Penny-wise and pound-foolish?

Het probleem ligt namelijk niet bij de lokale overheden, maar bij de landelijke overheid, die in haar beleid tekortschiet om efficiënt in te kopen. Elke gemeente is bekend met de zogenaamde basisregistraties conform het VNG-model. Op het gebied van bijvoorbeeld de bevolkingsregistratie, het vastgoed en de sociale dienst zijn er duidelijke (wettelijke) voorschriften en randvoorwaarden opgesteld waaraan de informatiesystemen moeten voldoen. Jaarlijks zorgt een groot pakket van (wettelijke) wijzigingen voor uitgebreide aanpassingen in de software. In het bedrijfsleven zorgt een goede inkoper van een groot concern dat hij omvangrijke (concernbrede) projecten aanbesteedt bij de aanbieder, die een goede kwaliteit levert tegen een goede prijs/prestatieverhouding. Op het gebied van softwareontwikkeling voor alle gemeenten (de eerder genoemde basisregistraties) vindt de centrale overheid dat alle gemeenten zelf maar op pad moeten gaan. Dit betekent veel dubbel werk, waarbij de kaders en randvoorwaarden zo sterk door de landelijke overheid zijn gedefinieerd, dat het soms weinig uitmaakt bij welke leverancier je het aanschaft. Gemeenten betalen zo te veel voor software. Immers Centric, PinkRoccade en Procura moeten elk voor zich dezelfde software, met dezelfde specificaties en randvoorwaarden bouwen. Omdat het particuliere bedrijven zijn en de aandeelhouders ook hun revenuen willen zien, is er een eenvoudig rekensommetje te maken: Uren maal uurtarief plus opslagkosten plus winst = de brutokostprijs (per leverancier!). De brutokostprijs gedeeld door het aantal klanten = de prijs voor de individuele klant. Met andere woorden, weinig klanten betekent een hogere prijs. En omdat de gemeentenmarkt beperkt is, betekent dit dus automatisch hoge prijzen. Dit wordt door de landelijke overheid over het hoofd gezien. Marktwerking (penny wise) noemt men dat. Eigenlijk lijkt dat meer op subsidiëring van het bedrijfsleven (pound foolish). Nog vervelender wordt het wanneer een gemeente na enkele jaren tot de conclusie komt dat zij door veranderende wetgeving of interne omstandigheden, van pakket moet wijzigen. In de praktijk blijkt dan dat veel gemeenten honderdduizenden euro’s kwijt zijn voor de implementatie van een nieuw pakket, dat in sommige gevallen slechts voor een beperkt aantal klanten nodig is. In het geval van de sociale dienst zijn omslagprijzen van meer dan 1.000 euro investering per klant niet vreemd en uiteraard drukt dit zwaar op de organisatie. De oplossing ligt voor de hand, maar wordt op diverse manieren tegengewerkt. Het landelijk aanbesteden van bijvoorbeeld de bevolkingsadministratie is een goed idee. Vanuit gemeenten wordt dit echter tegengewerkt. Elke gemeente vindt zichzelf anders en de vier grootste gemeenten claimen sowieso een ‘status aparte’. De landelijke overheid werkt tegen, omdat zij dit niet als haar taak ziet, maar wel eisen stelt tot op detailniveau. Vanuit het leveranciersperspectief is deze keuze een bedreiging. Immers, wie wint de order en wat gebeurt er met de verliezers? Of een landelijke aanbesteding een succes wordt hangt af van een aantal factoren; De afhankelijkheid van één leverancier wordt vaak als het belangrijkste tegenargument genoemd. Dit is een drogreden. Wanneer de aanbesteding zorgvuldig verloopt, is er een eerlijke concurrentieverhouding en afhankelijkheid is een zaak van onderhandelen. Belangrijk is bijvoorbeeld het intellectueel eigendom van de software en de wijze waarop deze gebouwd en te onderhouden is, goed softwaremanagement dus. Wanneer de landelijke overheid zorgt dat zij zelf de eigenaar is en goed toeziet op softwaremanagement, dan kan zij zelf contractueel bepalen wat zij wil en wat de looptijd van het contract is. Hiermee blijft het inkooptraject fris en open voor concurrentie. Concluderend kan gesteld worden dat wanneer de centrale overheid zijn taak hierin serieus neemt, er niet alleen bespaard kan worden op ontwikkelkosten van software, maar ook op de tijd die lokale overheden nodig hebben in selectietrajecten. Ing. A.J.M.G. Schampers is Hoofd Informatisering & Automatisering bij de gemeente Barendrecht.Bijdragen in de rubriek Opinie staan los van de redactionele opvattingen van AG. De redactie behoudt zich het recht voor artikelen te redigeren en in te korten. Bijdragen voor de rubriek kunnen worden gestuurd aan: ag@wkths.nl onder vermelding van ‘opinie’.