Papierstroom belast bedrijven

Als vuistregel geldt dat een bedrijf 5 tot 15 procent van de jaaromzet uitgeeft aan de rondgang van documenten. Voor de onderzochte bedrijven komt dat neer op een totaalbedrag van 300 miljard euro. Van de ondervraagde managers zegt een op de vijf dat meer dan 60 procent van hun werktijd wordt opgesoupeerd door het werken met documenten. Bijna de helft (48 procent) geeft aan dat hun dagelijkse werk gehinderd wordt door de overvloed aan documenten die hun bureau passeert. Handmatig Een belangrijk probleem bij papieren documenten is de handmatige beheer en verspreiding ervan. Bijna eenderde van de managers zegt dat ze het idee hebben dat documenten niet op de juiste plek worden bezorgd. Ongeveer 60 procent van de ondervraagden zou het beheer van documenten wel willen uitbesteden. De mankracht in het eigen bedrijf schiet daarvoor te kort. Wel beschouwen zij het als een probleem dat uitbesteding extra kosten oplevert, zonder dat meteen duidelijk is wat die uitgaven opleveren. Op de vraag of geautomatiseerd beheer van documenten een mogelijke oplossing is, antwoord 80 procent van de ondervraagden positief. Wel geeft men aan dat het lastig zal zijn het rendement van zo’n investering te meten. Vrij breed leeft de opvatting dat de meetmethoden om een beeld van de ‘return on investment’ te krijgen niet optimaal zijn. Voor het vaststellen van de effectiviteit van ICT beschouwt men de tevredenheid van de eigen medewerkers als meest betrouwbaar. Overigens geeft ruim 8o procent van de medewerkers aan het onderzoek aan dat ICT de productiviteit in hun bedrijf heeft verbeterd. Ondanks deze overtuiging is minder dan de helft de menig toegedaan dat hun werk door de inzet van automatisering daadwerkelijk eenvoudiger is geworden.