Openheid begint bij de inkoopfunctie

"Het denken over openheid moet anders", zegt Jeff Kaplan, inspirator en voorzitter van de Open ePolicy Group, sinds februari 2005 ondergebracht bij de universiteit van Harvard. Met een dozijn vertegenwoordigers uit verschillende landen, waaronder Paul Oude Luttighuis van het overheidsprogramma OSOSS (Open Standaarden en Open Source Software), stelde hij de Roadmap op. "Mensen in overheidsorganisaties denken vaak in silo’s - de software, het netwerk - maar ze moeten over de hele IT heen kijken." De Roadmap zet daartoe een aantal principes op een rij, legt uit hoe je eigenlijk aan de openheid van je ICT-ecosysteem kunt werken en geeft tenslotte een ‘maturity model’ en een serie praktijkvoorbeelden. "Zo ongeveer de helft van dit document is gericht op de IT-managers en de andere helft op beleidsmakende niet-IT-mensen. Als het om openheid gaat is het beleid alleen op dat laatste niveau te activeren", aldus Kaplan. Als voorbeeld gebruikt Kaplan graag het voorbeeld waar de Thaise vertegenwoordiger mee kwam. "Na de tsunami werd de hulpverlening gehinderd door het feit dat allerlei instanties die opeens moesten samenwerken hun informatie in een eigen formaat bleken bij te houden. Openheid werd opeens een nationale prioriteit." De ICT-ecosystemen bij grotere organisaties zijn vaak al een mengeling van bedrijfseigen, commercieel en open source, en zullen die diversiteit altijd blijven hebben, meent Kaplan. Erg belangrijk is dat open standaarden de boel bij elkaar kunnen houden. Waar het uiteindelijk om gaat is het faciliteren van samenwerking en dat kun je doen door altijd interoperabiliteit te eisen met behulp van bijvoorbeeld een open bestandsformaat als OpenDocument Format (ODF). "En als het om software gaat: stel de keuzevrijheid verplicht, niet een bepaald softwareontwikkelmodel." Het gaat nu al vaak mis bij de inkoop, betoogt Kaplan. "Die moet technologie- en merkneutraal beginnen, maar het probleem is dat de RFP’s (request for proposal) dat vaak al niet zijn. De sjablonen daarvoor gaan vaak al van bepaalde leveranciers uit en die namen moeten weg, om een ‘lock-in’ te voorkomen. Dat die inkoop zo werkt is historisch zo gegroeid. Traditioneel waren de leveranciers van nature bedrijfseigen. Nu de IT-industrie zelf verandert, verandert ook de toeleveringskant. Die wordt gemengd open- en closed-source. Maar de vraagkant moet ook zijn manier van zakendoen veranderen. En dat zakendoen concentreert zich op de inkoopafdeling. Daarom richten we onze aandacht daar sterk op." Dat overheden enerzijds openheid in IT belijden en vervolgens grootscheepse contracten afsluiten met Microsoft, is symptomatisch voor het probleem, meent Kaplan. "Het is een veelvoorkomend probleem. Een op openheid gericht beleid zonder de inkoopfunctie aan te pakken is gewoon een papieren tijger." Kaplan geeft meteen toe dat de opbrengst van dat soort beslissingen niet eenvoudig te meten is en dat overheidsmanagers zich net als hun tegenhangers in het bedrijfsleven bezighouden met de kortere termijn als het om IT-investeringen gaat, terwijl de voordelen van het streven naar openheid zich op de langere termijn openbaren. "We doen twee dingen. Het eerste is dat je beslissers niet alleen de waarde en de afweging in dollars moet voorhouden. De Roadmap geeft een beter beeld van de andere voordelen, wel op de lange termijn, maar belangrijk. Of het nu om controle over data gaat of betere interoperabiliteit, burgers zullen daar in toenemende mate blij mee zijn. Het tweede is de nadruk op de business cases. Overheden móeten gewoon business cases in het beslissingsproces inbouwen. Dat dwingt ze na te denken over die financiële én die andere aspecten, de indirecte kosten en voordelen. We spreken wel over Open ICT Ecosystems, maar daarin bevindt zich zowel open als gesloten technologie en die moet als geheel beter gemanaged worden. Dat is een kernboodschap van de Roadmap." Het ePolicy-project, waaruit de Roadmap is voortgekomen, wordt gesponsord door IBM en Oracle. Voor een volgende versie van het document hoopt Kaplan op bijdragen - zowel inhoudelijk als financieel - van veel meer bedrijven. "Toen ik twee jaar geleden begon sprak ik met een dozijn bedrijven. IBM en Oracle zeiden vrij snel dat ze mee wilden doen en ze wilden ook graag meteen beginnen." Microsoft wilde pertinent niet. "Maar dat is veranderd. Twee jaar geleden stond Microsoft heel anders in dit soort zaken dan nu. Nadat we de Roadmap begin september hadden gepubliceerd, kreeg ik binnen een week een brief van Microsoft en een telefoontje. De brief was een grondige beoordeling met plussen en minnen op de roadmap, waaraan zeker een half dozijn mensen had meegewerkt. Het telefoontje was een uitnodiging voor een bijeenkomst in Washington met zes mensen van Microsoft, waarvan twee mensen van het hoofkantoor die zich dagelijk met standaarden bezighouden. Het eerste wat die mij zeiden was ‘we willen betrokken zijn bij alles wat hierop volgt’."