jaar, zullen we naar een portnet-achtige constructie moeten toegroeien waarin de logistieke keten helemaal rond is wanneer daar ook Douane en Marechaussee in betrokken zijn. Een eerste spin-off van het nieuwe interactieve Haven Management Systeem is dat een einde komt aan een deel van de papieren documentenstromen die nu nog stapelsgewijs in het bedrijf rondgaan met alle vertragende gevolgen van dien. Een trauma volgens Thiermann. Veel komt per fax binnen zoals voorberichten van aankomst en reserveringsformulieren. Gestroomlijnd “Ik heb het over tientallen formulieren per dag. Dat kan echt niet langer zo. Die informatiestromen zullen straks in de achterliggende processen worden opgevangen en gestroomlijnd administratief worden afgehandeld, tot vreugde van ons zelf en tot die van de externe gebruikers.” Als voorbeeld van stroomlijning noemt hij de administratie van de zeehavengelden. Op het moment dat een agent een schip invoert, wordt op hetzelfde moment in het backoffice de factuur aangemaakt. Volgens Thiermann worden de automatiseringsverrichtingen van het Amsterdamse Havenbedrijf met belangstellende ogen gevolgd door grote broer Rotterdam, met name in het kader van de Elektronische Dienstverlening Overheid (EDO). Ook de Rotterdamse haven is aan modernisering en uitbreiding toe en moet EDO straks laten corresponderen met haar Haven Management Systeem. In zekere zin mag Amsterdam dan toch de kastanjes uit het vuur vissen.