Meer doen met hetzelfde budget

Toch kan er met een andere visie op professionele automatisering ook voor een ander scenario worden gekozen. Door gewoonweg meer rendement uit het ontwikkelingsbudget te halen. Professioneel projectmanagement in combinatie met professionele ‘coaching on the job’. Er zijn tegenwoordig voldoende goede methodes voorhanden om projecten te kunnen managen en te besturen. Zo wordt nog steeds veel vertrouwd op het aloude SDM of een eigen variant daarvan, maar ook Prince II en varianten op Rad en DSDM hebben hun aanhangers gevonden. De realiteit leert echter dat het toepassen van deze methodes allesbehalve een garantie is voor een succesvol project. Blijkbaar is er nog iets aan de hand waardoor het succes niet zomaar gegeven is. Methodes zijn vaak gestoeld op een vergaand doorontwikkelde, maar met name zeer cognitieve manier om met de turbulentie van de dagelijkse praktijk om te gaan. Maar een hoog turbulente, complexe en stressvolle projectdynamiek laat zich niet zomaar rationaliseren door een methode die bestaat uit een van tevoren gedefinieerde stappen­ en deliverystructuur, hoe belangrijk deze elementen op zichzelf ook zijn. Totaalvisie Bovenop al die projectmethodes is het goed een overallvisie te hebben waar de te nemen stappen toe te herleiden zijn. Een totaalvisie die als een regenboog op hoog conceptueel niveau de samenhang weergeeft en waar de professionals tijdens de rit mee kunnen oefenen. Het voordeel hiervan is dat dit het ontwikkelingspad een stuk transparanter maakt waardoor de projectstappen logischer zijn te benoemen en door te geven aan derden. Het is niet langer de dwingende volgorde omdat de methode dit zo voorschrijft, maar veel meer een way­of­projectlife, een logisch bij elkaar horende en opeenvolgende serie activiteiten. Zo’n totaalvisie moet gebaseerd zijn op een aantal principes: • ­Een gedegen voorbereiding is het halve werk. Door eerst goed met alle betrokkenen na te denken en in kaart te brengen wat de essentie van de opdracht inhoudt en welke projectweg daarbij hoort, wordt voorkomen dat er tijdens de rit bijstellingen plaatsvinden die de ‘flow’ uit het project halen. De praktijk leert vaak dat er vooraf niet voldoende tijd en aandacht genomen wordt om het project in één keer goed neer te zetten, maar dat er achteraf altijd tijd, budget en aandacht is om de schade te repareren. Onderschatting van de complexiteit is een veel gemaakte fout. • ­Het scherp definiëren van de toekomstige situatie: maak zo concreet mogelijk waar het nu om gaat. Dit gaat een stap verder dan het goed specificeren van de eindtermen van het op te leveren product. Met name wordt aandacht geschonken aan de succescriteria achter de formele opdrachtdefinitie vanuit het perspectief van de opdrachtgever. • ­Het benoemen van realistische incrementen die vervolgens van achteren naar voren worden gepland. • ­Deze projectweg wordt bondig beschreven in een masterplan en gewaarborgd met randvoorwaarden die met de opdrachtgever worden afgestemd. Door deze gedegen voorbereiding is de kans aanzienlijk verkleind dat halverwege het traject blijkt dat de opdracht niet goed aansluit bij de probleemstelling van de organisatie dan wel dat het traject tot stilstand komt door ‘show­stoppers’ die in veel gevallen achteraf bezien wel te voorzien waren geweest. De extra investering vooraf betaalt zich in de uitvoering daarna dubbel en dwars terug. Tijdens de projectuitvoering gelden aanvullend nog een aantal praktische managementprincipes: • ­Door middel van een gesloten projectcontrolesystematiek wordt de voortgang (en/of de knelpunten) gemonitord. • ­Heel belangrijk is het om een strak stakeholdermanagement en conditiemanagement toe te passen, zonder rigide te worden en de realiteit uit het oog te verliezen. • ­Heldere projectlijnen en communicatie met zowel de projectleden als met derden voorkomt dat de projectbetrokkenen de weg kwijtraken. • ­Projectdeelnemers met een duidelijke zelfstandige opdracht creëren een maximaal beroep op het professionele verantwoordelijkheidsgevoel. • ­De opdrachtgever wordt actief betrokken op conceptueel niveau. • ­Het geheel wordt ondersteund door een goede systematiek van kwaliteitsbeheersing. Maar let op! Deze principes zijn niet meer dan een verzameling ervaringen uit de praktijk die helpen bij het vormgeven en structureren van een project. Ook deze visie geeft geen enkele garantie op succes. De persoonlijke inbreng van de desbetreffende professional is daarvoor veel te belangrijk. Training Wat goed bedacht en gestructureerd is maar slecht wordt uitgevoerd, zal tot mislukken gedoemd zijn. Voor een goede persoonlijke inbreng van de deelnemers is vaak veel training nodig. In de praktijk blijkt het ook daar nog wel eens aan te schorten. Toch worden de deuren bij de cursusinstituten platgelopen. Het is gebruikelijk dat een professional naast al zijn vaktrainingen ook getraind wordt in persoonlijke vaardigheden. Daarnaast zijn er in veel bedrijven ook nog persoonlijke coaches actief die buiten de reguliere setting om reflecteren op iemands persoonlijke groei. Aan dit model zit echter een belangrijke beperking. De training en coaching vindt niet ‘on the job’ plaats maar gaat ‘buitenom’. In de praktijk blijkt dat het rendement dan ook zeer beperkt is. Hierbij spelen een aantal factoren een rol: • ­In de trainingssituatie is veelal sprake van een enkelvoudige complexiteit. In de praktijk is dit nooit het geval. • ­In de praktijk is de stressfactor vele malen groter dan in een geconditioneerde omgeving. • ­Buiten de dagelijkse praktijk om is er meer gelegenheid voor de cursist om zijn eigen perceptie van de werkelijkheid te creëren en te koesteren. Vaak wordt door cursusleiders of coaches alleen gereageerd op de ‘werkelijkheid’ die de cursist aandraagt. • ­Directe feedback op real­lifesituaties is veel effectiever bij het leer­ en groeiproces van de professional. • ­Niet zelden wordt de complexe bedrijfssituatie door de coach of trainer als een ‘black box’ ervaren. Om echte verbeteringen te kunnen aanbrengen is het van groot belang dat de coach zelf veel ervaring heeft op het desbetreffende terrein. Hard en zacht Vaardigheden die geleerd worden in een situatie van alledag zullen veel beter en duurzamer blijven hangen dan in een cursussetting. In de actuele bedrijfssituatie is er weinig plaats voor vrijblijvendheid: de job moet wel gedaan worden. Het zorgen voor het bedrijfsbelang en het succesvol afronden van een complex project kan goed samengaan met het leren en ervaren tijdens de rit. Hard (methoden en technieken) en zacht (persoonlijke vaardigheid) in harmonie met elkaar leiden tot een duurzaam resultaat. De aanwezigheid van een professionele manager tijdens het project die zowel het bedrijfsbelang in de gaten houdt als de individuele coaching voor zijn rekening neemt, neemt veel van de genoemde bezwaren weg. Het zelflerend vermogen van de professionele organisatie kan zo van de grond komen. Vincent Willems is zelfstandig adviseur op het gebied van projectmanagement en professionele bedrijfsvoering (www.willems­mc.nl).