Sportkoepel verlost verenigingen en bonden van IT­kopzorgen

ICT kan een hulpmiddel zijn voor het verwerken en regelmatig aan de sportbond doorgeven van ledenmutaties en wedstrijduitslagen, maar het blijkt vaker een last dan een lust. "Er zijn veel mensen in de sport bezig met taken die niet in de sport thuishoren en het is steeds moeilijker vrijwilligers te vinden", zegt IT­manager Henk Karman van NOC*NSF (Nederlands Olympisch Comité / Nederlandse Sport Federatie). Uit onderzoek concludeerde deze nationale sportkoepel ­ in breder verband bezig met het project Nederland Sportland Digitaal ­ dat die administratie beter en gestandaardiseerder kan en dat er duidelijke schaalvoordelen zijn te behalen door gegevens met centrale IT­middelen uit te wisselen. Maar bonden en verenigingen zijn zelfstandig en laten zich niet vertellen hoe ze moeten automatiseren. Autonoom Dat was de uitdaging waarvoor Henk Karman en programmamanager Alwin van Dijk zich twee jaar geleden geplaatst zagen. "Die bonden zijn autonoom", zegt Karman. "De invoering van een mega­ASP­model zou dat aantasten en dat is niet de bedoeling. Dan doet ook niemand meer mee." NOC*NSF besloot tot de bouw van een ‘communicatieplatform’ tussen de administratiesystemen van de bonden en de diverse pakketjes van de vele sportverenigingen." Dat kan PC­Ledenadministratie zijn van de Rabobank, een pakket van Davilex of een zelfgebouwd programma. Die applicaties moeten hun berichten doorgeven aan een ‘messagebroker’ van NOC*NSF, via een speciaal gebouwde autorisatie­ en authenticatielaag op XML­basis. Met het communicatieplatform zorgt NOC*NSF er eigenlijk alleen maar voor dat al die penningmeesters en andere administrateurs bij de verenigingen en de IT­medewerkers bij de bonden minder kopzorgen hebben. Voor de meeste gangbare pakketten die de verenigingen gebruiken is inmiddels een XML­interface gemaakt die zorgt voor het op eenduidige wijze doorsturen van mutatieberichten naar de juiste bond. Van Dijk: "Iedereen kan de specificaties krijgen waarin is vastgelegd hoe een bericht eruit moet zien." Karman: "We hebben met de meeste leveranciers van verenigingspakketten om de tafel gezeten. Het bleek erg weinig werk om de software aan te passen voor het platform." Opgeschoond In de aanloop van het project zorgen Karman en collega’s er eerst bij iedere sportbond voor, dat hun adresbestanden worden opgeschoond. Die moeten ontdubbeld worden en volgens vaste regels ingericht. De uitwisseling van ledenmutaties en ­ in latere instantie ­ wedstrijduitslagen gaat vervolgens steeds via het communicatieplatform van NOC*NSF, waarbij gebruik wordt gemaakt van een ‘postbus’. "Want niet iedereen is altijd online", aldus Van Dijk. De manier waarop de gebruikers in het systeem kunnen is ook op hun behoeften afgestemd. Van Dijk: "30 procent van de penningmeesters heeft die functie volgend jaar niet meer. Het werken met een gebruikersnaam en wachtwoord zou daardoor tot een puinhoop leiden. Bij veel verenigingen komt dat wachtwoord gewoon boven de bar te hangen of het raakt zoek." Om toch een veilige gegevensuitwisseling te realiseren, hanteert NOC*NSF nu een getrapt systeem van digitale certificaten. De bonden krijgen een certificaat; die verstrekken op hun beurt de verenigingen certificaten. Een vereniging kan de daartoe aangewezen leden weer certificaten geven. Het beheer van de toegangsrechten blijft zo op de juiste plaats: bij het bestuur van de vereniging. Een andere hulp die de verenigingen krijgen aangeboden is een ‘websitegenerator’. Met dat gereedschap kan een vereniging snel een ‘sportspecifieke’ site bouwen, die vervolgens per onderdeel door verschillende actieve leden van een vereniging is te beheren. "En de bonden kunnen daar vervolgens weer snel informatie mee verspreiden, bijvoorbeeld over spelregels", aldus Karman. De eerste bond die met het systeem gaat werken is meteen ook de grootste: de KNVB. "Die heeft ook gratis pakketten beschikbaar gesteld", zegt Van Dijk. "Tweeduizend voetbalverenigingen wilden die meteen hebben. Dat bewijst dat men er behoefte aan heeft." In totaal hebben inmiddels 26 bonden een ‘meer dan serieuze belangstelling’ voor het platform getoond. Daarbij gaat het om zo’n 18 duizend verenigingen die ongeveer 80 procent van de georganiseerde sporters in Nederland vertegenwoordigen. Het systeem is opgezet met een subsidie van 4,5 miljoen euro van het ministerie van VWS. Voor het beheer en het onderhoud zullen de diverse bonden moeten gaan bijdragen. Karman: "Maar we kunnen nu al aantonen dat ze er geld aan gaan overhouden." In de komende fase moet het systeem ook ingericht worden voor het doorgeven van wedstrijduitslagen. "Het moet zo laagdrempelig mogelijk worden uitslagen te melden, via SMS of zelfs via een spraakcomputer. En het zou fantastisch zijn als dat meteen op de website van de bond én van de verenigingen te zien is." Het probleem is nu dat er nog niet echt zicht is op de benodigde vervolgsubsidie van 4 miljoen euro. Het systeem is gebouwd met stukken software van verschillende leveranciers, waaronder de ‘message broker’ van WRQ, en heeft een hoog maatwerkgehalte. "Het is modulair. Elk onderdeel is te vervangen door iets van een andere leverancier. Die aanpak maakt de implementatie zwaarder maar is strategisch gezien beter."