Het miskende rekenblad

• Bij de ontwikkeling van professionele systemen wordt geen rekening gehouden met de rekenbladen die op dat moment gebruikt worden.
Bij mijn voorbeelden gebruik ik Excel, omdat dat nu eenmaal het meest gebruikte rekenblad is, maar mijn opmerkingen gelden ook voor andere rekenbladen zoals Quattro-Pro of Lotus-123. Ik gebruik de Engelstalige versie van Excel, hoewel ik een groot voorstander ben van het gebruik van de Nederlandse taal, maar het maken van een Nederlandstalige versie van een rekenblad vind ik onzin. Wie Excel leert moet de namen van een aantal functies leren en dan maakt het niet uit of je een aantal getallen met Som of Sum moet optellen. Het gelijktijdig op orde houden van versies in verschillende talen is een lastig karwei en de daaraan bestede tijd kan nuttiger worden gebruikt.
De gebruikers kunnen we indelen naar hun kennis van rekenbladen en naar het gebruik dat ze ervan maken (voor een indeling zie figuur). Op de ‘standaardgebruikers’, en dat zijn de meeste gebruikers, valt weinig aan te merken. Zij maken eenvoudige berekeningen en gebruiken daarvoor meestal niet meer dan één werkblad. Zij zien vooral de grote voordelen van het rekenblad ten opzichte van de zakrekenmachine: de ingevoerde getallen blijven bewaard en kunnen worden aangevuld en veranderd, en je kunt ze ook nog eens gemakkelijk grafisch afbeelden.
Bij de ‘toeschouwers’ kan weinig fout gaan. Zij hebben veel kennis van rekenbladen, maar gebruiken die niet om zelf applicaties te bouwen. Tot deze groep behoren docenten en EDP-auditors. De ‘hobbyisten’ proberen met te weinig kennis complexe systemen op te bouwen. Net als wandelaars die zonder voorbereiding de bergen intrekken, zijn ze een gevaar voor zichzelf en anderen. De ‘experts’ hebben die kennis wel, maar ik vrees dat het aantal echte rekenbladexperts veel kleiner is dan het aantal experts in Java, C++ of PHP en dat veel mensen die zichzelf expert noemen eigenlijk hobbyisten zijn.

Slechte gewoonten
De onderstaande lijst is een vrij willekeurige opsomming van slechte gewoontes en daarbij moet ik nog toegeven dat ik ook geen echte expert ben, maar het gebruik van Excel geleerd heb door dingen uit te proberen en ‘Help’ aan te roepen. Bovendien zijn deze gewoontes alleen slecht bij ‘hobbyisten’, dus mensen die complexe rekenbladapplicaties bouwen.
1. Het achterwege laten van een beschrijving van een rekenblad dat aan anderen wordt overgedragen of door de maker zelf regelmatig gebruikt wordt. Deze beschrijving kan behalve in een afzonderlijk document ook in het rekenblad zelf staan, bijvoorbeeld in commentaar bij de in te vullen velden.
2. Niet weten met welk soort getallen men eigenlijk werkt, namelijk drijvendekommagetallen met een vaste relatieve nauwkeurigheid. Een getal kan dus decimalen hebben die niet op het rekenblad te zien zijn en dus kunnen berekeningen schijnbaar foute resultaten opleveren.
3. Het verwerken van constanten zoals rentepercentages in formules. Dan is moeilijk te zien welke constanten gebruikt worden en is het lastiger om het rekenblad te veranderen, omdat dan weer veel velden gekopieerd moeten worden.
4. Het onjuist of onvoldoende gebruiken van het dollarteken. Daardoor worden kolommen of rijen verkeerd gekopieerd of moeten formules na het kopiëren weer veranderd worden.
5. Te veel knippen en plakken. Als een kolom uit een werkblad in een ander werkblad gebruikt wordt is het verleidelijk die te kopiëren, maar een wijziging in het eerste werkblad werkt dan niet door in het tweede. Bij handig gebruik van functies als Match en Index is dat wel het geval.
6. Niet gebruiken van ‘protectie’ om velden te beschermen tegen welke invoer dan ook en ‘data-validatie’ om de toegestane invoer te beperken, bijvoorbeeld tot positieve gehele getallen onder de honderd.
7. Niet gebruiken van kleuren en fonts om de status van velden aan te geven. Het is bijvoorbeeld nuttig om regels op te stellen voor de kleur van velden die wel en velden die juist niet gewijzigd mogen worden.
8. Niet of onjuist gebruiken van opdrachten voor sorteren, filteren en data-analyse.
9. Onbekendheid met de mogelijkheden van formula auditing, waarmee je kunt zien welke velden via formules verband met elkaar houden.
10.Gebrek aan kennis van Macro’s, waardoor je bijvoorbeeld lange reeksen opdrachten om velden te formatteren steeds moet herhalen.
Het onderwijs in het gebruik van rekenbladen schiet te kort. Het wordt vooral gegeven op beroepsopleidingen en universiteiten en als ze zover zijn heeft minstens de helft van de leerlingen al met rekenbladen gewerkt. Aan die leerlingen zijn de eerste lessen van de docent niet besteed, ook al wijst die op zaken waar zij zelf nooit over nagedacht hebben. Aan de andere kant heeft de docent de handen vol aan leerlingen die de eenvoudigste beginselen maar moeilijk onder de knie krijgen en komt nooit toe aan het onderwijs in het opstellen van ingewikkelde rekenbladen. Verder heeft een rekenblad als Excel ook nog eens een enorme collectie functies waar de gebruiker een weg in moet leren vinden en de leertijd die daarvoor nodig is gaat weer af van de tijd die beschikbaar is voor het goed leren gebruiken van de basisfuncties. Ten slotte denk ik dat veel docenten onderwijs in rekenbladen een beetje beneden hun waardigheid vinden: zij geven liever les in een ‘echte’ programmeertaal als Java of in de principes van systeemontwikkeling.

Onderzoek
In de informatica geldt de merkwaardige regel dat een nieuwe techniek die direct kan worden toegepast, zoals het rekenblad, meestal geen voorwerp van onderzoek wordt. Als tegenhanger noem ik de relationele database, die pas een jaar of tien na de publicatie van het concept echt toegepast kon worden (het concept werd al in talloze artikelen en leerboeken behandeld). In de Nederlandse universiteitsbibliotheken is dan ook geen enkel proefschrift over rekenbladen te vinden, tegen tientallen over databases. Eerlijk gezegd denk ik ook dat een voorstel voor onderzoek in rekenbladen door iedere deskundige commissie voor ICT-onderzoek zal worden weggehoond. De weinige artikelen in wetenschappelijke bladen behandelen vooral empirisch en experimenteel onderzoek naar het gebruik van rekenbladen.
Als men een door hobbyisten gebouwd systeem door een professioneel systeem, meestal een standaardpakket, wil vervangen wordt het oude systeem vaak volledig genegeerd. Dat is een houding die bij ontwerpers wel meer voorkomt: stadsvernieuwers beginnen ook graag met het slopen van alle bestaande panden zodat ze een nieuwe ideale wijk kunnen ontwerpen. Zulke ontwerpers negeren echter de enorme hoeveelheid kennis die in de bestaande systemen is opgeslagen. De rekenbladapplicaties kunnen als prototype voor het nieuwe systeem worden beschouwd omdat de makers daarin hebben vastgelegd over welke gegevens zij beschikken, welke informatie ze willen hebben en hoe ze die willen presenteren. Meestal schort het bij die applicaties wel aan efficiëntie en betrouwbaarheid en dat is dan ook vaak de reden om een nieuw systeem aan te schaffen. Dat nieuwe systeem mag echter niet minder informatie opleveren dan het oude en het moet dus ook de mogelijkheid bieden gegevens naar de bestaande rekenbladen te downloaden. Die kunnen dus ook uitgebreide informatie voor het management verstrekken zodat de applicatie van de toekomst uit een combinatie van standaardpakket en rekenblad bestaat. Van miskenning van het rekenblad zal dan geen sprake meer zijn.

Dr. Rommert Casimir doceerde van 1971 tot 1985 Informatica aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en van 1985 tot 2003 Informatiekunde aan de Universiteit van Tilburg. Hij houdt zich momenteel bezig met bedrijfsspelen, end-user-computing en de geschiedenis van de informatica (rommert@lyngheidi.nl).