Groove kan zich offline bewijzen
Als ad-hocoplossing kiezen betrokkenen vaak voor massaal rondgestuurde groeps-e-mails.
Microsoft wijst nu expliciet op Office Groove 2007 als dé oplossing voor dat probleem. Sinds de overname in maart 2005 van Groove Networks, het bedrijf van Lotus Notes-bedenker Ray Ozzie, heeft Microsoft relatief weinig gedaan om het product aan de man te brengen. Betere integratie met Windows SharePoint Services (waarbij informatie wél centraal wordt beheerd), een toegevoegde online-service, gelokaliseerde versies (waaronder een Nederlandse) en het ‘Office 2007’-stempel moeten daar verandering in brengen.
In essentie is Groove een peer-to-peer-programma (P2P) voor mensen die willen samenwerken. De software zet de te delen documenten, agenda et cetera in een ‘deelmap’ op de pc en synschroniseert die automatisch via een P2P-protocol dat lijkt op de wijze waarop nu veel muziek over het internet wordt uitgewisseld. De Grooveclient zorgt daarbij voor een sterke encryptie, het volgen van een vastgestelde workflow, een chatfunctie voor diegenen die online zijn en de presentatie van het geheel.
Naast de client dient de gebruiker overigens te beschikken over een abonnement op de ‘Groove-service’. Voor bedrijven is dat onderdeel van een volumelicentie en voor kopers van het losse pakket kost dat via Office Live Groove 80 euro per jaar. Die online-component van het Groove-aanbod biedt geen opslag – daarvoor dienen immers de pc’s van de deelnemers aan een project – maar dient als coördinatiepunt. Gebruikersaccounts, groepen, beleid en rechten worden hier geregistreerd. Ook kan de service tijdelijk informatie bewaren voor gebruikers die niet gelijktijdig online zijn en bijvoorbeeld het passeren van firewalls voor zijn rekening nemen.
Een alternatief voor de online dienst is een eigen Groove-server, waarmee een bedrijf onder andere meer grip krijgt op wat er inhoudelijk precies aan informatie wordt verspreid en waarmee ook integratie met Active Directory mogelijk wordt.
Microsoft heeft zijn integratie-inspanningen met name gericht op SharePoint (Office SharePoint Server en Windows Sharepoint Services), de eenvoudige informatieportal die wel centraal op een Windows-server staat, en waarmee Groove een zekere overlap heeft. Documenten uit Groove zijn nu vrij eenvoudig te publiceren naar Sharepoint.
In een voor de hand liggende integratie met Outlook is niet voorzien. Daardoor zal agendabeheer mogelijk op twee plaatsen dienen te geschieden. “Dat komt in een volgende versie”, belooft Hans van der Meer van Microsoft.