Procesbeheer steeds belangrijker
In discussies over de toekomst van de CIO (chief information officer) valt geregeld de opmerking dat deze beter plaats kan maken of zich omscholen tot de CPO, de chief process officer. Het belang van bedrijfsprocessen wordt immers steeds meer onderkend. De ISO 9001norm en het klantgericht denken zorgen ervoor dat het om het proces gaat, niet de manier waarop IT dat proces stroomlijnt. Coevering heeft een dertigtal in Nederland verkrijgbare pakketten onderzocht. "Er zijn er wel 70 of 75", zegt Richard Legierse van Coevering. "Er zijn veel leveranciers die uit de hoek van het kwaliteitsmanagement komen." Uiteenlopend Legierse signaleert de ontwikkeling die in de software is te zien. "De afgelopen jaren was het software die je in staat stelt inzichtelijk te maken hoe iedereen werkt. Nu ligt er veel meer nadruk op sturen. Het systeem geeft je de gelegenheid feiten naar boven te halen om processen aan te sturen." Een beschrijving die Coevering geeft van de soorten procesbeheersingssoftware die er zijn, maakt duidelijk hoe uiteenlopend de behoeften en oplossingen op dit vlak kennelijk zijn. De eenvoudigste vorm (de tekstverwerker daargelaten) is de software waarmee ‘flowcharts’ worden gemaakt. Die flowcharts zijn een middel om op statische wijze grafisch weer te geven hoe processen verlopen. Dit soort software gebruikt men veelal om de procedurele stappen te visualiseren, die in handboeken voor organisatie en kwaliteitssystemen worden opgesteld. Een stapje verder gaan de procesmodelleringstools. Die geven bijvoorbeeld medewerkers via een webbrowser toegang tot procesbeschrijvingen, verantwoordelijkheden en formulieren. Gegevens over de beschrijving van bedrijfsprocessen worden centraal opgeslagen, waardoor zeer beperkte analyses mogelijk worden. Procesmodelleringstools worden onder andere vaak gebruikt bij ERPimplementaties. Nog een stap verder gaat de software voor wat Coevering noemt ‘case handling’ en workflowmanagement. Daarbij werkt de software min of meer als een gegevensverwerkend systeem: de bedrijfsprocessen worden zodanig gemodelleerd dat ze geautomatiseerd kunnen worden. Dergelijke software vereist relatief de meeste organisatieaanpassingen. Waar Coevering overigens geen aandacht aan besteedt, is het soort extra procesbeheersingssoftware waar leveranciers als SAP en Baan dit jaar mee op de proppen kwamen.